Как в 1С сформировать отчет по детям сотрудников

Данные о детях сотрудников в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) хранятся в карточке физического лица в разделе «Семья». Эти сведения нужны не только кадровикам: они используются при расчете стандартных вычетов по НДФЛ, при начислении пособий, при подготовке справок и социальных отчетов. Проблема в том, что типовой отчет «дети сотрудников» в меню отчетов отсутствует, и данные приходится добывать обходными путями.

Существует три рабочих способа получить такую выборку: типовой отчет по личным данным сотрудников, универсальный отчет с настройкой и произвольный отчет на СКД. Выбор зависит от того, какие колонки нужны в результате и есть ли у вас права на настройку отчетов.

Ниже разобраны все три варианта с точным указанием пунктов меню, необходимых настроек и типичных ошибок, из-за которых отчет выходит пустым или неполным.

Где в 1С хранятся сведения о детях сотрудников

Перед формированием отчета убедитесь, что данные вообще внесены в базу. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники»), перейдите по ссылке «Семья» в панели навигации либо откройте карточку физического лица и выберите вкладку «Семья». Там заполняется табличная часть: степень родства (сын, дочь и т.д.), ФИО родственника, дата рождения.

Технически эти сведения хранятся в регистре сведений «Родственники физических лиц» (в некоторых релизах — «Состав семьи»). Именно к этому регистру обращаются отчеты. Если в карточке сотрудника раздел «Семья» пуст, никакой отчет не покажет по нему данные — это самая частая причина «пустого» результата.

Отдельно проверьте, что степень родства указана корректно. Если кадровик вносил данные произвольным текстом или выбрал «Прочие родственники», отбор по значениям «Сын» и «Дочь» такие строки не захватит.

Способ 1: отчет «Личные данные сотрудников»

Самый быстрый вариант без доработок. Откройте раздел «Кадры» → «Отчеты по кадрам» (или «Отчеты, справки» → «Отчеты по персоналу» в зависимости от релиза) и найдите отчет «Личные данные сотрудников». В типовой поставке он выводит паспортные данные, образование и состав семьи.

Нажмите «Настройки» и проверьте, что в структуре отчета присутствует группировка или таблица по составу семьи. Если типовой вариант выводит слишком много лишнего, переключитесь в расширенный режим настроек и оставьте только нужные поля: ФИО сотрудника, подразделение, степень родства, ФИО ребенка, дата рождения.

Чтобы оставить только детей, добавьте отбор: поле «Степень родства» → условие «В списке» → значения «Сын», «Дочь». После этого нажмите «Сформировать». Результат можно сохранить как вариант отчета, чтобы не настраивать заново.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Отчеты по персоналу» → «Личные данные сотрудников»
2. 2
   Нажмите «Настройки» и включите вывод полей состава семьи
3. 3
   Добавьте отбор: «Степень родства» в списке «Сын», «Дочь»
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
5. 5
   Сохраните настройку как вариант отчета кнопкой «Сохранить вариант»

Способ 2: универсальный отчет по регистру сведений

Если отчет по личным данным в вашей конфигурации не выводит состав семьи, используйте «Универсальный отчет» (раздел «Администрирование» или «Отчеты» → «Универсальный отчет», доступен пользователям с правами настройки). В поле типа данных выберите «Регистр сведений», в списке найдите «Родственники физических лиц».

В настройках добавьте поля: «Физическое лицо», «Степень родства», «Наименование» (ФИО родственника), «Дата рождения». Установите отбор по степени родства. Универсальный отчет покажет всех физических лиц, включая уволенных и кандидатов, поэтому дополнительно имеет смысл отфильтровать результат уже после формирования или сверить со списком действующих сотрудников.

Ограничение способа: универсальный отчет не умеет «из коробки» соединять регистр с кадровыми данными (подразделение, должность, статус работы). Если нужны эти колонки, переходите к третьему способу.

Способ 3: произвольный отчет на СКД

Для регулярной потребности (например, ежегодный список детей для подарков, путевок или статистики) удобнее один раз создать собственный отчет. Откройте «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки» либо используйте консоль отчетов СКД, если она внедрена в вашу конфигурацию.

В запросе набора данных соедините регистр сведений «Родственники физических лиц» с регистром кадровых данных (например, «Кадровая история сотрудников» или таблицу «Сотрудники»), чтобы получить подразделение и должность. В отборе задайте условие на степень родства и, при необходимости, условие «Сотрудник работает на дату отчета».

Пример логики запроса: выбрать физическое лицо, степень родства, ФИО и дату рождения из регистра родственников, левым соединением присоединить последнюю кадровую запись сотрудника. Параметр «Период» передается в виртуальную таблицу среза кадровых данных, чтобы отчет показывал состав на конкретную дату.

ВЫБРАТЬ Родственники.ФизическоеЛицо, Родственники.СтепеньРодства, Родственники.Наименование КАК Ребенок, Родственники.ДатаРождения ИЗ РегистрСведений.РодственникиФизическихЛиц КАК Родственники ГДЕ Родственники.СтепеньРодства В (&СтепениРодства)

Готовый вариант сохраните через «Сохранить вариант отчета» и разместите в разделе «Кадры», чтобы он был доступен кадровикам без прав разработчика.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования сверьте отчет с выборочной проверкой: откройте карточки двух-трех сотрудников, у которых точно есть дети, и убедитесь, что они попали в отчет с корректными данными. Обратите внимание на дубликаты: если сотрудник работает по основному месту и по совместительству, некоторые настройки выводят его дважды.

Если отчет пуст, проверьте три вещи: заполнен ли раздел «Семья» в карточках, не стоит ли в отборе лишнее условие (например, по подразделению или дате приема), и совпадает ли значение степени родства в карточках со значением в отборе.

Ограничения и безопасная работа с персональными данными

Сведения о детях — персональные данные, в том числе несовершеннолетних. Формируйте и передавайте такой отчет только для законных целей (вычеты по НДФЛ, социальные выплаты, внутренняя отчетность) и ограничивайте круг лиц, имеющих к нему доступ. Права на отчеты по кадрам назначаются через профили групп доступа в разделе «Администрирование».

Не изменяйте типовую конфигурацию ради одного отчета, если она находится на поддержке: используйте внешние отчеты или механизм вариантов. Перед любыми доработками сделайте резервную копию информационной базы.

FAQ