Как в 1С оформить увольнение сотрудника

Увольнение сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 оформляется одним документом «Увольнение», который одновременно фиксирует кадровое событие и рассчитывает окончательные выплаты: зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск. Ошибки на этом этапе приводят к неверным суммам при расчёте, неправильным данным в отчётах ЕФС-1 и 6-НДФЛ, поэтому важно не только создать документ, но и проверить результат до выплаты денег.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП используется документ «Увольнение» (или «Увольнение списком» для группы сотрудников), в 1С:Бухгалтерии 8.3 — одноимённый документ из раздела «Зарплата и кадры». Логика в обеих программах похожая: указывается дата увольнения, основание по ТК РФ, программа автоматически рассчитывает компенсацию и удержания.

Перед оформлением убедитесь, что в базе заполнены все начисления сотрудника за расчётный период, проведены отпуска, больничные и командировки, а также введены невыданные авансы. Если данные неполные, расчёт компенсации будет неверным, и исправлять его придётся сторнирующими документами, что усложняет учёт.

Подготовка: что проверить перед оформлением увольнения

До создания документа убедитесь, что все начисления и отсутствия сотрудника введены в программу. Незаполненные больничные или отпуска за свой счёт исказят средний заработок для компенсации. Также проверьте, нет ли у сотрудника задолженности по подотчётным суммам или займам — их нужно удержать при окончательном расчёте.

Проверьте остаток неиспользованных дней отпуска: откройте карточку сотрудника и сформируйте справку «Остатки отпусков» (в ЗУП: «Кадры — Отчеты по кадрам — Остатки отпусков»). Если сотрудник использовал отпуск авансом, при увольнении программа рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска вместо компенсации.

Контрольные точки

Как проверить готовность данных

Начисления за расчётный период

Норма

Все месяцы закрыты, больничные и отпуска проведены

Тревожный признак

Есть незаполненные отсутствия или непроведённые документы

Остаток отпуска

Норма

Справка «Остатки отпусков» сформирована, остаток понятен

Тревожный признак

Остаток отрицательный и это неожиданно — возможна ошибка в кадровых документах

Дата увольнения

Норма

Совпадает с приказом и заявлением сотрудника

Тревожный признак

Дата в документе отличается от приказа

Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры — Приемы, переводы, увольнения» (или «Зарплата — Все начисления» в зависимости от настроек интерфейса) и нажмите «Создать — Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников одной датой, удобнее использовать документ «Увольнение списком».

Заполните основные поля: организация, сотрудник, дата увольнения, основание увольнения (статья ТК РФ — например, п. 3 ч. 1 ст. 77 «по соглашению сторон» или п. 3 ч. 1 ст. 77 по инициативе работника). Поле «Дата» документа — это дата регистрации приказа, а «Дата увольнения» — последний рабочий день сотрудника, именно она попадает в отчёты и трудовую книжку.

1. 1
   Откройте «Кадры — Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения (последний рабочий день)
3. 3
   Выберите основание увольнения — статью ТК РФ из классификатора
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанные начисления: зарплату за дни месяца и компенсацию отпуска
5. 5
   Проверьте удержания: НДФЛ, алименты, долги по займам
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок для контроля
7. 7
   Сформируйте печатные формы: приказ Т-8, записку-расчёт Т-61

После заполнения шапки программа автоматически рассчитывает начисления на вкладке «Начисления и удержания»: зарплату за отработанные дни месяца увольнения и компенсацию за неиспользованный отпуск. Средний заработок для компенсации считается по стандартным правилам — из выплат за 12 предшествующих месяцев.

Как проверить расчёт компенсации

Нажмите на сумму компенсации в таблице начислений — откроется расшифровка среднего заработка с разбивкой по месяцам. Проверьте, что в расчёт вошли все положенные выплаты и исключены периоды отпусков, больничных и командировок. Количество дней компенсации сверьте со справкой об остатках отпусков.

Увольнение в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии документ находится в разделе «Зарплата и кадры — Кадровые документы» (создать — «Увольнение») или «Зарплата и кадры — Увольнения». Функционал проще, чем в ЗУП: программа рассчитает зарплату пропорционально отработанным дням и компенсацию отпуска, если ведётся учёт остатков отпусков.

Обратите внимание: в Бухгалтерии расчёт компенсации может потребовать ручной корректировки, если кадровый учёт вёлся неполно. Проверьте суммы по расчётному листку сотрудника и при необходимости скорректируйте количество дней компенсации вручную. Окончательная выплата оформляется документом «Ведомость» с видом выплаты «Окончательный расчёт».

Сравнение конфигураций

1С:ЗУП 8.3

Полный расчёт среднего заработка, остатки отпусков, удержания, печатные формы Т-8 и Т-61, отчёт ЕФС-1. Подходит для штатного кадрового учёта.

1С:Бухгалтерия 8.3

Базовый расчёт увольнения, достаточен для небольших компаний. При сложных случаях (северные надбавки, несколько видов отпусков) расчёт может потребовать ручной проверки.

Окончательный расчёт и выплата

По Трудовому кодексу все причитающиеся суммы должны быть выплачены в день увольнения. В ЗУП после проведения документа «Увольнение» создайте ведомость на выплату: «Зарплата — Ведомости в банк» (или в кассу). В поле «Выплачивать» выберите «Окончательный расчёт» или заполните ведомость по документу увольнения — тогда в неё попадут и зарплата, и компенсация, и удержания.

НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск удерживается в полном объёме — компенсация при увольнении не относится к необлагаемым выплатам. Страховые взносы на компенсацию также начисляются в общем порядке. Исключение — компенсации, связанные с сокращением (выходное пособие в пределах трёхкратного среднего заработка), которые не облагаются НДФЛ и взносами.

Кадровые документы и отчёт ЕФС-1

После проведения увольнения сформируйте печатные формы из документа: приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8) и записку-расчёт (Т-61). В ЗУП они доступны по кнопке «Печать» в форме документа. Также сотруднику выдаются справки: о заработке за два года (форма 182н), выписка из СТД-Р или разделы СЭЗ, выписки из ЕФС-1 и персонифицированных сведений.

Не забудьте про отчётность в Социальный фонд России: на уволенного сотрудника нужно сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кадровым событием «Увольнение» не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП отчёт формируется в разделе «Отчетность, справки — 1С-Отчетность».

Особые случаи: сокращение, отпуск с увольнением, исправление

Увольнение по сокращению штата

При сокращении в документе «Увольнение» укажите основание — п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В ЗУП при таком основании программа предложит рассчитать выходное пособие и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства. Количество дней пособия задаётся в поле «Выходное пособие за». Выплата пособия за второй и третий месяцы оформляется позже отдельными документами на основании решения службы занятости.

Отпуск с последующим увольнением

Если сотрудник берёт отпуск с последующим увольнением, в ЗУП используется документ «Отпуск» с установленным флажком «Отпуск с последующим увольнением» — программа сама рассчитает и отпускные, и окончательный расчёт. Днём увольнения будет последний день отпуска, но все выплаты и выдача документов производятся в последний рабочий день перед отпуском.

Отмена и исправление увольнения

Если увольнение оформлено ошибочно, в ЗУП предусмотрено сторнирование: на основании документа «Увольнение» создайте «Сторнирование» (кнопка «Создать на основании»). Это корректно отменит начисления и вернёт сотрудника в штат. Если нужно только изменить дату или основание, а выплаты ещё не производились, можно исправить и перепровести сам документ. После выплаты и сдачи отчётности исправления делаются только через сторно и корректирующие отчёты.

Частые вопросы

Почему компенсация отпуска в документе равна нулю?

Чаще всего причина — нулевой или отрицательный остаток отпуска: сотрудник использовал все дни или отгулял отпуск авансом. Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» и проверьте кадровые документы. Если остаток должен быть, а программа его не видит, возможно, отпуска вводились нештатными документами или нарушена последовательность кадрового учёта.

Можно ли уволить сотрудника задним числом?

Технически документ можно создать любой датой, но если период уже закрыт и отчётность сдана, потребуется корректировка расчётов по НДФЛ и взносам, а также уточнённые отчёты. Проводите такое увольнение только после проверки всех затронутых периодов и при реальной необходимости — например, при восстановлении нарушенного порядка документооборота.

Как удержать долг сотрудника при увольнении?

Если в базе оформлены займы или подотчётные суммы, ЗУП может удержать их при окончательном расчёте — проверьте вкладку «Удержания» в документе «Увольнение». Учтите ограничение: общий размер удержаний при увольнении ограничен нормами ТК РФ, поэтому при большом долге часть суммы взыскивается отдельно по соглашению с сотрудником или через суд.

Что делать, если после увольнения обнаружилась ошибка в начислениях?

Если выплата ещё не произведена — исправьте и перепроведите документ «Увольнение». Если деньги выплачены, создайте документ «Сторнирование» на основании увольнения, затем оформите новое увольнение с правильными данными или доначислите сумму документом «Разовое начисление». Не забудьте скорректировать отчётность по НДФЛ и взносам за затронутый период.

Нужно ли отдельно увольнять внешнего совместителя?

Да. Каждый трудовой договор — отдельный сотрудник в базе, поэтому для совместителя создаётся собственный документ «Увольнение» со своим расчётом компенсации и отдельным событием в ЕФС-1. Компенсация отпуска совместителю рассчитывается по тем же правилам, что и основному работнику.

Где посмотреть, все ли увольнения за период оформлены?

Используйте журнал «Приемы, переводы, увольнения» с отбором по виду документа и периоду, а также кадровый отчёт «Штатная расстановка» или «Остатки отпусков» — уволенные сотрудники не должны числиться работающими. Для контроля отчётности сверьте список уволенных с поданными подразделами ЕФС-1 с событием «Увольнение».