Как в 1С сформировать личную карточку работника

Личная карточка работника по форме Т-2 — обязательный кадровый документ: в неё заносятся сведения о работнике, его образовании, стаже, семейном положении, воинском учёте и трудовой деятельности в организации. В конфигурациях 1С (ЗУП, КАМИН, УПП) карточка формируется автоматически на основании данных справочника сотрудников и кадровых приказов, поэтому главная задача пользователя — правильно ввести исходные данные и знать, где находится печатная форма.

Дальнейший материал ориентирован прежде всего на 1С:Зарплату и управление персоналом 8.3, как наиболее распространённую конфигурацию, но логика действий в других решениях 1С схожа: найти сотрудника, проверить данные, вызвать печатную форму Т-2. Если карточка выходит пустой или с ошибками, проблема почти всегда в незаполненных полях справочника, а не в самой форме.

Что такое личная карточка Т-2 и откуда 1С берёт данные

Форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата и объединяет несколько разделов: общие сведения, воинский учёт, приёмы и переводы, отпуска, аттестации, повышение квалификации, социальные льготы и дополнительную информацию. В 1С каждый раздел заполняется из своего источника: личные данные — из полей справочника «Сотрудники» и физических лиц, приёмы и переводы — из кадровых документов, отпуска — из документов «Отпуск», сведения об образовании — из вкладки «Образование».

Поэтому личная карточка — это не документ, который вводят вручную, а отчётная печатная форма. Если в ней пустая строка, значит соответствующие сведения не внесены в базу либо внесены с ошибкой в периоде или виде данных. Понимание этого принципа экономит время: не нужно искать «где редактировать Т-2», нужно искать, какой реквизит справочника или документ отвечает за нужную строку.

Где в 1С:ЗУП находится печатная форма Т-2

Самый быстрый путь — через справочник сотрудников. Откройте раздел «Кадры», перейдите в журнал «Сотрудники», найдите нужного работника через поиск по фамилии и откройте его карточку. В командной панели нажмите кнопку «Печать» и в выпадающем списке выберите «Личная карточка (Т-2)». Программа сформирует табличный документ, который можно распечатать или сохранить в PDF.

Второй вариант — через список без открытия карточки: выделите сотрудника в журнале и используйте кнопку «Печать» в командной панели списка. Это удобно, когда нужно сформировать карточки сразу для нескольких работников: выделите их с зажатой клавишей Ctrl и вызовите печать — 1С сформирует пакет документов.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Найдите работника поиском по фамилии или табельному номеру
3. 3
   Откройте карточку сотрудника двойным щелчком
4. 4
   Нажмите «Печать» → «Личная карточка (Т-2)»
5. 5
   Просмотрите сформированный документ и проверьте заполнение разделов
6. 6
   Распечатайте или сохраните в PDF через «Файл» → «Сохранить как»

Какие данные проверить перед формированием карточки

Качество печатной формы полностью зависит от полноты справочника. Откройте карточку сотрудника и последовательно пройдите по закладкам. В разделе «Личные данные» должны быть заполнены ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС, паспортные данные (ссылка «Личные данные» → документ, удостоверяющий личность), адрес регистрации и фактического проживания, телефон. В разделе «Образование» — сведения об учебных заведениях, дипломах, специальностях, а также знание языков и учёная степень при наличии.

Отдельно проверьте блок «Семья» (состав семьи влияет на соответствующий раздел Т-2) и «Воинский учёт» — для военнообязанных эти сведения обязательны, а кадровые службы часто забывают их внести. Стажи (общий, непрерывный, стаж на надбавку) вводятся по ссылке «Трудовая деятельность» в карточке физического лица: укажите дату отсчёта и количество лет, месяцев, дней.

Кадровые движения подтягиваются из документов: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Если работник принят «задним числом» или документы не проведены, раздел «Приём на работу и переводы» в Т-2 останется пустым. Отпуска формируются из документов «Отпуск» — убедитесь, что они проведены и в них указан рабочий период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Раздел «Общие сведения» в Т-2

Норма

ФИО, дата рождения, образование, семья заполнены

Тревожный признак

Пустые строки — не заполнены реквизиты в карточке сотрудника

Таблица приёмов и переводов

Норма

Все кадровые приказы отражены с датами и номерами

Тревожный признак

Движений нет — документы не проведены или введены на другое физлицо

Раздел «Отпуск»

Норма

Отпуска с рабочими периодами и количеством дней

Тревожный признак

Пусто — отпуска оформлены не тем документом или без проведения

Воинский учёт

Норма

Категория, звание, военкомат указаны

Тревожный признак

Пусто у военнообязанного — требуется заполнить вкладку

Как исправить ошибки в сформированной карточке

Никогда не правьте печатную форму «в лоб» в табличном документе — эти изменения не сохранятся в базе и при следующем формировании карточка снова выйдет с ошибкой. Правильный путь: закрыть печатную форму, открыть карточку сотрудника или соответствующий документ, исправить данные, записать и сформировать Т-2 заново.

Типичная ситуация — задвоение физических лиц. Если сотрудник заведён дважды (например, при повторном приёме создали новое физлицо вместо выбора существующего), часть данных попадёт в одну карточку, часть — в другую. Проверьте справочник «Физические лица» на дубликаты и объедините их, после чего перепроведите кадровые документы. Ещё одна частая причина пустых строк — данные введены, но не записаны: после редактирования реквизитов обязательно нажимайте «Записать и закрыть».

Формирование карточки в других конфигурациях 1С

В 1С:КАМИН (расчёт зарплаты и кадры) личная карточка формируется из справочника сотрудников аналогично: откройте сотрудника и используйте команду печати формы Т-2. Набор источников данных схож — справочник плюс кадровые приказы. В 1С:УПП и 1С:ERP кадровый учёт ведётся в подсистеме управления персоналом, и печатная форма Т-2 доступна из карточки сотрудника или из документа приёма на работу.

В старых версиях на платформе 8.2 (обычные формы) путь отличается визуально: справочник «Сотрудники организаций» → кнопка «Печать» в форме элемента. Если печатной формы Т-2 нет в списке, проверьте права пользователя и наличие внешних печатных форм — иногда форму отключают или заменяют доработанной версией.

Сравнение вариантов

Печать из карточки сотрудника

Подходит для одной карточки; полный контроль над данными перед выводом

Пакетная печать из списка

Удобно при проверках и архивации; требует предварительной проверки данных у всех выделенных

Внешняя печатная форма

Нужна при доработанном макете Т-2; требует подключения администратором и контроля версий

Ограничения и когда нужен специалист

Штатная форма Т-2 в 1С соответствует унифицированному макету, но организации вправе использовать собственную форму. Если ваша компания утвердила изменённый бланк, стандартной печати недостаточно — потребуется внешняя печатная форма, которую разрабатывает программист 1С. Самостоятельно редактировать макет в конфигураторе без опыта не стоит: ошибки в запросе приведут к пустым или неверным данным у всех сотрудников.

Также к специалисту стоит обратиться при переносе данных из старых программ: если после миграции в Т-2 не хватает истории приёмов и отпусков, проблема в неполноте переноса документов, и восстанавливать её вручную трудоёмко. Перед любыми массовыми правками справочников сделайте резервную копию информационной базы.

Практические рекомендации по ведению карточек

Формируйте и распечатывайте Т-2 сразу при приёме работника, а не в момент увольнения или проверки: так проще контролировать полноту данных, и работник может сразу расписаться в карточке. При каждом кадровом событии (перевод, отпуск, повышение квалификации) карточку дополняют — в 1С достаточно сформировать форму заново, и новые сведения подтянутся из документов.

Периодически сверяйте данные справочника с оригиналами документов работников: паспорта меняются, появляются новые дипломы и свидетельства. Актуальные данные в базе означают, что любая печатная форма — не только Т-2, но и справки, отчёты в фонды — будет сформирована корректно с первого раза.

Частые вопросы

Почему в карточке Т-2 пустой раздел с образованием, хотя диплом есть?

Сведения об образовании вводятся в карточке сотрудника по ссылке «Образование» (или в карточке физического лица). Проверьте, что запись создана, указан вид образования, учебное заведение и документ, после чего нажмите «Записать». Если данные введены в другую карточку этого же человека (дубль физлица), их нужно перенести или объединить записи.

Можно ли сформировать личную карточку сразу на всех сотрудников?

Да. В журнале «Сотрудники» выделите нужных работников с зажатой клавишей Ctrl (или всех через Ctrl+A) и вызовите печать формы Т-2 из командной панели списка. Программа сформирует отдельный табличный документ на каждого работника.

Как выгрузить личную карточку в PDF?

После формирования печатной формы откройте меню «Файл» → «Сохранить как» (или используйте кнопку сохранения в панели табличного документа) и выберите формат PDF. Также доступен прямой вывод на виртуальный PDF-принтер, если он установлен в системе.

Откуда в Т-2 берутся сведения о стаже и почему он не считается?

Стажи вводятся по ссылке «Трудовая деятельность» в карточке физического лица: указывается вид стажа, дата отсчёта и количество лет, месяцев, дней на эту дату. Если дата отсчёта не заполнена, программа не может рассчитать стаж на текущий момент, и поле в карточке остаётся пустым.

Что делать, если в списке печатных форм нет Т-2?

Проверьте права пользователя — возможно, доступ к кадровым печатным формам ограничен профилем. Также форма могла быть заменена внешней печатной формой или отключена при доработке конфигурации. В этом случае обратитесь к администратору 1С для проверки настроек.

Нужно ли формировать Т-2 заново после каждого кадрового приказа?

Пересоздавать что-либо в базе не нужно — форма всегда строится по актуальным данным. Достаточно заново вызвать печать, и новые переводы, отпуска и другие сведения отразятся автоматически, если соответствующие документы проведены.