Как внести договор ГПХ в 1С ЗУП

Договор гражданско-правового характера в 1С:ЗУП оформляется отдельно от трудового договора: подрядчик не встаёт в штатное расписание, на него не ведётся табель, а вознаграждение начисляется документом по факту выполнения работ или оказания услуг. При этом программа удерживает НДФЛ, начисляет страховые взносы (кроме взносов на травматизм и, как правило, соцстрахования по нетрудоспособности) и включает исполнителя в регламентированную отчётность.

Неправильное оформление ГПХ в программе приводит к ошибкам в 6-НДФЛ, расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях. Ниже разобран полный цикл: от включения нужных настроек и создания физического лица до начисления вознаграждения, выплаты и проверки отчётов.

Подготовка: настройки программы и проверка учётной политики

Перед внесением первого договора убедитесь, что в настройках учётной политики организации включён учёт договоров ГПХ. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика» и проверьте, что программа ведёт учёт по договорам гражданско-правового характера. В типовых релизах ЗУП 3.1 эта возможность доступна по умолчанию, но в доработанных конфигурациях её могли отключить.

Также проверьте настройки страховых взносов: «Настройка» → «Организации» → закладка «Учётная политика и другие настройки». От выбранного тарифа зависит, какие взносы программа начислит на вознаграждение по ГПХ. По договорам подряда и оказания услуг начисляются взносы на ОПС и ОМС, а взносы на случай временной нетрудоспособности и от несчастных случаев — только если это прямо предусмотрено договором.

Создание физического лица и подрядчика

Если исполнитель раньше не работал в организации, создайте новое физическое лицо: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → кнопка «Создать», либо справочник «Физические лица». Заполните ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН — эти данные обязательны для отчётности по НДФЛ и взносам. Без корректного СНИЛС подрядчик не попадёт в персонифицированные сведения.

Если человек уже есть в базе (например, бывший сотрудник), не создавайте дубликат физического лица. Найдите существующую карточку через поиск по ФИО и СНИЛС и оформляйте договор на неё. Дубли физлиц — частая причина раздвоения доходов в 6-НДФЛ и ошибок при формировании справок о доходах.

Внесение договора ГПХ документом

Основной документ — «Договор (работы, услуги)». Он находится в разделе «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» или «Кадры» → «Договоры подряда» в зависимости от релиза. Нажмите «Создать» и заполните ключевые поля.

Укажите организацию, физическое лицо, дату договора и период действия — даты начала и окончания работ. Период важен: от него зависит, в каких месяцах программа ожидает начисления и как распределит доход по отчётным периодам. Выберите вид договора и способ отражения в учёте (счёт затрат), если он отличается от настроек по умолчанию.

В документе также задаётся сумма договора и порядок оплаты: единовременно по акту или поэтапно. Сохраните и проведите документ. Подрядчик появится в списке договорников, но в штатное расписание и кадровые приказы не попадёт — это нормально.

1. 1
   Проверьте настройки учётной политики по взносам и договорам ГПХ
2. 2
   Создайте или найдите карточку физического лица с СНИЛС и ИНН
3. 3
   Откройте «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» → «Создать» → «Договор (работы, услуги)»
4. 4
   Заполните организацию, исполнителя, даты начала и окончания, сумму и счёт затрат
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что подрядчик появился в списке договоров
6. 6
   Внесите начисление документом «Начисление по договорам» после подписания акта

Начисление вознаграждения и удержание НДФЛ

Начисление выполняется после подписания акта выполненных работ документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» из раздела «Зарплата». Создайте документ, укажите месяц начисления, подберите договор и введите сумму по акту. Если договор предусматривает несколько этапов, создавайте отдельное начисление на каждый акт.

Программа автоматически рассчитает НДФЛ по действующей ставке и начислит страховые взносы в месяце начисления. Дата фактического получения дохода по ГПХ — день выплаты, поэтому НДФЛ окончательно зафиксируется при проведении ведомости на выплату. Проверьте закладку с взносами: по договору подряда не должно быть взносов на ВНиМ и травматизм, если договор их не предусматривает.

Если исполнитель — нерезидент, ставка НДФЛ определяется статусом, указанным в карточке физического лица. Убедитесь, что статус налогоплательщика заполнен корректно до расчёта, иначе налог придётся пересчитывать вручную.

Выплата вознаграждения подрядчику

Выплата оформляется ведомостью: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу, на счета — по способу выплаты). При заполнении по кнопке «Заполнить» программа подтянет задолженность по договорам ГПХ вместе с зарплатой сотрудников, либо создайте отдельную ведомость только по договорам, если так удобнее для казначейства.

Проверьте, что в ведомости корректно заполнена колонка НДФЛ: налог должен перечисляться одновременно с выплатой дохода. После проведения ведомости сформируйте платёжные поручения на выплату вознаграждения и на перечисление НДФЛ в составе единого налогового платежа.

Проверка результата и отчётность

После выплаты убедитесь, что данные по подрядчику корректно отражаются в отчётах. Сформируйте расчётный листок по физическому лицу и проверьте суммы начисления, НДФЛ и взносов. Затем откройте 6-НДФЛ: доход по ГПХ должен попасть в приложение к годовому расчёту (справка о доходах) с соответствующим кодом дохода, а в раздел 2 — в период выплаты.

В расчёте по страховым взносам подрядчик отражается в подразделе по застрахованным лицам с базой по ОПС и ОМС. Также проверьте персонифицированные сведения о физических лицах — подрядчики по ГПХ включаются в этот отчёт ежемесячно начиная с месяца заключения договора.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подрядчик в списках

Норма

Есть в документах «Договоры (в т.ч. авторские)», отсутствует в штатном расписании

Тревожный признак

Появился в кадровых приказах или штатном расписании — оформлен как сотрудник

Начисление взносов

Норма

Начислены только ОПС и ОМС (плюс травматизм, если предусмотрен договором)

Тревожный признак

Начислены взносы на ВНиМ по договору подряда без соответствующего условия

6-НДФЛ

Норма

Доход и НДФЛ в разделе 2 отражены в периоде выплаты

Тревожный признак

Доход попал в период подписания акта при выплате позже

Перссведения

Норма

Подрядчик включён в отчёт с месяца начала договора

Тревожный признак

Физлицо отсутствует или задвоено из-за дубля карточки

Особые сценарии и ограничения

Договор с самозанятым или ИП

Если исполнитель — самозанятый или индивидуальный предприниматель, в ЗУП такой договор обычно не вносят: НДФЛ и взносы организация не платит, а расчёты ведутся в бухгалтерской программе через договор с контрагентом. Обязательно получите чек из «Мой налог» или подтверждение статуса ИП, иначе при проверке выплату переквалифицируют и доначислят налоги.

Договор с действующим сотрудником

Программа позволяет оформить ГПХ на действующего сотрудника — используйте существующую карточку физлица. Учтите, что выплаты сотруднику в рамках трудовых отношений не могут подменяться договорами ГПХ: это прямой риск переквалификации.

Авторские договоры

Для авторских договоров используется тот же раздел, но вид договора «Авторский (отчисления за использование произведений)». По ним действуют особые нормы вычетов по НДФЛ и порядок обложения взносами — проверьте настройки вида начисления перед расчётом.

Сравнение вариантов оформления

Договор ГПХ в ЗУП

Подходит для физлица без статуса ИП/самозанятого: программа считает НДФЛ и взносы, включает в отчётность

Договор с ИП или самозанятым

Оформляется в бухгалтерской программе как расчёты с контрагентом; в ЗУП не вносится, налоги платит исполнитель

Приём на работу

Обязателен, если отношения фактически трудовые: график, подчинение, регулярные выплаты

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заводить подрядчика в справочник «Сотрудники»?

Нет. Для договоров ГПХ достаточно карточки физического лица. Подрядчик не становится сотрудником, не занимает позицию штатного расписания и не попадает в табель. Документ «Договор (работы, услуги)» сам связывает физлицо с организацией на период действия договора.

Почему по договору ГПХ не начисляются взносы на травматизм?

Это нормально: взносы на страхование от несчастных случаев начисляются по договорам ГПХ только если такая обязанность прямо прописана в тексте договора. Если условие есть, проверьте настройки вида договора и учётной политики — программа должна начислить взносы автоматически.

В каком месяце отражать доход, если акт подписан в одном месяце, а оплата прошла в другом?

Доход по ГПХ для целей НДФЛ признаётся на дату выплаты. Начисление делайте в месяце подписания акта, а в 6-НДФЛ сумма попадёт в период фактической выплаты. Переносить дату начисления искусственно не нужно.

Как исправить ошибку, если договор ГПХ оформили как приём на работу?

Отмените проведение кадрового документа и связанных начислений, затем оформите договор корректно документом «Договор (работы, услуги)». Если зарплата и взносы уже рассчитаны и отчётность сдана, потребуется сторнирование начислений и подача уточнённых расчётов — в этом случае действуйте с бухгалтером.

Можно ли выплачивать вознаграждение по ГПХ частями?

Да. Создавайте отдельное начисление по договору на каждый подписанный акт или аванс и выплачивайте отдельными ведомостями. НДФЛ удерживается при каждой выплате, а общая сумма по договору контролируется в карточке документа.

Что делать, если подрядчик в середине договора стал ИП?

Зафиксируйте дату получения статуса. Выплаты до этой даты облагаются НДФЛ и взносами как обычно, после — оформляются как расчёты с предпринимателем без удержаний. В ЗУП договор корректно завершите, а дальнейшие расчёты переведите в бухгалтерскую программу.