Как в 1С скопировать список сотрудников

Задача скопировать список сотрудников в 1С возникает регулярно: нужно выгрузить штат в Excel для отчёта, перенести сотрудников в другой документ, продублировать табличную часть приказа или перенести справочник между базами. Универсальной кнопки «скопировать список» в типовых конфигурациях нет, но в зависимости от цели есть несколько рабочих способов — от простого выделения мышью до обработки группового изменения реквизитов.

Выбор способа зависит от того, куда нужно скопировать данные: во внешнюю программу (Excel, Word), в другой документ той же базы или в другую информационную базу. Также важно, какая у вас конфигурация — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия предприятия или управляемое приложение на базе БСП, потому что расположение команд слегка отличается.

Ниже разобраны основные сценарии с пошаговыми действиями, ограничениями и проверкой результата. Все способы выполняются штатными средствами, без доработок конфигурации.

Как выгрузить список сотрудников в Excel через «Вывести список»

Самый универсальный способ, работающий практически во всех конфигурациях на управляемых формах (ЗУП 3.1, БП 3.0, УТ, КА, ERP). Он позволяет выгрузить список справочника с нужными колонками в табличный документ, который затем сохраняется в Excel.

Откройте справочник сотрудников: в 1С:ЗУП это раздел «Кадры» → «Сотрудники», в 1С:Бухгалтерии — «Справочники» → «Сотрудники». В форме списка нажмите кнопку «Ещё» и выберите пункт «Вывести список». В открывшемся окне отметьте флажками колонки, которые нужны в выгрузке (ФИО, табельный номер, подразделение, должность, ИНН и т.д.), и нажмите «ОК».

Программа сформирует табличный документ. Сохраните его через «Файл» → «Сохранить как», выбрав формат «Лист Excel (*.xlsx)» или «Таблица Excel 97-2003». Полученный файл можно открыть, отредактировать и передать коллегам.

1. 1
   Откройте справочник «Сотрудники» в нужном разделе
2. 2
   Нажмите «Ещё» → «Вывести список»
3. 3
   Отметьте нужные колонки флажками и нажмите «ОК»
4. 4
   Сохраните табличный документ: «Файл» → «Сохранить как» → формат Excel
5. 5
   Откройте файл и проверьте, что выгрузились все строки и колонки

Обратите внимание: выгружается список с учётом текущего отбора и сортировки. Если в форме списка установлен отбор по подразделению или скрыты уволенные сотрудники, в файл попадут только видимые строки. Перед выгрузкой сбросьте отборы или, наоборот, настройте их осознанно.

Как скопировать строки прямо из формы списка

Если нужен не файл, а быстрый перенос нескольких строк в письмо, Word или Excel, можно скопировать данные напрямую через буфер обмена. В форме списка выделите нужные строки: одну — кликом мыши, несколько подряд — с зажатой клавишей Shift, произвольные — с зажатой Ctrl.

После выделения нажмите Ctrl+C. В буфер обмена попадут значения всех видимых колонок, разделённые табуляцией. Вставьте их в Excel (Ctrl+V) — данные разложатся по ячейкам. В Word или письмо вставится текст с разделителями, который при необходимости преобразуется в таблицу.

Ограничение способа: копируются только те колонки, которые отображаются в форме списка. Если нужны реквизиты, которых нет в таблице (например, СНИЛС или дата приёма), сначала добавьте их через «Ещё» → «Изменить форму» или используйте способ «Вывести список» из предыдущего раздела.

Как скопировать сотрудников в табличную часть документа

Частая задача в 1С:ЗУП — заполнить документ (приказ, начисление, премия) тем же списком сотрудников, что уже есть в другом документе, или быстро добавить группу людей. Здесь работают два приёма.

Первый — копирование табличной части. Откройте документ-источник, выделите строки табличной части (Shift или Ctrl), нажмите Ctrl+C. Перейдите в табличную часть нового документа и нажмите Ctrl+V. Строки вставятся с теми же сотрудниками и значениями числовых реквизитов, если такие колонки есть в целевом документе.

Второй — подбор сотрудников. В большинстве кадровых документов ЗУП есть кнопка «Подбор» или «Заполнить». Через подбор открывается форма списка сотрудников с множественным выбором: отметьте нужных людей флажками или выделите строки и нажмите «Перенести» — все они добавятся в документ одним действием. Кнопка «Заполнить» → «Сотрудниками подразделения» заполнит табличную часть всеми работающими сотрудниками выбранного подразделения.

Способы заполнить документ сотрудниками

Копирование Ctrl+C / Ctrl+V

Подходит, когда состав уже есть в другом документе. Ограничение: колонки документов должны совпадать по смыслу, иначе часть данных потеряется.

Подбор

Подходит для ручного выбора произвольной группы. Работает не во всех видах документов.

Заполнить по подразделению

Подходит для списков «все сотрудники отдела». Ограничение: подтягивает только работающих на дату документа.

Как скопировать справочник сотрудников между базами

Перенос списка сотрудников из одной информационной базы в другую — более сложная задача, потому что сотрудник в 1С связан с физическим лицом, подразделением, должностью и кадровыми документами. Простое копирование строк здесь не сработает.

Для однотипных конфигураций (например, из ЗУП в ЗУП) используйте штатный механизм синхронизации данных («Администрирование» → «Синхронизация данных») или типовую обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» — она переносит объекты со всеми ссылками. Для разных конфигураций (из ЗУП в Бухгалтерию) в типовых решениях предусмотрен встроенный обмен: в БП 3.0 это «Администрирование» → «Синхронизация данных» → настройка обмена с ЗУП.

Если нужен только «плоский» список (ФИО, ИНН, дата рождения) без истории, можно выгрузить данные в Excel из базы-источника и загрузить в базу-приёмник через обработку «Загрузка данных из табличного документа» (входит в состав БСП и доступна во многих типовых конфигурациях через «Администрирование» → «Загрузка данных из файла»).

Как скопировать список через отчёты и групповую обработку

Если «Вывести список» недоступен (команда скрыта настройками прав) или нужен специфический состав колонок, используйте отчёты. В 1С:ЗУП откройте «Отчёты» → «Штатные сотрудники» или универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» в 1С:Бухгалтерии («Отчёты» → «Универсальный отчёт»). Настройте нужные поля, сформируйте отчёт и сохраните его в Excel тем же способом — через «Файл» → «Сохранить как».

Для массовых операций внутри базы (например, скопировать значение реквизита всем сотрудникам из списка) предназначена обработка «Групповое изменение реквизитов»: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных». Она не копирует сам список, но позволяет выбрать сотрудников по условию отбора и изменить им реквизиты пакетно — это закрывает значительную часть задач, ради которых список копируют.

Как проверить, что список скопировался полностью

Главный контрольный приём — сверка количества строк. В форме списка 1С количество выделенных строк отображается в строке состояния при выделении, а в Excel число строк видно по нумерации. Сравните эти значения до и после копирования.

Для выгрузки в Excel дополнительно проверьте первую и последнюю строки: они должны совпадать с началом и концом списка в 1С при той же сортировке. Если список большой, отсортируйте обе таблицы по ФИО и сравните количество уникальных значений.

При переносе между базами сверяйте не только количество, но и контрольные реквизиты: выборочно откройте 3–5 карточек в базе-приёмнике и убедитесь, что подразделение, должность и дата приёма совпадают с источником.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в выгрузке и в списке 1С

Норма

Числа совпадают

Тревожный признак

В файле меньше строк — вероятно, действовал отбор

Первая и последняя строки

Норма

Совпадают с границами списка в 1С при той же сортировке

Тревожный признак

Список обрезан или перемешан

Карточки в базе-приёмнике после переноса

Норма

Реквизиты совпадают с источником, дублей нет

Тревожный признак

Дубли физлиц, пустые подразделения

Ограничения и когда нужен администратор

Часть описанных команд зависит от прав пользователя. Если пункта «Вывести список» нет в меню «Ещё», а обработка «Групповое изменение реквизитов» не открывается, значит, права ограничены ролью — обратитесь к администратору 1С. Право на вывод списка также может быть отключено настройками интерфейса конкретной формы.

Для нетиповых задач — например, регулярной автоматической выгрузки списка сотрудников по расписанию или копирования с фильтрацией по сложным условиям — штатных средств недостаточно. Такие сценарии решаются внешними обработками или доработкой, и это уже зона ответственности программиста 1С.

Частые вопросы

Почему в меню «Ещё» нет пункта «Вывести список»?

Команда может быть скрыта настройками формы или недоступна из-за ограничения прав. Проверьте «Ещё» → «Изменить форму» — иногда команда просто не выведена. Если у пользователя нет права «Вывод» для объекта, пункт не появится — потребуется администратор для корректировки роли.

Как скопировать список только работающих сотрудников, без уволенных?

В форме списка сотрудников в ЗУП установите отбор: «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условие по признаку увольнения, либо используйте стандартный переключатель показа уволенных. После этого выполните «Вывести список» — в выгрузку попадут только строки, прошедшие отбор.

Можно ли скопировать сотрудников вместе с фотографиями и документами?

Через буфер обмена и выгрузку в Excel — нет: переносятся только текстовые значения колонок. Присоединённые файлы и изображения переносятся только механизмами обмена данными между базами, где такой перенос предусмотрен настройкой.

Список копируется в Excel одним столбцом, а не таблицей. Что делать?

Так бывает при вставке через Ctrl+V в некоторые редакторы. В Excel используйте «Вставить» с последующей кнопкой «Текст по столбцам» (разделитель — знак табуляции). Надёжнее использовать «Вывести список» и сохранение в формат XLSX — там структура колонок сохраняется сразу.

Как скопировать список сотрудников из 1С:Бухгалтерии в 1С:ЗУП?

Прямого копирования нет. Настройте типовую синхронизацию данных между конфигурациями («Администрирование» → «Синхронизация данных»), либо выгрузите список в Excel из БП и загрузите в ЗУП через обработку загрузки из табличного документа с предварительной сверкой физических лиц.

Есть ли ограничение на количество копируемых строк?

Жёсткого лимита в типовых конфигурациях нет, но при копировании очень больших списков (десятки тысяч строк) через буфер обмена возможны задержки и нехватка памяти клиентского приложения. Для таких объёмов используйте выгрузку в файл через «Вывести список» или отчёт.