Другое · 8 мин
Как создать график работы в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по созданию графика работы сотрудников в 1С:ЗУП 3.1: настройка шаблона, заполнение, сменные графики, проверка нормы часов и типичные ошибки.
График работы в 1С:ЗУП — это основа расчёта зарплаты: по нему программа определяет норму рабочего времени, вычисляет отклонения, оплачивает ночные, вечерние и праздничные часы. Если график настроен неверно, ошибки пойдут в табель, расчётный листок и отчётность, поэтому настраивать его нужно до начала учётного периода.
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» графики создаются в справочнике «Графики работы сотрудников». Один график можно назначить любому числу сотрудников — как при приёме на работу, так и кадровым переводом. Для большинства организаций достаточно нескольких типовых графиков: пятидневка, шестидневка, сменные графики «два через два» или «сутки через трое».
Ниже разобраны все этапы: от создания шаблона до проверки нормы часов и устранения типичных ошибок. Инструкция актуальна для 1С:ЗУП 3.1, но логика подходит и для других конфигураций на базе БСП.
Где находится справочник графиков и что нужно подготовить
Справочник «Графики работы сотрудников» расположен в разделе «Настройка» (в некоторых релизах — «Главное — Графики работы сотрудников»). Если пункта нет в меню, проверьте права пользователя: настройка графиков доступна роли кадровика или администратора.
Перед созданием графика подготовьте исходные данные: режим работы подразделения (начало и окончание смены, перерывы), наличие ночных и вечерних часов, порядок работы в предпраздничные дни. Также убедитесь, что в программе заполнен производственный календарь на нужный год — от него зависит перенос праздников и сокращённые дни.
Создание графика: пятидневка и произвольный режим по дням недели
Создайте новый элемент справочника и задайте понятное наименование, например «Пятидневка 8:00–17:00». В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели» — этот вариант подходит для всех режимов с фиксированными выходными.
Отметьте рабочие дни недели и укажите расписание: время начала и окончания работы, перерывы. Если перерывов несколько, добавьте каждый отдельной строкой. Перерывы не входят в рабочее время и автоматически вычитаются из продолжительности дня.
Проверьте флажки в настройках: «Учитывать праздники» — рабочие дни, совпадающие с праздничными по производственному календарю, будут считаться нерабочими; «Сокращённый день» в предпраздничные даты программа установит автоматически, если это предусмотрено настройкой.
- 1Откройте Настройка — Графики работы сотрудников и нажмите «Создать»
- 2Укажите наименование и способ заполнения «По дням недели»
- 3Отметьте рабочие дни и задайте расписание с перерывами
- 4Установите флажок «Учитывать праздники»
- 5Нажмите «Записать и закрыть», затем проверьте заполнение по ссылке «Изменить свойства графика»
Сменные графики: циклы «два через два» и «сутки через трое»
Для сменного режима способ заполнения — «По циклам произвольной длины». В таблице цикла каждая строка — один день цикла: укажите вид времени (Явка, Выходной) и расписание для рабочих дней. Длина цикла определяется количеством строк: для «два через два» — четыре строки, для «сутки через трое» — четыре строки с одной рабочей.
Обязательно задайте дату отсчёта — день, с которого начинается первый цикл. От этой даты программа раскладывает цикл на весь период. Если у нескольких смен одинаковый шаблон, но разный старт, создайте отдельный график для каждой смены с собственной датой отсчёта — это стандартная практика, дублирование графиков здесь нормально.
Для смен, переходящих через полночь (например, сутки с 8:00 до 8:00 следующего дня), время окончания указывается на следующие сутки. Программа корректно посчитает ночные часы, если в настройках учётной политики включён учёт ночного и вечернего времени.
Для графика «сутки через трое» удобно завести четыре графика по числу смен и назвать их «Сутки/3 — смена 1» и т.д. Тогда перевод сотрудника между сменами оформляется одним кадровым документом без перенастройки шаблонов.
Настройка нормы времени и суммированного учёта
При суммированном учёте рабочего времени норма часов по сменному графику может не совпадать с производственным календарём. В этом случае в настройках графика укажите, что норма считается по другому графику — обычно по пятидневке. Тогда отклонения (переработки и недоработки) будут определяться относительно нормы пятидневного графика.
Проверьте итоговую норму после заполнения: откройте график и посмотрите таблицу по месяцам. Сверьте годовую норму с производственным календарём — расхождение без причины указывает на ошибку в шаблоне или незаполненный календарь.
Назначение графика сотрудникам и изменение в середине периода
График назначается документами «Приём на работу», «Кадровый перевод» или массовым документом «Изменение графика работы списком сотрудников». Последний удобен, когда меняется режим целого подразделения.
Если график меняется с середины месяца, программа корректно разделит норму по периодам действия старого и нового графика. Не редактируйте сам шаблон графика задним числом, если по нему уже рассчитаны начисления, — создайте новый график и назначьте его кадровым документом с нужной даты.
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки проверьте график по отчёту «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за тестовый месяц: рабочие и выходные дни должны совпадать с ожидаемым режимом, норма часов — с расчётной. Дополнительно сверьтесь с отчётом «Норма времени» или данными в карточке графика.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём или расчётной нормой
Норма нулевая или сильно расходится без причины
Все рабочие дни заполнены явками, выходные помечены «В»
Пустые дни или явки в выходные
Праздники отмечены нерабочими, предпраздничный день сокращён
Праздники стоят как рабочие дни
Частые проблемы и их причины:
Частые вопросы
Можно ли назначить один график всему подразделению сразу?
Да. Используйте документ «Изменение графика работы списком сотрудников» (раздел «Кадры»): выберите сотрудников списком или отбором по подразделению и укажите новый график и дату начала действия.
Как настроить график с разными сменами внутри недели?
Если чередование повторяется с периодом больше недели, используйте способ «По циклам произвольной длины» и опишите каждый день цикла отдельной строкой со своим расписанием. Если режим укладывается в неделю, достаточно способа «По дням недели» с разным расписанием на разные дни.
Почему в табеле пустые дни, хотя график создан?
Чаще всего график не назначен сотруднику кадровым документом или назначен с более поздней даты. Проверьте историю изменения графика в карточке сотрудника и дату приёма на работу.
Как учесть работу в праздничные дни по сменному графику?
Для сменных графиков снимите флажок «Учитывать праздники», если смены работают независимо от календаря. Оплата работы в праздник в этом случае оформляется документом «Работа в выходные и праздничные дни» или начислением за работу в праздничные дни по графику.
Что делать, если норма часов не совпадает с производственным календарём?
Для пятидневки это признак ошибки: проверьте заполнение календаря и расписание. Для сменных графиков расхождение нормально — задайте расчёт нормы по другому графику (обычно пятидневке), чтобы корректно определять переработки.
Можно ли скопировать готовый график?
Да, в списке графиков доступно копирование элемента. Это удобно для создания графиков отдельных смен: скопируйте шаблон и измените только дату отсчёта цикла и наименование.
Что важно запомнить
График создаётся в «Настройка — Графики работы сотрудников», заполняется по дням недели или циклом, назначается сотрудникам кадровым документом. Перед расчётом зарплаты обязательно проверьте производственный календарь, норму часов и табель за тестовый месяц, а старые графики не правьте задним числом — создавайте новые.