Другое · 9 мин
Как создать и начислить материальную помощь в 1С
Как оформить материальную помощь в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка вида начисления, документы, НДФЛ, страховые взносы, проводки и типичные ошибки.
Материальная помощь — это выплата сотруднику, не связанная с выполнением трудовых обязанностей: при рождении ребёнка, в связи со смертью родственника, на лечение, к отпуску или в трудной жизненной ситуации. В программах 1С она оформляется отдельным видом начисления со своими настройками налогообложения, поскольку порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами зависит от вида помощи и её суммы.
Порядок действий различается в зависимости от конфигурации. В 1С:ЗУП материальная помощь создаётся как вид начисления и регистрируется специализированным документом. В 1С:Бухгалтерии 8.3 её чаще вводят через документ «Начисление зарплаты» или «Операция, введённая вручную», если зарплатный учёт ведётся в другой программе. Ниже разобраны оба сценария, настройка налогов и проверка результата.
Что определить до настройки: вид помощи и налогообложение
Прежде чем создавать начисление в программе, определите, к какой категории относится выплата. От этого зависит код дохода по НДФЛ, обложение страховыми взносами и отражение в отчётности 6-НДФЛ и РСВ. Ошибка на этом этапе приводит к неверной отчётности и доначислениям при проверке.
Основные варианты: помощь при рождении (усыновлении) ребёнка, помощь в связи со смертью члена семьи, помощь пострадавшим от чрезвычайных ситуаций, помощь на лечение, к отпуску и прочие выплаты. Часть видов полностью освобождается от НДФЛ и взносов при соблюдении условий, часть — в пределах установленного лимита за календарный год, остальные облагаются в общем порядке.
Создание вида начисления в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом откройте раздел «Настройка → Начисления» и нажмите «Создать». Укажите наименование, например «Материальная помощь при рождении ребёнка». Если видов помощи несколько с разным налогообложением, создайте отдельное начисление под каждый — смешивать их в одном виде нельзя.
На вкладке «Налоги, взносы, учёт» задайте: код дохода по НДФЛ (для большинства видов помощи — 2760 с вычетом 503, для помощи при рождении — 2762 с вычетом 504; коды и вычеты могут обновляться, проверяйте актуальные значения), категорию по страховым взносам («Материальная помощь» с соответствующим типом) и способ отражения в бухучёте. На вкладке «Основное» выберите назначение «Материальная помощь» и порядок расчёта — обычно «Фиксированной суммой».
- 1Откройте «Настройка → Начисления» и нажмите «Создать»
- 2Заполните наименование и назначение «Материальная помощь»
- 3На вкладке «Налоги, взносы, учёт» укажите код дохода НДФЛ и категорию взносов
- 4Настройте способ отражения в бухгалтерском учёте
- 5Запишите начисление и проверьте его в тестовом документе
Документальное оформление выплаты
Начислить помощь в ЗУП можно документом «Зарплата → Материальная помощь» (в некоторых релизах — «Все начисления → Материальная помощь»). Укажите сотрудника, вид начисления, сумму и дату выплаты. Дата выплаты важна: именно она определяет период отражения дохода в 6-НДФЛ.
Основание выплаты — заявление сотрудника и приказ руководителя. Для необлагаемых видов помощи потребуются подтверждающие документы: свидетельство о рождении, свидетельство о смерти, справки. Их отсутствие лишает права на льготу по НДФЛ и взносам, даже если в программе всё настроено верно.
После начисления выплата включается в ведомость на выплату (банк, касса) вместе с зарплатой или отдельной ведомостью. Убедитесь, что в ведомости сумма к выплате совпадает с начисленной за минусом НДФЛ, если налог удерживается.
Материальная помощь в 1С:Бухгалтерии 8.3
Если зарплатный учёт ведётся в 1С:Бухгалтерии, откройте «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Расчёт зарплаты → Начисления» и создайте новый элемент. Укажите код дохода по НДФЛ, обложение взносами и счёт затрат (обычно тот же, что у зарплаты сотрудника, либо 91.02 для выплат за счёт прочих расходов — в зависимости от учётной политики и источника выплаты).
Начисление выполняется документом «Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты»: добавьте сотрудника и вручную выберите вид начисления «Материальная помощь» с нужной суммой. Программа рассчитает НДФЛ с учётом вычета, если код дохода настроен правильно.
Если зарплата рассчитывается во внешней программе, а в Бухгалтерии отражаются только проводки, используйте «Операции → Операции, введённые вручную»: Дт 91.02 (или счёт затрат) Кт 70 — начисление, Дт 70 Кт 68.01 — НДФЛ при облагаемой помощи, Дт 70 Кт 50/51 — выплата.
Сравнение вариантов оформления
Полноценный кадрово-расчётный учёт, автоматические коды доходов и отчётность. Подходит при штатном ведении зарплаты
Подходит для небольших компаний, где зарплата считается в Бухгалтерии. Требует ручной проверки кодов и вычетов
Только для отражения результатов внешнего расчёта. Не формирует данные для 6-НДФЛ автоматически — регистры по НДФЛ придётся заполнять отдельно
Налогообложение и отражение в отчётности
НДФЛ: облагаемая часть помощи отражается в 6-НДФЛ. Полностью необлагаемые выплаты (например, в связи со смертью члена семьи при соблюдении условий) в расчёт не включаются, частично облагаемые — показываются вместе с вычетом. Проверьте, что в настройках начисления выбран правильный код вычета, иначе программа удержит налог с полной суммы или, наоборот, не удержит вовсе.
Страховые взносы: категория обложения задаётся в виде начисления. Для помощи в пределах необлагаемого лимита выбирается категория с частичным освобождением, для отдельных видов — полное освобождение. Взносы на травматизм могут иметь собственные правила — проверьте соответствующий флажок в настройках.
После проведения сформируйте аналитические отчёты: «Анализ НДФЛ по документам-основаниям», расчётный листок сотрудника и свод начислений. Сумма помощи должна попасть в нужную строку отчётов 6-НДФЛ и РСВ за соответствующий квартал.
Как проверить результат
Помощь показана отдельной строкой, НДФЛ посчитан с учётом вычета
Налог удержан с полной суммы или помощь слилась с окладом
Доход и вычет отражены на дату фактической выплаты
Выплата попала не в тот период или вычет отсутствует
Необлагаемая часть попала в строку необлагаемых сумм
Вся сумма включена в базу по взносам
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — использование одного вида начисления для разных видов помощи. Помощь при рождении ребёнка и помощь к отпуску имеют разное налогообложение, и объединение их в одном начислении делает отчётность недостоверной. Создавайте отдельные виды начислений под каждую ситуацию.
Вторая ошибка — неверная дата выплаты. Доход по НДФЛ признаётся на дату фактической выплаты, поэтому дата в документе начисления должна совпадать с датой ведомости. Расхождение приводит к нарушениям в 6-НДФЛ.
Ограничение самостоятельной работы: если помощь выплачивается бывшему сотруднику, члену семьи работника или в нестандартной ситуации (единовременная выплата за счёт прибыли, уменьшение налоговой базы по прибыли), проконсультируйтесь с бухгалтером по налогам — порядок учёта расходов в налоге на прибыль для материальной помощи имеет свои особенности.
Проверка перед закрытием периода
Перед сдачей квартальной отчётности сверьте три вещи: суммы начисленной помощи по своду начислений, отражение дохода и вычета в 6-НДФЛ и попадание необлагаемых сумм в РСВ. Удобно использовать типовые проверки отчётности, встроенные в программу.
Если обнаружили ошибку после сдачи отчётности, исправление делается через сторнирование начисления (в ЗУП — документ «Сторно начислений») и подачу уточнённого расчёта. Не редактируйте проведённые документы прошлых периодов напрямую — это нарушит последовательность расчёта налогов.
Что важно запомнить
Материальная помощь оформляется отдельным видом начисления под каждый случай с корректными кодами НДФЛ и категорией взносов. Начисление — специализированным документом, дата выплаты определяет период отчётности. Обязательны заявление, приказ и подтверждающие документы.
Частые вопросы
Нужно ли начислять страховые взносы на материальную помощь к отпуску?
Да, в общем случае такая помощь облагается взносами и НДФЛ сверх необлагаемого лимита, установленного НК РФ за календарный год. В пределах лимита — освобождается при правильно настроенной категории дохода в виде начисления.
Можно ли выплатить помощь бывшему сотруднику в 1С:ЗУП?
Можно. Увольнение не мешает создать документ начисления: выберите бывшего сотрудника в документе «Материальная помощь». Учтите, что льготы по НДФЛ для выплат бывшим работникам применяются с ограничениями — проверьте условия по НК РФ.
Почему программа удержала НДФЛ со всей суммы помощи при рождении ребёнка?
Чаще всего в виде начисления не указан код вычета или выбран неверный код дохода. Откройте начисление, проверьте вкладку «Налоги, взносы, учёт» и убедитесь, что задан соответствующий вычет. Также проверьте, не превышен ли необлагаемый лимит и соблюдены ли сроки выплаты, установленные для льготы.
Как отразить помощь, если зарплата считается в другой программе?
В 1С:Бухгалтерии используйте ручную операцию с проводками по счетам 70, 68.01 и 50/51. Помните, что такая операция не формирует данные для 6-НДФЛ автоматически — при необходимости отражения в отчётности заполните регистры учёта НДФЛ вручную или выгрузите данные из расчётной программы.
Можно ли выплатить помощь вместе с авансом или зарплатой одной ведомостью?
Да, документ «Материальная помощь» в ЗУП попадает в ведомость вместе с другими начислениями, если даты выплаты совпадают. При необходимости можно оформить отдельную ведомость только на сумму помощи — это удобно для внеплановых выплат.
Что делать, если ошибочно начислили помощь дважды?
Оформите документ «Сторно начислений» на лишнюю сумму в текущем периоде, пересчитайте НДФЛ и взносы. Если отчётность уже сдана, подайте уточнённые 6-НДФЛ и РСВ. Излишне выплаченную сумму удерживайте только с согласия сотрудника или через возврат в кассу.