Другое · 12 мин
Как в 1С сформировать штатное расписание по должностям
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП включить учёт по штатному расписанию, создать позиции, утвердить документ и сформировать печатную форму Т-3.
Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это не просто печатная форма, а полноценный учётный механизм: позиции штатки связываются с приёмами на работу, переводами и начислениями. Если вести штатное расписание в программе, кадровые документы заполняются автоматически, а расхождения между штаткой и фактически занятыми ставками видны в отчётах.
Ниже разобран полный цикл работы: включение функциональности, создание позиций по должностям, утверждение расписания, его изменение и вывод унифицированной формы Т-3 на печать. Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:ЗУП 3.1 — в ней механизм штатного расписания реализован наиболее полно. В 1С:Бухгалтерии возможности ограничены, об этом тоже сказано отдельно.
Включение ведения штатного расписания в настройках
По умолчанию в части баз механизм штатного расписания отключён, и кадровые документы заполняются вручную без контроля по штатке. Чтобы программа начала вести учёт по позициям, откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка кадрового учёта» (в некоторых релизах путь проходит через «Настройка» → «Кадровый учёт»).
Установите флажок «Ведётся штатное расписание». Рядом доступны дополнительные опции: «Ведётся история изменений штатного расписания» и «Автоматически проверять кадровые документы на соответствие штатному расписанию». Историю рекомендуется включать сразу — без неё каждое изменение позиции перезаписывает данные, и восстановить, какая ставка действовала на прошлую дату, будет невозможно.
Если в организации применяются надбавки и доплаты, зависящие от позиции (например, доплата за категорию или вредные условия), дополнительно включите настройку использования «вилки» окладов и надбавок, если она требуется. Эти параметры влияют на то, какие поля будут доступны в карточке позиции.
Подготовка справочников: подразделения и должности
Позиция штатного расписания строится из двух обязательных элементов: подразделения и должности. Если справочники заполнены небрежно — с дублями, устаревшими названиями или без структуры, — штатка унаследует все эти проблемы, и печатная форма Т-3 будет выглядеть некорректно.
Проверьте справочник «Подразделения» (раздел «Настройка» → «Подразделения»): убедитесь, что структура соответствует реальной иерархии организации, нет задвоенных элементов и каждое подразделение имеет корректное наименование и, при необходимости, сокращённое название для печатных форм.
Затем откройте справочник «Должности» (раздел «Настройка» → «Должности»). Для каждой должности можно указать категорию, условия труда по итогам спецоценки, класс условий труда — эти данные подтягиваются в позиции штатки и в отчёты. Если одна и та же должность заведена несколько раз с разным написанием («Менеджер», «менеджер», «Менеджер по продажам»), объедините дубли до формирования штатного расписания.
Создание позиций штатного расписания по должностям
После включения механизма в разделе «Кадры» появляется пункт «Штатное расписание» — это список позиций. Новую позицию можно создать кнопкой «Создать» либо автоматически при вводе документа «Утверждение штатного расписания».
В карточке позиции укажите:
- Организацию — если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам;
- Подразделение — структурную единицу, в которую включена ставка;
- Должность — из заранее проверенного справочника;
- Количество ставок — допускаются дробные значения (0,5; 0,25 и т.д.);
- Оклад или тариф — фиксированное значение либо «вилка» (минимум и максимум), если вилка включена в настройках;
- Надбавки — на закладке «Оплата труда» добавляются регулярные начисления, привязанные к позиции;
- Дату утверждения — с какого числа позиция действует.
На закладке «Дополнительно» можно задать график работы, характер работы и условия труда. Эти сведения автоматически подставятся в приказ о приёме, когда сотрудник будет принят на данную позицию, — это и есть главная выгода от ведения штатки в программе.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать»
- 2Выберите организацию, подразделение и должность
- 3Укажите количество ставок и дату утверждения позиции
- 4На закладке «Оплата труда» задайте оклад и надбавки
- 5Заполните график работы и условия труда на закладке «Дополнительно»
- 6Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в списке
Утверждение штатного расписания документом
Формально штатное расписание утверждается приказом руководителя. В 1С:ЗУП этому соответствует документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Утверждения штатного расписания»). Документ фиксирует состав позиций на конкретную дату и позволяет вывести печатную форму с реквизитами приказа.
Создайте документ, укажите организацию, дату утверждения, месяц, с которого расписание вступает в силу, и номер приказа. Табличную часть заполните кнопкой «Подбор» или «Заполнить» — программа подберёт действующие позиции. Если позиции создаются «с нуля» прямо в документе, используйте «Добавить» и заводите позицию в строке таблицы.
После проведения документа позиции получают статус утверждённых, и с указанной даты они доступны для выбора в приёмах на работу и кадровых переводах. Если позиция создана, но не утверждена, кадровый документ на неё либо не проведётся, либо выдаст предупреждение — в зависимости от настройки контроля.
Печать формы Т-3 и отчёты по штатному расписанию
Унифицированная форма Т-3 выводится двумя способами. Первый — из документа «Утверждение штатного расписания»: кнопка «Печать» → «Штатное расписание (Т-3)». Форма заполняется автоматически: наименование организации, номер и дата документа, период действия, таблица с подразделениями, должностями, количеством ставок, окладами и надбавками, итоговое количество ставок и месячный фонд заработной платы.
Второй способ — отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» или «Отчёты, справки» → «Штатное расписание»). Отчёт удобен, когда нужно показать штатку на произвольную дату с учётом истории изменений, а не только на дату конкретного приказа. В настройках отчёта можно сгруппировать строки по подразделениям и вывести только действующие или только вакантные позиции.
Для контроля занятости используйте отчёт «Остатки штатных единиц» или «Занятые и вакантные ставки»: он показывает по каждой позиции количество утверждённых ставок, занятых ставок и вакансий. Это основной инструмент сверки штатки с фактическим составом сотрудников.
Как проверить результат
Совпадает с суммой ставок по всем позициям в списке штатного расписания
В форме меньше или больше ставок — есть неутверждённые или закрытые позиции
Суммы соответствуют карточкам позиций на дату утверждения
Пустые или нулевые значения — не заполнена закладка «Оплата труда»
Количество занятых ставок не превышает утверждённых
Занято больше, чем утверждено — сотрудник принят вне штатки или позиция закрыта ошибочно
Изменение и закрытие позиций
Штатное расписание — «живой» документ: оклады индексируются, ставки сокращаются, подразделения реорганизуются. Для этого в 1С:ЗУП предусмотрен документ «Изменение штатного расписания». Он работает аналогично утверждению, но изменяет существующие позиции с указанной даты, сохраняя историю.
В документе изменения можно скорректировать оклад, добавить или отменить надбавку, изменить количество ставок, перевести позицию в другое подразделение или закрыть её. Закрытие позиции требует осторожности: если на ней числятся сотрудники, программа выдаст предупреждение, а отчёты покажут отрицательный остаток ставок. Сначала оформите переводы или увольнения, и только потом закрывайте позицию.
Индексацию окладов по всему расписанию удобнее выполнять документом «Изменение штатного расписания» с заполнением по списку позиций и указанием коэффициента — так все изменения фиксируются одним приказом и одной датой. Не редактируйте оклады напрямую в карточках позиций «задним числом»: это ломает историю и приводит к расхождениям в расчётах среднего заработка и отчётах за прошлые периоды.
Ограничения в 1С:Бухгалтерии и альтернативы
В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного механизма штатного расписания с историей и контролем ставок нет. Там доступен справочник «Штатное расписание» с базовыми сведениями о позициях (подразделение, должность, оклад, количество ставок) и печать формы Т-3, но без документов утверждения и изменения, без учёта вакансий и без связи с расчётом зарплаты на уровне позиций.
Если организация ведёт зарплату в 1С:Бухгалтерии, а требуется полноценный кадровый учёт по штатке, вариантов два: перейти на 1С:ЗУП с настройкой синхронизации данных с бухгалтерской базой, либо вести штатное расписание в ЗУП, а в Бухгалтерию передавать только сводные данные для расчётов. Для небольших компаний с редко меняющейся штаткой ограниченного справочника в Бухгалтерии обычно достаточно.
Сравнение вариантов
Полный механизм: утверждение, изменения, история, вакансии, контроль приёмов, Т-3. Подходит, если кадровый учёт ведётся регулярно
Упрощённый справочник позиций и печать Т-3 без истории и контроля ставок. Подходит для малой организации со стабильной штаткой
Запасной вариант для разовой формы, но данные не связаны с учётом и быстро расходятся с реальностью
Что важно запомнить
Включите ведение штатного расписания и его историю в настройках кадрового учёта, приведите в порядок справочники подразделений и должностей, создавайте позиции с оплатой труда и графиком, утверждайте и изменяйте расписание только документами, а результат проверяйте формой Т-3 и отчётом по занятым и вакантным ставкам.
Частые вопросы
Можно ли сформировать штатное расписание на прошлую дату?
Да, если при настройке была включена история изменений штатного расписания. Отчёт «Штатное расписание» строится на любую дату с учётом всех документов утверждения и изменения. Если история не велась, программа покажет только текущее состояние позиций.
Как указать дробную ставку, например 0,5?
В карточке позиции поле «Количество ставок» допускает дробные значения — введите 0,5 или 0,25. При приёме сотрудника на эту позицию программа автоматически подставит долю ставки, и оплата будет рассчитываться пропорционально.
Почему в форме Т-3 не выводится надбавка?
Проверьте, что надбавка добавлена на закладке «Оплата труда» в карточке позиции, а не вручную в кадровом документе сотрудника. В Т-3 попадают только начисления, закреплённые за позицией штатного расписания. Также убедитесь, что в настройках печатной формы не отключён вывод колонки «Надбавки».
Что делать, если сотрудник принят без указания позиции?
Откройте документ приёма на работу и укажите позицию штатного расписания, затем перепроведите документ. Если документов много, найдите их отчётом по остаткам штатных единиц: позиции, где занятых ставок меньше фактических сотрудников, укажут на проблемные приёмы.
Нужно ли заново утверждать всё расписание при изменении одной позиции?
Нет. Для точечных корректировок используйте документ «Изменение штатного расписания» — он фиксирует только изменённые позиции с указанной даты. Полное переутверждение имеет смысл при массовой реорганизации или смене структуры подразделений.
Как вывести список только вакантных должностей?
Используйте отчёт «Остатки штатных единиц» (или «Занятые и вакантные ставки») из раздела кадровых отчётов. В настройках отбора укажите условие, что количество вакантных ставок больше нуля, — получите перечень свободных позиций с разбивкой по подразделениям.