Как принять сотрудника на работу в 1С:ЗУП

Приём сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это не одна кнопка, а связка из нескольких объектов: карточки физического лица, элемента справочника «Сотрудники» и кадрового документа «Приём на работу». Если оформить только часть цепочки, сотрудник не попадёт в начисление зарплаты, отчёты по НДФЛ или штатное расписание, и ошибка обнаружится уже при расчёте.

Правильная последовательность зависит от того, ведётся ли в программе штатное расписание, какой у работника график и нужен ли обмен с 1С:Бухгалтерией. Ниже разобран полный путь: от подготовки данных до проверки результата, с типичными ошибками, которые чаще всего допускают кадровики и расчётчики.

Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1. В других редакциях и сильно доработанных базах названия команд могут отличаться, но общая логика объектов сохраняется.

Подготовка: что проверить до оформления приёма

До создания документа убедитесь, что в базе есть всё, на что он будет ссылаться: организация, подразделение, должность и график работы. Если нужного подразделения или должности нет, создайте их заранее через раздел «Настройка» или «Кадры» — заполнять справочники «на лету» из документа можно, но так легче допустить дубли.

Проверьте, ведётся ли в программе штатное расписание: «Настройка → Реквизиты и настройки → Штатное расписание». От этого зависит поведение документа приёма: при включённом штатном расписании программа контролирует наличие свободной ставки и подтягивает условия из позиции.

Также заранее соберите данные работника: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации и реквизиты для перечисления зарплаты. Часть этих сведений обязательна для отчётности по НДФЛ и взносам, и заполнять её лучше сразу, а не перед сдачей отчёта.

Создание физического лица и карточки сотрудника

Откройте «Кадры → Сотрудники» и нажмите «Создать». В новой базе программа предложит ввести ФИО — по нему автоматически создаётся и элемент справочника «Физические лица». Если физлицо уже существует, выберите его из списка, чтобы привязать нового сотрудника к той же карточке.

В карточке сотрудника заполните основные блоки: личные данные, документ удостоверяющий личность, ИНН и СНИЛС, адреса и контакты. Ссылки «Налог на доходы», «Страхование» и «Выплата зарплаты» открывают дополнительные сведения — статус налогоплательщика, право на вычеты и лицевой счёт для перечисления оплаты.

Обратите внимание: карточка сотрудника сама по себе не означает трудовые отношения. Пока не проведён кадровый документ, сотрудник считается неоформленным, и программа подсвечивает это в списке. Начислить зарплату такому сотруднику не получится.

Оформление документа «Приём на работу»

Перейдите в «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». Укажите организацию, сотрудника, дату приёма и при необходимости номер и дату приказа — они попадут в печатную форму Т-1.

На закладке «Главное» заполните подразделение, должность (или позицию штатного расписания), количество ставок и вид занятости — основное место работы или совместительство. Для внутреннего совместительства создаётся отдельный сотрудник у того же физлица, и это важно не перепутать с внешним совместительством.

На закладке «Оплата труда» проверьте начисления: оклад или тарифную ставку, надбавки, районный коэффициент. Если штатное расписание включено, состав начислений подтянется из позиции — проверьте, что размер соответствует трудовому договору. На закладке «График работы» укажите график, от него зависит расчёт нормы времени и оплаты.

1. 1
   Создайте физическое лицо и карточку сотрудника, заполните ИНН, СНИЛС и документ
2. 2
   Откройте «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу»
3. 3
   Заполните дату приёма, подразделение, должность, вид занятости и ставку
4. 4
   Проверьте начисления на закладке «Оплата труда» и график работы
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1 при необходимости
6. 6
   Проверьте появление сотрудника в штатном расписании и доступность для начисления зарплаты

Особые сценарии приёма

Приём по совместительству

Для внешнего совместителя создаётся обычный сотрудник с видом занятости «Внешнее совместительство». Для внутреннего — новый элемент справочника «Сотрудники» у существующего физлица с видом «Внутреннее совместительство». Смешивать эти варианты нельзя: от вида занятости зависят расчёт среднего заработка и отражение в отчётах.

Приём по срочному договору и на испытательный срок

Если договор срочный, в документе приёма заполните дату окончания и основание срочности — программа напомнит о приближении срока. Испытательный срок указывается в месяцах и используется в кадровых отчётах и напоминаниях, но на расчёт зарплаты напрямую не влияет.

Приём в обособленное подразделение

Если работник принят в обособленное подразделение с отдельной регистрацией в ИФНС, убедитесь, что в подразделении корректно указана регистрация по налоговому органу. От этого зависит, в какую инспекцию уйдут сведения по НДФЛ за этого сотрудника.

Проверка результата после проведения

После проведения документа убедитесь, что приём «виден» во всех ключевых местах. Откройте «Кадры → Штатное расписание» — сотрудник должен занять ставку по своей позиции. Затем создайте черновик документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и проверьте, что сотрудник подбирается в табличную часть и норма времени по его графику рассчитывается.

Проверьте печатные формы: приказ о приёме (Т-1) формируется из документа, а личная карточка Т-2 — из карточки сотрудника. Также убедитесь, что данные для НДФЛ заполнены: статус налогоплательщика по умолчанию — резидент, и если работник нерезидент, это нужно изменить до первого расчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке «Кадры → Сотрудники»

Норма

Нет пометки о неоформленности, дата приёма заполнена

Тревожный признак

Сотрудник подсвечен как не принятый на работу

Штатное расписание

Норма

Ставка занята этим сотрудником

Тревожный признак

Позиция показывает свободную ставку или переполнение

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник доступен для подбора, норма времени считается

Тревожный признак

Сотрудник не находится в документе начисления

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — дубли физических лиц: сотрудника завели заново вместо поиска существующего. Исправляется объединением дублей через штатную обработку поиска и удаления дублей («Администрирование → Обслуживание») с заменой ссылок, но делать это лучше до сдачи отчётности.

Вторая типичная ошибка — неверная дата приёма или приём «задним числом» после того, как месяц уже рассчитан. В этом случае потребуется перерасчёт: программа предложит его автоматически, либо запустите перерасчёт вручную через «Зарплата → Перерасчёты».

Третья группа ошибок — незаполненные данные для отчётности: пропущенный СНИЛС, неверный статус нерезидента, отсутствующая регистрация по налоговому органу у подразделения. Эти ошибки всплывают при формировании 6-НДФЛ и персонифицированных сведений, поэтому проверяйте карточку сразу после приёма.

Частые вопросы

Можно ли принять сотрудника без штатного расписания?

Да. Если в настройках штатное расписание отключено, документ приёма заполняется вручную: подразделение, должность и начисления указываются без привязки к позиции. Контроля свободных ставок в этом режиме нет, поэтому соответствие фактическому штату отслеживается вручную.

Как оформить приём задним числом?

Создайте документ «Приём на работу» с фактической датой приёма и проведите его. Если расчётный месяц уже закрыт, программа зарегистрирует необходимость перерасчёта — выполните его через «Зарплата → Перерасчёты» и пересчитайте взносы и НДФЛ за затронутый период.

Чем отличается сотрудник от физического лица в 1С:ЗУП?

Физическое лицо — это человек с личными данными (ФИО, ИНН, СНИЛС). Сотрудник — это трудовые отношения этого человека с организацией. У одного физлица может быть несколько сотрудников: например, основное место работы и внутреннее совместительство.

Почему сотрудник не попадает в документ начисления зарплаты?

Чаще всего причины три: документ приёма не проведён, дата приёма позже расчётного периода или не указан график работы. Проверьте также, что приём оформлен в ту же организацию, по которой создаётся начисление.

Нужно ли заводить сотрудника заново при повторном приёме?

Нет. Найдите существующее физическое лицо, создайте при необходимости нового сотрудника и оформите обычный документ «Приём на работу». Создание дубликата физлица приведёт к раздвоению данных в отчётах по НДФЛ и взносам.

Как распечатать приказ о приёме Т-1?

Откройте проведённый документ «Приём на работу» и нажмите кнопку «Печать» — в списке будет унифицированная форма Т-1. Номер и дата приказа берутся из реквизитов документа, поэтому заполните их до печати.