Как найти архив сотрудников в 1С

Архив сотрудников в 1С — это не отдельная папка или скрытый файл, а данные о сотрудниках, с которыми прекращены трудовые отношения. В конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия уволенные сотрудники остаются в справочнике «Сотрудники» и в регистрах кадрового учёта, но по умолчанию скрываются из рабочих списков, чтобы не мешать текущей работе. Найти их можно штатными средствами: через настройку отбора списка, отчёты или поиск по базе.

Типичная ситуация: кадровик или бухгалтер открывает справочник сотрудников, а бывшего работника там не видно. Это не значит, что запись удалена — чаще всего включён фильтр, скрывающий уволенных, либо пользователь ищет не в том разделе. Ниже разобраны все рабочие способы найти архив сотрудников, проверить сохранность данных и выгрузить нужные сведения.

Где в 1С хранятся данные об уволенных сотрудниках

При проведении документа «Увольнение» программа не стирает карточку сотрудника. Запись остаётся в справочнике «Сотрудники», а все связанные данные — приёмы на работу, переводы, начисления, отпуска, больничные, НДФЛ и страховые взносы — продолжают храниться в регистрах информационной базы. Это принципиально важно: удаление сотрудника из базы нарушило бы целостность отчётности за прошлые периоды.

В 1С:ЗУП 3.1 архивные сведения распределены по нескольким местам: справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры»), журналы кадровых документов, личные карточки и регистры сведений с историей изменений. В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый блок проще, но логика та же — уволенный сотрудник остаётся в справочнике, просто не отображается в списке по умолчанию.

Дополнительно физическое лицо сотрудника хранится в отдельном справочнике «Физические лица». Если человек уволен из одной организации и принят в другую внутри той же базы, карточка физлица остаётся общей, а сотрудники (как элементы справочника) создаются отдельно для каждого места работы.

Способ 1. Показать уволенных в справочнике «Сотрудники»

Самый быстрый путь — отключить стандартный фильтр списка. В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». Над списком обычно установлен флажок или переключатель, скрывающий сотрудников, с которыми прекращены трудовые отношения. Снимите его — в списке появятся все записи, включая архивные.

Если переключателя на форме нет, используйте универсальный механизм: нажмите кнопку «Ещё» в правом верхнем углу списка и выберите «Настроить список». В открывшемся окне найдите отбор по полю, связанному с увольнением (например, «В архиве» или условие по текущему месту работы), и отключите его, сняв флажок. После нажатия «ОК» список обновится и покажет всех сотрудников за всё время ведения учёта.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь похожий: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», затем «Ещё» → «Настроить список». Обратите внимание, что настройки списка сохраняются для конкретного пользователя — если коллега не видит уволенных, ему нужно повторить настройку под своей учётной записью.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» (в Бухгалтерии).
2. 2
   Снимите флажок, скрывающий уволенных, либо нажмите «Ещё» → «Настроить список».
3. 3
   В окне настройки отключите отбор, скрывающий сотрудников с прекращёнными трудовыми отношениями.
4. 4
   Нажмите «ОК» и проверьте, что в списке появились уволенные сотрудники с датами увольнения.
5. 5
   При необходимости отсортируйте список по колонке с датой увольнения для удобства поиска.

Способ 2. Найти сотрудника через кадровые документы

Если известен примерный период увольнения, удобнее искать через журналы документов. В 1С:ЗУП откройте «Кадры» → «Увольнения» — здесь хранятся все приказы о прекращении трудовых отношений. Из документа увольнения можно одним кликом перейти в карточку сотрудника и посмотреть всю его историю: приём, переводы, отпуска, начисления.

Аналогично работают журналы «Приёмы на работу» и «Кадровые переводы». Если сотрудник работал давно и приказ об увольнении оформлялся в другой программе или на бумаге, а в 1С проведён не был, карточка может числиться действующей — тогда фильтр «скрыть уволенных» её не покажет, но и в архиве искать бессмысленно. Проверяйте наличие самого документа увольнения.

Для массового поиска используйте отбор в журнале документов по полю «Сотрудник» или «Организация» через «Ещё» → «Настроить список». Это быстрее, чем пролистывать длинный справочник, особенно в базах с сотнями уволенных за несколько лет.

Способ 3. Использовать отчёты по кадровому архиву

Отчёты дают более широкую картину, чем списки. В 1С:ЗУП в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» доступны «Штатные сотрудники», «Остатки отпусков», «Справки сотрудников», а также универсальный отчёт «Уволенные сотрудники» в ряде версий. В настройках отчёта укажите период и снимите отбор «только работающие» — программа покажет всех, кто числился в выбранном интервале.

Универсальный инструмент — отчёт «Список сотрудников организаций» или произвольный отчёт по справочнику «Сотрудники» с выводом полей «Дата приёма» и «Дата увольнения». Такой отчёт легко сохранить в Excel и использовать как выгрузку архива для архивного дела или проверки.

В 1С:Бухгалтерии обратите внимание на отчёты раздела «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате»: «Расчётные листки», «Свод начислений» и аналитику по НДФЛ позволяют задать произвольный период и увидеть данные любого бывшего сотрудника, даже если его карточка скрыта в списке.

Способы поиска архивных сотрудников

Настройка списка справочника

Быстро и наглядно, подходит для просмотра всех уволенных. Ограничение: настройка действует только для текущего пользователя.

Журналы кадровых документов

Удобно, когда известен период увольнения; даёт переход к полной истории. Не сработает, если документ увольнения не проведён в базе.

Кадровые отчёты

Подходят для массовой выгрузки и печати архива. Требуют правильной настройки отборов, иначе архивные записи будут отфильтрованы.

Полнотекстовый поиск по базе

Находит сотрудника по фамилии в любых объектах. Требует, чтобы полнотекстовый поиск был включён и индекс обновлён.

Способ 4. Поиск по базе и личные карточки

Когда известна только фамилия, используйте строку поиска в верхней части списка сотрудников — она ищет по наименованию, включая скрытые записи, если фильтр отключён. Альтернатива — полнотекстовый поиск по всей базе (значок лупы в панели инструментов или через «Ещё» в главном меню): введите фамилию, и программа покажет все объекты, где она встречается, включая документы и карточки.

Личная карточка сотрудника (форма Т-2 в ЗУП) доступна из карточки сотрудника по кнопке печати. Это удобный способ получить полную архивную справку о человеке: образование, семья, места работы, все кадровые события. Данные берутся из тех же регистров, поэтому увольнение на них не влияет.

Почему сотрудник не находится: частые причины

Первая причина — активный фильтр списка, о котором шла речь выше. Вторая — поиск не в той организации: если в базе ведётся несколько юрлиц, список может быть отфильтрован по текущей организации, а сотрудник числился в другой. Проверьте поле «Организация» в настройках списка и отчёта.

Третья причина — сотрудник был помечен на удаление. Помеченные объекты по умолчанию не отображаются в списках. Проверить это можно через «Ещё» → «Настроить список», включив отображение помеченных, либо через обработку «Удаление помеченных объектов» в режиме просмотра — там видно, какие сотрудники ожидают удаления и какие объекты им мешают.

Четвёртая причина — ограничение прав доступа. Если пользователю назначен профиль без доступа к кадровым данным или с ограничением по организациям, часть сотрудников будет невидима. Это проверяется под учётной записью администратора: если под ней записи находятся, проблема в правах.

Как выгрузить архив сотрудников и что делать перед чисткой базы

Для передачи архива в бумажное дело или стороннюю систему используйте отчёт по справочнику «Сотрудники» с нужными колонками и сохраните его в Excel через «Файл» → «Сохранить копию». Личные карточки и кадровые приказы печатаются пакетно из журналов документов с отбором по периоду.

Если планируется свёртка базы или удаление старых данных, сначала сделайте полную резервную копию информационной базы. Свёртка и удаление помеченных объектов — необратимые операции: после них восстановить архив без копии будет невозможно. Убедитесь также, что сроки хранения кадровых документов, установленные законодательством, соблюдены — многие кадровые документы хранятся десятилетиями, и удаление электронных записей не освобождает от обязанности хранить сведения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников после снятия фильтра

Норма

В списке видны уволенные сотрудники с датами увольнения в карточках

Тревожный признак

Список не изменился — проверьте организацию и права доступа

Карточка найденного сотрудника

Норма

Открывается история: приём, переводы, начисления, увольнение

Тревожный признак

Карточка пустая или помечена на удаление — требуется восстановление

Отчёт за период работы сотрудника

Норма

Начисления и НДФЛ бывшего сотрудника выводятся корректно

Тревожный признак

Данные отсутствуют — возможно, база была свёрнута без сохранения архива

Частые вопросы

Можно ли полностью удалить уволенного сотрудника из 1С?

Технически — через пометку на удаление и обработку «Удаление помеченных объектов», но только если на карточку нет ссылок из документов и регистров. На практике делать это не рекомендуется: данные нужны для справок бывшим работникам, перерасчётов и проверок. Правильный подход — оставить запись в базе и скрывать её фильтром.

Почему уволенный сотрудник всё равно виден в отчётах по зарплате?

Это нормально. Отчёты строятся по регистрам за выбранный период, и если в этом периоде сотруднику были начисления, он появится в отчёте независимо от текущего статуса. Чтобы исключить его, добавьте в настройках отчёта отбор по конкретным сотрудникам или подразделению.

Как найти сотрудника, уволенного несколько лет назад, если база сворачивалась?

При свёртке кадровые регистры обычно не затрагиваются полностью, но детальные расчёты могут быть заменены остатками. Карточка сотрудника и кадровые документы чаще всего сохраняются — ищите через справочник со снятым фильтром. Если данных нет, остаётся только архивная копия базы, сделанная до свёртки.

Видны ли уволенные сотрудники при обмене между ЗУП и Бухгалтерией?

Да, синхронизация переносит сотрудников независимо от статуса, потому что их данные нужны для отражения зарплаты в учёте и отчётности. Если в одной из программ сотрудник не отображается, проверьте настройки отбора в правилах синхронизации и фильтры списков.

Как массово получить справки для бывших сотрудников?

Используйте печатные формы из журналов кадровых документов с отбором по периоду или организации. Для справок о заработке есть штатные документы «Справка о заработке» и выходные формы для пособий — они доступны и для уволенных, поскольку данные хранятся в регистрах.