Как провести сокращение работников в 1С

Сокращение численности или штата — одна из самых формализованных кадровых процедур: ошибка в документе или дате ведёт к восстановлению работника на работе и штрафам. В 1С:Зарплата и управление персоналом (далее — 1С:ЗУП) процедура отражается связкой документов: изменение штатного расписания, уведомление работников, приказ об увольнении с начислением выходного пособия и сохраняемого среднего заработка.

Программа автоматизирует именно учётную часть: расчёт компенсаций, печать приказов и справок, учёт остатков отпусков. Юридическая сторона — обоснование сокращения, соблюдение преимущественного права, предложение вакансий — остаётся зоной ответственности кадровика и юриста. Прежде чем заводить документы в базе, убедитесь, что решение о сокращении оформлено приказом руководителя и соблюдены сроки уведомления.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки штатного расписания до проверки начислений и отчётности. Инструкция ориентирована на типовую 1С:ЗУП редакции 3.1; в 1С:УПП, КА и ERP кадровые механизмы аналогичны, так как используют ту же подсистему.

Подготовка: что проверить до оформления документов

До работы в программе убедитесь, что соблюдены базовые условия процедуры. Работник должен быть уведомлен персонально под подпись не менее чем за два месяца до увольнения; служба занятости уведомляется за тот же срок, а при массовом сокращении — за три месяца. В 1С эти уведомления печатаются из карточки сотрудника или формируются внешними печатными формами, но сама дата уведомления фиксируется вне программы — в журнале и на подписанных экземплярах.

Проверьте, что в информационной базе актуальное штатное расписание: позиция, которую планируется сократить, существует и по ней есть занятые ставки. Если учёт штатного расписания не ведётся (настройка в разделе «Настройка — Реквизиты и дополнительные сведения — Штатное расписание»), этап исключения позиции пропускается, но для корректной отчётности вести штатку рекомендуется.

Отдельно проверьте категории работников, которых нельзя сокращать: беременные, работники в отпуске или на больничном, одинокие родители с детьми до установленного возраста и другие защищённые категории. Программа такую проверку не выполняет — это ручной контроль кадровой службы. Преимущественное право оставления на работе также оценивается вне 1С.

Исключение позиции из штатного расписания

Если ведётся история изменений штатного расписания, исключение позиции оформляется документом «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры — Изменения штатного расписания» или «Кадры — Штатное расписание», кнопка создания изменения). В документе выберите позицию и установите дату, с которой она исключается — это дата вступления в силу нового штатного расписания, обычно совпадающая с датой увольнения или следующая за ней.

Важно не путать исключение позиции с увольнением работника: это два независимых события. Штатное расписание меняется приказом руководителя, а трудовой договор расторгается отдельным приказом. В программе документы также не связаны жёстко — каждый проводится самостоятельно.

После проведения изменения откройте отчёт «Штатное расписание» и убедитесь, что позиция закрыта с нужной даты, а в колонке занятых ставок нет зависших единиц. Если работник ещё числится на позиции, программа покажет расхождение — это нормально до даты увольнения, но после неё занятых ставок быть не должно.

Уведомление работника и предложение вакансий

Типовой документ «уведомление о сокращении» в 1С:ЗУП отсутствует как отдельный объект, поэтому используются два подхода. Первый — печать уведомления из карточки сотрудника через подключаемые внешние печатные формы. Второй — фиксация факта уведомления в документе «Увольнение» или в дополнительных сведениях сотрудника, а сам бланк готовится в текстовом редакторе по шаблону организации.

Обязанность работодателя — предлагать работнику все имеющиеся вакансии, соответствующие его квалификации, а также нижестоящие должности. В 1С перечень вакантных позиций удобно получить из отчёта «Штатное расписание» с отбором по свободным ставкам. Само предложение вакансий оформляется письменно и хранится с подписью работника.

Если работник согласен на досрочное расторжение договора до истечения двух месяцев, ему выплачивается дополнительная компенсация — средний заработок за время, оставшееся до истечения срока предупреждения. В программе эта выплата настраивается как отдельное начисление и назначается в документе увольнения.

Оформление увольнения по сокращению

Увольнение оформляется документом «Увольнение» (раздел «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения»). Если сокращается несколько работников, используйте документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные приказы по каждому сотруднику, но экономит время на вводе.

Ключевые поля документа: дата увольнения (последний рабочий день), основание увольнения — пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата). Именно от выбранного основания зависит, какие компенсации программа предложит начислить автоматически. На вкладке начислений проверьте: компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие в размере среднего месячного заработка, сохраняемый средний заработок на период трудоустройства (если выплачивается сразу).

По кнопке печати доступны приказ по форме Т-8 (или Т-8а для списка), записка-расчёт Т-61, справка о заработке для пособий и сведения о трудовой деятельности (СТД-Р при бумажной трудовой книжке). Сформируйте и проверьте весь комплект до подписания.

1. 1
   Создайте документ «Увольнение», выберите сотрудника и дату увольнения
2. 2
   Укажите основание: п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение штата)
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанные компенсацию отпуска и выходное пособие
4. 4
   При досрочном увольнении добавьте компенсацию за оставшийся срок предупреждения
5. 5
   Проведите документ и распечатайте Т-8, Т-61, СТД-Р и справку о заработке
6. 6
   Проверьте, что суммы попали в расчёт зарплаты за месяц увольнения

Расчёт выходного пособия и сохраняемого заработка

Выходное пособие при сокращении равно среднему месячному заработку и рассчитывается программой автоматически на основании данных за 12 предшествующих месяцев. Откройте в документе увольнения расшифровку среднего заработка и сверьте состав включённых начислений: премии, надбавки, исключённые периоды (больничные, отпуска, простои). Ошибки в базе среднего — самая частая причина неверных сумм.

Сохраняемый средний заработок за второй и третий месяцы трудоустройства выплачивается позже, по заявлению работника и при отсутствии нового места работы. В 1С:ЗУП для этого предусмотрено начисление «Сохраняемый средний заработок», которое назначается разовым документом в месяце выплаты. Не начисляйте эти суммы заранее в документе увольнения, если локальными актами не предусмотрена единовременная выплата.

НДФЛ и взносы: выходное пособие и сохраняемый заработок не облагаются в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера). Компенсация за неиспользованный отпуск облагается полностью. Проверьте, что в настройках начислений указаны правильные коды доходов, иначе отчётность 6-НДФЛ и РСВ сформируется с ошибками.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Средний дневной заработок

Норма

Совпадает с расчётом по данным за 12 месяцев, исключённые периоды убраны

Тревожный признак

В базу попали больничные, отпускные или месяцы без начислений

Выходное пособие

Норма

Равно среднему месячному заработку, НДФЛ не удержан в пределах лимита

Тревожный признак

С пособия удержан НДФЛ полностью или сумма отличается от среднего

Компенсация отпуска

Норма

Остаток дней совпадает с отчётом «Остатки отпусков»

Тревожный признак

Дни отпуска не совпадают с кадровыми данными

Отчётность и завершающие действия

После проведения увольнения и окончательного расчёта сформируйте отчётность. Сведения о кадровом событии передаются в СФР (бывший ПФР) формой ЕФС-1 — в 1С документ создаётся из раздела «Отчётность, справки — 1С-Отчётность» либо автоматически при настроенном обмене. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

Проверьте, что уволенный работник попал в раздел 2 расчёта 6-НДФЛ с корректными кодами доходов, а в персонифицированных сведениях о физлицах отражены суммы за месяц увольнения. Если сокращение носит массовый характер, отдельно контролируйте уведомление службы занятости — в программе оно не формируется автоматически.

Завершающий контроль: отчёт «Остатки отпусков» не должен показывать по уволенному ненулевой остаток, в расчётном листке — все причитающиеся суммы, а в штатном расписании — закрытая позиция без занятых ставок. Эти три точки подтверждают, что процедура в базе завершена корректно.

Особые сценарии и ограничения

Досрочное увольнение по согласию работника

Если работник письменно согласен уволиться до истечения двух месяцев, в документе увольнения дополнительно начисляется компенсация за оставшиеся дни предупреждения. В типовой конфигурации это начисление может потребовать создания: скопируйте вид расчета выходного пособия и настройте расчёт пропорционально рабочим дням в оставшемся периоде.

Сокращение совместителей и работников в простое

Внутренние совместители сокращаются по общим правилам отдельным документом увольнения по совместительской должности. Внешним совместителям сохраняемый заработок на период трудоустройства обычно не выплачивается, так как у них есть основное место работы. Если работник находится в простое или отпуске без сохранения, эти периоды исключаются из расчёта среднего автоматически, но проверьте расшифровку вручную.

Перед массовым сокращением сделайте копию информационной базы и проведите один пробный цикл на тестовом сотруднике: от изменения штатки до ЕФС-1. Так вы заранее увидите незаполненные настройки начислений и печатных форм, а не обнаружите их в день увольнения.

Частые вопросы

Можно ли в 1С:ЗУП оформить уведомление о сокращении штатной формой?

Отдельного документа «уведомление о сокращении» в типовой конфигурации нет. Формируйте уведомление по шаблону организации во внешнем редакторе или подключите внешнюю печатную форму к карточке сотрудника. Факт вручения фиксируйте подписью работника на экземпляре уведомления.

Что делать, если выходное пособие рассчиталось неверно?

Откройте в документе увольнения расшифровку среднего заработка и проверьте, какие начисления и периоды вошли в базу. Чаще всего причина — незаполненные или лишние виды расчёта в составе среднего либо непроведённые документы отсутствий. Исправьте настройки, пересчитайте документ и сверьте результат с ручным расчётом.

Как выплатить сохраняемый заработок за второй месяц после увольнения?

Получите от бывшего работника заявление и подтверждение отсутствия работы (трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности). Затем создайте разовое начисление «Сохраняемый средний заработок» в месяце выплаты и выплатите сумму ведомостью. Не включайте эту выплату в документ увольнения задним числом.

Облагается ли выходное пособие НДФЛ и взносами?

Выходное пособие и сохраняемый средний заработок не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (для работников районов Крайнего Севера — шестикратного). Суммы сверх лимита облагаются в общем порядке. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается полностью.

Можно ли отменить ошибочно проведённое увольнение?

Да, пока не выданы документы и не передана отчётность: отмените проведение документа «Увольнение» и связанных начислений. Если ЕФС-1 уже отправлена, потребуется подача корректирующей (отменяющей) формы. При уже выплаченных суммах дополнительно оформите сторнирование начислений.

Чем сокращение отличается от увольнения по соглашению сторон в 1С?

По соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) работодатель не обязан платить сохраняемый заработок на период трудоустройства, а компенсации определяются только соглашением. В документе увольнения выбирается другое основание, и программа не предложит автоматически начислить выходное пособие — его добавляют вручную, если оно предусмотрено соглашением.