Как в 1С сделать список сотрудников с датами рождения

Список сотрудников с датами рождения — одна из самых частых задач кадровика и бухгалтера: он нужен для поздравлений, страховых программ, статистической отчётности и внутренних реестров. В 1С эта информация уже хранится в карточках физических лиц, поэтому задача сводится к тому, чтобы правильно её извлечь — без ручного переписывания дат из каждой карточки.

Способ получения такого списка зависит от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) есть готовые кадровые отчёты, в «1С:Бухгалтерии» список можно собрать через универсальный отчёт или СКД, а в самописных и старых конфигурациях иногда проще воспользоваться консолью запросов. Ниже разобраны все рабочие варианты — от самого простого до гибкого.

Важный нюанс: дата рождения хранится у физического лица, а не у сотрудника. Это разные объекты в 1С: у одного физлица может быть несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство). Если не учесть это, в списке появятся дубли — один человек с одной датой рождения будет выведен дважды.

Где в 1С хранятся даты рождения и почему это важно

В типовых конфигурациях 1С персональные данные привязаны к справочнику «Физические лица». Дата рождения заполняется на закладке личных данных карточки физлица. Справочник «Сотрудники» содержит ссылку на физлицо, поэтому любой отчёт по сотрудникам может «дотянуть» дату рождения через эту связь.

Из этого следует практическое правило: если дата рождения не выводится в отчёте или выводится пустой, проверяйте карточку именно физического лица, а не сотрудника. Частая ситуация — кадровик заполнил данные в приёме на работу, но карточка физлица осталась пустой, и список получается с пропусками.

Ещё одно следствие: при объединении дублей физлиц (типовая обработка «Поиск и удаление дублей») даты рождения могут потеряться, если в качестве основного выбран элемент с незаполненным полем. Перед такими операциями имеет смысл выгрузить список с датами рождения как контрольную копию.

Способ 1. Готовый отчёт в 1С:ЗУП

В «1С:Зарплата и управление персоналом» список с датами рождения собирается за пару минут через типовые кадровые отчёты. Они находятся в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» или «Отчёты, справки» → «Кадровые отчёты» в зависимости от релиза.

Подходящие отчёты: «Списки сотрудников», «Штатная расстановка», «Личные данные сотрудников». Отчёт «Личные данные сотрудников» уже содержит дату рождения в типовом варианте. В остальных её нужно добавить через настройки.

Как добавить колонку «Дата рождения» в настройках отчёта

Откройте отчёт, нажмите «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант»). На закладке «Поля» или в расширенном режиме настройки найдите поле «Дата рождения» — оно лежит в ветке «Сотрудник» → «Физическое лицо». Поставьте флажок и перетащите поле в нужное место между «ФИО» и «Подразделением». Нажмите «Сформировать».

Чтобы не настраивать отчёт каждый раз, сохраните вариант: «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» под понятным именем, например «Сотрудники с датами рождения». Вариант появится в списке отчётов и будет доступен в один клик.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
2. 2
   Запустите отчёт «Списки сотрудников» или «Личные данные сотрудников»
3. 3
   Откройте «Настройки» и добавьте поле «Дата рождения» из ветки «Физическое лицо»
4. 4
   Установите отбор по организации и, при необходимости, по работающим сотрудникам
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
6. 6
   Сохраните вариант отчёта для повторного использования

Способ 2. Универсальный отчёт в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровые отчёты скромнее, поэтому удобнее использовать «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты» → «Универсальный отчёт»). Он позволяет построить список по любому справочнику и вывести связанные реквизиты.

Выберите тип объекта «Справочники», объект «Сотрудники». В настройках полей добавьте «Физическое лицо.Дата рождения» — универсальный отчёт умеет выводить реквизиты через точку от ссылочного поля. Установите отбор: «Пометка удаления = Нет», при необходимости отбор по организации через поле «Головная организация» или «Организация».

Ограничение способа: универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» покажет всех сотрудников, включая уволенных, потому что увольнение — это документ, а не признак в карточке. Чтобы получить только работающих, нужен отбор по остаткам кадровых данных, который в универсальном отчёте недоступен. В этом случае используйте отчёт «Списки сотрудников» из раздела «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам», если он есть в вашем релизе, либо обработку через СКД.

Способ 3. Консоль запросов для нестандартных конфигураций

Если конфигурация самописная, сильно доработанная или нужен список с особыми условиями (например, только работающие, без дублей физлиц, с возрастом), надёжнее всего консоль запросов. Это внешняя обработка, которую запускают через «Файл» → «Открыть» при наличии соответствующих прав.

Базовый запрос выглядит так:

ВЫБРАТЬ
Сотрудники.Наименование КАК Сотрудник,
Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения КАК ДатаРождения,
Сотрудники.Код КАК ТабельныйНомер
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
НЕ Сотрудники.ПометкаУдаления
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
Сотрудники.Наименование

Если у одного физлица несколько сотрудников и нужны только уникальные люди, добавьте группировку по физлицу: сгруппируйте по «ФизическоеЛицо» и выведите его наименование и дату рождения, отбросив табельные номера. Либо используйте РАЗЛИЧНЫЕ по полям физлица.

Результат из консоли запросов выгружается в табличный документ и далее в Excel. Это удобно для разовых выгрузок, но для регулярной задачи лучше оформить запрос как внешний отчёт, чтобы кадровик мог запускать его самостоятельно.

ВЫБРАТЬ РАЗЛИЧНЫЕ
	Физлица.Наименование КАК ФИО,
	Физлица.ДатаРождения КАК ДатаРождения
ИЗ
	Справочник.ФизическиеЛица КАК Физлица
ГДЕ
	НЕ Физлица.ПометкаУдаления
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
	Физлица.ДатаРождения

Отборы: работающие, уволенные, именинники месяца

Чаще всего список нужен не «все подряд», а с условием. Типовые сценарии отборов:

• Только работающие. В ЗУП в шапке кадрового отчёта есть переключатель «Работающие сотрудники» или отбор «В архиве = Нет». Дата актуальности задаётся полем «на дату» — отчёт покажет состояние на неё.
• Именинники периода. В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Дата рождения» с видом сравнения «В списке» не получится — используйте отбор по месяцу через вычисляемое поле или сформируйте полный список и отсортируйте по дате в Excel.
• По подразделению или организации. Стандартный отбор в шапке отчёта; в иерахическом подразделении включайте флажок «с подчинёнными».

Для регулярной задачи «список именинников на месяц» в ЗУП удобно сформировать полный список с датами рождения, выгрузить в Excel и отфильтровать по месяцу формулой. Это проще и надёжнее, чем строить сложный запрос с функцией МЕСЯЦ().

Выгрузка в Excel и оформление списка

Любой табличный документ 1С сохраняется в Excel: «Файл» → «Сохранить как» → формат «Лист Excel» или кнопка сохранения на панели. Перед выгрузкой уберите лишние колонки в настройках отчёта — так файл будет чище, и не придётся удалять их вручную.

После выгрузки проверьте формат колонки с датами. Иногда Excel воспринимает дату как текст, и сортировка по дате рождения работает неправильно. Признак проблемы: даты выровнены влево и не фильтруются по месяцам. Лечится через «Данные» → «Текст по столбцам» с выбором формата даты на последнем шаге.

Если список передаётся дальше (например, руководителям подразделений), оставьте в нём только необходимое: ФИО, подразделение, дату рождения. Табельный номер, СНИЛС и другие лишние персональные данные без необходимости включать не стоит.

Проверка результата и типичные ошибки

Прежде чем считать список готовым, сверьте его с реальностью. Количество строк должно совпадать с числом работающих сотрудников (его можно посмотреть в отчёте «Численность и текучесть кадров» в ЗУП или в списке сотрудников с отбором). Пустые ячейки в колонке даты рождения — сигнал дозаполнить карточки физлиц.

Отдельная ошибка — править данные прямо в выгруженном Excel, не исправляя их в 1С. Через месяц список сформируют заново, и ручные правки потеряются, а расхождения между файлом и базой создадут путаницу. Все исправления вносите в карточки физических лиц в программе.

FAQ