Другое · 12 мин
Как изменить ФОТ в 1С ЗУП
Как изменить ФОТ в 1С ЗУП 8.3: настройка расчета фонда оплаты труда, изменение оклада сотрудника, документы изменения оплаты, проверка и типичные ошибки.
Фонд оплаты труда (ФОТ) в 1С ЗУП — это расчётный показатель, который показывает совокупные плановые начисления сотрудника или подразделения за месяц. Он не хранится как отдельный реквизит, который можно просто отредактировать: программа вычисляет его автоматически на основе назначенных сотруднику плановых начислений и их размеров. Поэтому «изменить ФОТ» означает изменить состав или размер плановых начислений — оклада, надбавок, премий.
Корректное изменение ФОТ важно не только для аналитики: значение ФОТ используется при планировании бюджета на зарплату, в отчётах по штатному расписанию и при контроле отклонений фактических начислений от плановых. Если изменить оклад «напрямую» в карточке сотрудника без кадрового документа, история изменений потеряется, а отчёты за прошлые периоды могут пересчитаться некорректно.
Ниже разобраны основные способы изменения ФОТ в 1С ЗУП 8.3: через кадровые документы, документы изменения оплаты, массовые индексации и настройку самого механизма расчёта ФОТ. Инструкции приведены для типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1.
Как программа рассчитывает ФОТ и где его посмотреть
Прежде чем менять ФОТ, полезно понять, из чего он складывается. В ЗУП 3.1 ФОТ сотрудника — это сумма всех назначенных плановых начислений, приведённых к месячному размеру. Для оклада берётся его размер, для надбавок в процентах — рассчитанная сумма, для премий — плановое значение, если оно задано.
Текущий ФОТ сотрудника виден в нескольких местах: в карточке сотрудника (раздел «Начисления и удержания» или ссылка «Оплата труда»), в документах приёма и переводов на вкладке «Оплата труда» в поле «ФОТ», а также в отчётах. Полезные отчёты: «Штатное расписание» (раздел «Кадры» — «Отчёты»), «Анализ ФОТ» и «Изменения плановых начислений» (раздел «Зарплата» — «Отчёты»).
Если в карточке сотрудника поле ФОТ пустое или равно нулю, обычно это означает, что у сотрудника не назначены плановые начисления либо у начислений не заполнен размер. Проверьте документ приёма на работу и вкладку «Оплата труда» в нём.
Настройка расчёта ФОТ в параметрах программы
Состав показателя ФОТ настраивается. Откройте раздел «Настройка» — «Расчёт зарплаты» и перейдите по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Прочие начисления» есть блок, определяющий, какие виды расчёта включаются в ФОТ. Также влияние оказывает настройка «Учётная политика» и параметры самих видов начислений.
В настройках расчёта зарплаты обратите внимание на опцию «Использовать тарифные сетки» и на переключатели зависимости премий и надбавок от оклада. Если надбавка задана в процентах от оклада, то при изменении оклада ФОТ пересчитается автоматически — отдельно менять надбавку не потребуется.
Для точного отражения премий в ФОТ проверьте, что у видов премий в настройках вида расчёта указано назначение «Премия» и задан способ расчёта, позволяющий определить плановую сумму. Премии «по результатам работы» без планового размера в ФОТ обычно не попадают — это ограничение механизма, а не ошибка.
Изменение ФОТ одному сотруднику через кадровый перевод
Самый распространённый способ изменить оплату конкретному сотруднику — документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения»). Он подходит, когда меняется оклад, состав надбавок или график работы, даже если должность и подразделение остаются прежними.
- 1Откройте «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Кадровый перевод».
- 2Укажите сотрудника и дату, с которой действует новая оплата.
- 3На вкладке «Оплата труда» установите флаг «Изменить начисления» и скорректируйте размер оклада или состав надбавок.
- 4Проверьте автоматически рассчитанное поле «ФОТ» в документе.
- 5Проведите документ и сформируйте приказ по печатной форме при необходимости.
После проведения документа новый ФОТ начнёт действовать с указанной даты. Важно: если дата перевода — не первое число месяца, зарплата за переходный месяц рассчитается пропорционально отработанному времени по старой и новой оплате. Это нормальное поведение, а не ошибка расчёта.
Для проверки откройте карточку сотрудника: в истории изменений оплаты должна появиться новая строка с датой и новым значением ФОТ. Затем сформируйте отчёт «Изменения плановых начислений» и убедитесь, что изменение отражено корректно.
Изменение оплаты без кадрового перевода
Если меняется только размер начисления, а кадровые данные остаются прежними, удобнее использовать документ «Изменение оплаты труда» или «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата» — «Изменение оплаты сотрудников»). Эти документы не создают кадрового приказа о переводе, но фиксируют новый размер начислений в учёте.
Документ «Изменение плановых начислений» позволяет добавить новое начисление, прекратить действующее или изменить его размер с указанной даты. Для каждого сотрудника в табличной части заполняется список начислений и новые значения. Поле ФОТ пересчитывается автоматически по мере заполнения.
Сравнение вариантов
Подходит, когда меняется оплата вместе с должностью, подразделением или графиком; формирует кадровый приказ.
Подходит для точечного изменения оклада без кадровых перемещений; проще в оформлении.
Подходит для добавления или отмены отдельных надбавок и премий у одного или нескольких сотрудников.
Подходит для массового пропорционального повышения окладов всей организации или подразделения.
Обратите внимание: если в организации ведётся штатное расписание и включён контроль соответствия, изменение оплаты сотрудника сверх штатной расстановки может быть заблокировано. В этом случае сначала измените штатное расписание (документ «Изменение штатного расписания»), а затем оформляйте изменение оплаты сотруднику.
Массовое изменение ФОТ: индексация и групповые документы
Когда оплату нужно поднять сразу группе сотрудников, используйте документ «Изменение плановых начислений» с заполнением списком — в нём можно подобрать сотрудников подразделения и задать новые размеры начислений. Для равномерного повышения окладов на коэффициент предназначен документ «Индексация заработка» (раздел «Зарплата»).
В документе индексации укажите дату, коэффициент и список сотрудников — программа умножит оклады и зависимые начисления на коэффициент и зафиксирует новые значения. Индексация также влияет на расчёт среднего заработка: коэффициенты учитываются при расчёте отпускных и командировочных, поэтому оформлять повышение именно этим документом методологически правильнее, чем ручным изменением каждого оклада.
Перед массовым изменением рекомендуется сделать копию базы или хотя бы выгрузить текущие значения ФОТ отчётом. Если после проведения обнаружится ошибка в коэффициенте или списке сотрудников, отменить документ проще, чем восстанавливать десятки записей вручную.
ФОТ в штатном расписании и плановый ФОТ
Отдельно от ФОТ сотрудников существует ФОТ по штатному расписанию — плановый фонд по позициям. Он изменяется документами «Изменение штатного расписания» или «Индексация штатного расписания» (раздел «Кадры» — «Штатное расписание»). Если в организации включено ведение штатного расписания, изменения оплаты сотрудников и позиций должны быть согласованы.
При включённой настройке «Выполняется контроль соответствия штатному расписанию» программа не даст назначить сотруднику оклад, отличающийся от позиции, без изменения самой позиции. Порядок действий в этом случае: сначала измените штатное расписание нужной датой, затем оформите изменение оплаты сотруднику той же датой.
Как выбрать действие
Для анализа расхождений между плановым и фактическим фондом используйте отчёт «Анализ ФОТ» с группировкой по подразделениям. Он покажет, где фактические начисления отклоняются от плановых — например, из-за разовых премий, оплат сверхурочных или незаполненных плановых начислений.
Проверка результата и типичные ошибки
После любого изменения ФОТ выполните контроль. Во-первых, убедитесь, что документ проведён и дата вступления в силу верна. Во-вторых, проверьте карточку сотрудника и отчёт «Изменения плановых начислений». В-третьих, рассчитайте зарплату за первый месяц после изменения и сверьте начисления с ожидаемыми.
Как проверить результат
Отображается новая сумма с даты изменения
Старое значение или ноль — документ не проведён или дата неверна
Оплата рассчитана по новому размеру (или пропорционально при смене в середине месяца)
Расчёт по старому окладу — проверьте дату документа и его проведение
Плановый ФОТ соответствует новым начислениям
Расхождения — проверьте состав плановых начислений и настройки видов расчёта
Если после изменения ФОТ зарплата считается не так, как ожидалось, проверьте в документе начисления зарплаты расшифровку по сотруднику: программа показывает, какие плановые начисления и с какой даты взяты в расчёт. Это быстрее всего локализует источник расхождения.
Что важно запомнить
ФОТ в 1С ЗУП не редактируется напрямую — он пересчитывается из плановых начислений. Меняйте его документами: кадровым переводом, изменением оплаты или индексацией, действующей датой, и всегда проверяйте результат отчётами и тестовым расчётом зарплаты.
Частые вопросы
Почему поле ФОТ в документе недоступно для редактирования?
Поле ФОТ — расчётное: программа складывает его из назначенных плановых начислений. Чтобы изменить значение, отредактируйте размеры начислений в табличной части документа — ФОТ пересчитается автоматически.
Можно ли изменить ФОТ сразу всем сотрудникам подразделения?
Да. В документе «Изменение плановых начислений» используйте кнопку подбора и выберите сотрудников подразделения списком, а для пропорционального повышения окладов примените документ «Индексация заработка» с коэффициентом.
Что делать, если программа не даёт провести изменение оплаты из-за штатного расписания?
Включён контроль соответствия штатному расписанию. Сначала оформите «Изменение штатного расписания» с новым размером оплаты по позиции той же датой, затем повторно проведите документ изменения оплаты сотрудника.
Изменится ли ФОТ автоматически, если надбавка задана в процентах от оклада?
Да. При изменении оклада процентные надбавки пересчитываются автоматически, и ФОТ изменится с учётом новых сумм. Отдельно редактировать такие надбавки не нужно — достаточно изменить базовое начисление.
Как исправить ошибочно проведённое изменение оплаты?
Если период ещё не рассчитан, распроведите и удалите ошибочный документ либо создайте новое изменение с корректными значениями более поздней датой. Если зарплата уже рассчитана, оформите новый документ изменения с правильными данными и пересчитайте начисления.
Влияет ли изменение ФОТ на расчёт среднего заработка?
Само по себе изменение оклада учитывается в среднем заработке через фактические начисления. Но при массовом повышении окладов важно оформлять его документом «Индексация заработка» — тогда программа корректно применит коэффициенты индексации при расчёте отпускных и командировочных.