Как завести электронную трудовую книжку в 1С

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России (СФР). В программах 1С (прежде всего в «1С:Зарплата и управление персоналом») весь цикл ведения ЭТК автоматизирован: от регистрации заявления сотрудника до отправки отчётности. Чтобы завести ЭТК корректно, нужно последовательно выполнить несколько действий: получить заявление от работника, настроить программу, отразить кадровые события и сдать отчёт по форме ЕФС-1.

Важно понимать: работодатель обязан передавать сведения в электронном виде независимо от того, какую форму трудовой книжки выбрал работник. Если сотрудник решил оставить бумажную книжку, данные в СФР всё равно передаются. Поэтому настройка ЭТК в 1С — обязательная часть кадрового учёта для любого работодателя, а не опция «по желанию».

Ниже разобран практический порядок действий для типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8». В других решениях (например, 1С:КАМИН или 1С:Управление нашей фирмой) логика похожа, но названия разделов могут отличаться.

Что нужно подготовить до начала работы

Перед тем как заводить ЭТК в программе, убедитесь, что выполнены базовые условия. Во-первых, у организации должен быть действующий сертификат квалифицированной электронной подписи для сдачи отчётности в СФР. Во-вторых, программа 1С должна быть обновлена до актуального релиза — формы отчётности и форматы обмена с фондом периодически меняются, и устаревшая версия может не поддерживать актуальный формат.

В-третьих, проверьте подключение сервиса 1С-Отчётность или иного способа обмена с СФР. Без настроенного обмена вы сможете подготовить сведения, но не отправите их напрямую из программы. Если обмен не настроен, сведения можно выгрузить в файл и отправить через личный кабинет страхователя на портале СФР.

Шаг 1. Регистрация заявления работника о форме трудовой книжки

Работник письменно выбирает: продолжать вести бумажную трудовую книжку или перейти на электронные сведения. Заявление оформляется в свободной форме, но должно содержать однозначный выбор сотрудника, дату и подпись. Храните заявление в личном деле работника — это основание для дальнейших действий в программе.

В «1С:Зарплата и управление персоналом» выбор работника фиксируется в карточке сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного работника и в разделе сведений о трудовой книжке укажите выбранный способ ведения и дату подачи заявления. В зависимости от релиза программы для этого может использоваться отдельный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» или поле непосредственно в карточке сотрудника.

Если заявление от сотрудника ещё не поступало, работодатель по умолчанию продолжает вести бумажную книжку, но сведения в СФР передаёт в любом случае. Поэтому отсутствие заявления не освобождает от настройки электронного обмена.

Шаг 2. Настройка программы для ведения ЭТК

Проверьте, что в настройках учётной политики и обмена с контролирующими органами указаны корректные регистрационные данные организации в СФР: регистрационный номер страхователя, код подразделения. Ошибка в этих реквизитах приведёт к отказу в приёме отчётности.

Убедитесь, что в карточке организации заполнены ИНН, КПП и регистрационный номер в СФР. Эти данные программа подставляет в формируемые сведения автоматически. Также проверьте настройки подписанта — лицо, чей сертификат используется для отправки отчётности.

1. 1
   Получите от работника письменное заявление о выборе формы трудовой книжки
2. 2
   Зафиксируйте выбор в карточке сотрудника или специальном документе в 1С
3. 3
   Проверьте регистрационные данные организации в СФР и настройки 1С-Отчётности
4. 4
   Оформляйте кадровые события штатными документами (приём, перевод, увольнение)
5. 5
   Сформируйте сведения по форме ЕФС-1 и отправьте в СФР
6. 6
   Проверьте статус приёма отчётности и протокол контроля

Шаг 3. Отражение кадровых событий для ЭТК

Сведения о трудовой деятельности формируются в 1С автоматически на основании кадровых документов. Приём на работу, кадровый перевод, увольнение, переименование должности или подразделения — каждое такое событие должно быть оформлено штатным документом программы, а не «вручную» в табеле или приказе вне системы.

При оформлении документа обращайте внимание на дату приказа и дату события — именно они попадают в сведения для СФР. Расхождение между датой фактического выхода сотрудника и датой в документе — частая причина ошибок при контроле отчётности.

Какие события передаются в СФР

В электронные сведения включаются: приём на работу, перевод на другую должность или в другое структурное подразделение, увольнение с указанием основания, переименование работодателя, а также сведения о запрете занимать определённые должности, если такое решение принято. Отпуска, больничные и командировки в сведения о трудовой деятельности не входят.

Шаг 4. Формирование и отправка отчётности в СФР

Сведения о трудовой деятельности передаются в составе формы ЕФС-1 (раздел, посвящённый кадровым событиям). В программе откройте раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», создайте новый отчёт ЕФС-1 за нужный период и проверьте автоматически заполненные разделы.

Перед отправкой выполните встроенную проверку отчёта — программа покажет критичные ошибки (например, незаполненный СНИЛС сотрудника или отсутствие кода основания увольнения). Устраните замечания, затем подпишите и отправьте отчёт. После отправки дождитесь квитанции о приёме: именно она подтверждает, что сведения приняты фондом.

Шаг 5. Проверка результата и исправление ошибок

После отправки отследите статус отчёта в журнале обмена. Статус «Принят» означает, что сведения прошли форматно-логический контроль. Если получен отказ, в протоколе будет указан код и описание ошибки — чаще всего это несоответствие персональных данных или нарушение формата.

Если ошибка обнаружена уже после приёма сведений, оформляется корректирующий (отменяющий) отчёт. В 1С для этого предусмотрен механизм подачи сведений с признаком отмены или корректировки ранее переданного события. Не создавайте дублирующие кадровые документы — исправляйте исходный документ и формируйте корректирующие сведения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отчёта в 1С-Отчётности

Норма

Квитанция о приёме получена, ошибок в протоколе нет

Тревожный признак

Отказ с кодом ошибки или долгое отсутствие квитанции

Данные сотрудника в сведениях

Норма

СНИЛС, ФИО и даты событий совпадают с документами

Тревожный признак

Расхождения в персональных данных или датах приказов

Своевременность отправки

Норма

Отчёт отправлен не позднее следующего рабочего дня после приказа

Тревожный признак

Событие оформлено, но сведения не переданы в срок

Типичные ошибки при ведении ЭТК в 1С

На практике большинство проблем связано не с самой программой, а с организационными просчётами: устаревший релиз конфигурации, ненастроенный обмен с СФР, незаполненные персональные данные сотрудников. Регулярно обновляйте программу и проверяйте полноту данных в карточках сотрудников до формирования отчётности.

Частые вопросы

Обязательно ли получать заявление от каждого сотрудника?

Да, работник должен письменно зафиксировать выбор формы трудовой книжки. Если заявления нет, по умолчанию продолжается ведение бумажной книжки, но передача сведений в СФР от этого не отменяется — работодатель обязан передавать данные в любом случае.

Можно ли вести ЭТК в 1С без подключения 1С-Отчётности?

Подготовить сведения можно, но для отправки потребуется альтернативный канал: выгрузка файла и загрузка через личный кабинет страхователя на портале СФР либо иной оператор электронного документооборота. Прямая отправка из программы без настроенного обмена невозможна.

Что делать, если сотрудник устроился, а заявление подал позже?

Зафиксируйте выбор работника в программе той датой, когда заявление фактически подано. Кадровые события до этой даты всё равно передаются в СФР — выбор формы книжки влияет только на то, продолжаете ли вы заполнять бумажный бланк.

Как исправить ошибку в уже отправленных сведениях?

Исправьте исходный кадровый документ в программе и сформируйте корректирующие или отменяющие сведения по форме ЕФС-1. Не создавайте новый документ-дубликат — это порождает противоречивые записи в данных фонда.

Передаются ли в ЭТК сведения об отпусках и больничных?

Нет. В сведения о трудовой деятельности входят только кадровые события: приём, перевод, увольнение, переименование работодателя и отдельные специальные сведения. Периоды отпусков и нетрудоспособности в ЭТК не отражаются.

Нужно ли выдавать сотруднику выписку из ЭТК при увольнении?

Да, при увольнении работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя (форма СТД-Р). В 1С такая выписка формируется из раздела кадровой отчётности на основании данных, введённых в программе.