Как завести сотрудника в 1С

Заведение сотрудника в 1С — это не просто заполнение карточки с ФИО. От того, насколько корректно заполнены данные при приёме на работу, зависят расчёт зарплаты, удержание НДФЛ, начисление страховых взносов, кадровая отчётность в налоговую и фонды. Ошибка на этом этапе потом «всплывает» в расчётных листках, регистрах и отчётах, и исправлять её приходится через сторнирование документов.

Порядок действий немного различается в зависимости от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый блок развит полноценно, а в 1С:Бухгалтерии кадровые функции урезаны и рассчитаны на небольшой штат. Ниже разобран общий алгоритм, который работает в обеих программах, с уточнениями по каждой.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и что в программе уже создана организация с заполненными учётными данными: ИНН, регистрационные номера в фондах, настройки учётной политики по зарплате. Без этого документы приёма могут не проводиться или формировать отчётность с пустыми реквизитами.

Что подготовить перед заведением сотрудника

Чтобы приём прошёл без возвратов и доработок, соберите данные заранее. Минимальный набор: ФИО полностью, дата рождения, СНИЛС, ИНН (при наличии), паспортные данные, адрес регистрации, пол, гражданство. Для расчёта зарплаты дополнительно понадобятся: дата приёма, подразделение, должность, размер оклада или тарифной ставки, график работы.

Если сотрудник имеет право на налоговые вычеты (например, на детей), вычет оформляется отдельным документом после приёма — заявление и подтверждающие документы должны быть у работника на руках. Для иностранных граждан потребуется указать статус налогового резидента, так как от него зависит ставка НДФЛ.

Шаг 1. Создание физического лица

В 1С сотрудник и физическое лицо — разные объекты. Физлицо хранит персональные данные (ФИО, документы, СНИЛС), а сотрудник — это связка физлица с организацией и трудовым договором. Один человек может быть сотрудником в нескольких организациях или работать по совместительству — физлицо при этом остаётся одно.

В ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если физлицо уже есть в базе (например, человек работал раньше), программа предложит выбрать существующее — не создавайте дубликат, иначе отчётность по этому человеку раздвоится. Заполните ФИО, дату рождения, пол, затем по ссылкам в карточке внесите СНИЛС, ИНН и данные документа, удостоверяющего личность.

В 1С:Бухгалтерии путь похожий: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → «Создать». Здесь карточка проще, но обязательные поля те же: ФИО, СНИЛС, дата рождения. Паспортные данные вводятся по ссылке «Личные данные» или «Паспортные данные» в зависимости от версии.

1. 1
   Откройте справочник «Сотрудники» и нажмите «Создать»
2. 2
   Введите ФИО полностью, без сокращений, как в паспорте
3. 3
   Укажите дату рождения и пол
4. 4
   Внесите СНИЛС, ИНН, паспортные данные через ссылки в карточке
5. 5
   Запишите карточку и проверьте, что программа не выдала ошибок контроля

Шаг 2. Оформление приёма на работу

Само трудоустройство оформляется документом «Приём на работу» (в ЗУП: «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»; в Бухгалтерии: «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или прямо из карточки сотрудника кнопкой «Оформить документ»). Без проведённого приёма сотрудник не попадёт в расчёт зарплаты — это самая частая причина вопроса «почему человеку не начисляется оклад».

В документе укажите дату приёма, организацию, подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание, выбирайте позицию из него — тогда оклад и график подставятся автоматически. Если штатное расписание не ведётся, должность и условия заполняются вручную.

На вкладке с оплатой труда (в ЗУП — «Оплата труда») укажите основное начисление: «Оплата по окладу» с размером оклада или «Оплата по часовому тарифу». Здесь же добавляются постоянные надбавки и доплаты, если они предусмотрены договором. Проверьте, что начисление назначено именно с даты приёма — иначе первый месяц рассчитается неверно.

График работы

График определяет норму времени для расчёта. Для стандартной пятидневки выберите типовой график «Пятидневка» из справочника «Графики работы сотрудников». Для сменных режимов график нужно создать заранее и заполнить его на весь период работы — пустой график приведёт к нулевой норме часов и ошибкам в расчёте.

Испытательный срок и условия договора

В ЗУП на вкладке «Трудовой договор» укажите номер и дату договора, вид занятости (основное место, совместительство), срок договора для срочных контрактов. Эти данные попадают в кадровые отчёты и печатные формы приказа о приёме (форма Т-1), которую можно вывести прямо из документа.

Шаг 3. Настройка налогов и взносов

Статус налогоплательщика задаётся в карточке сотрудника по ссылке «Подоходный налог» или «Налог на доходы». По умолчанию ставится резидент РФ со ставкой по основной шкале. Для нерезидентов и иностранцев статус нужно сменить вручную — программа не определяет его автоматически по гражданству.

Стандартные вычеты оформляются документом «Заявление на вычеты НДФЛ» (в ЗУП: «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты»). Вычет начинает применяться с месяца, указанного в заявлении. Если заявление подано позже начала года, налог пересчитывается при следующем расчёте — это нормальное поведение, а не ошибка.

Проверка результата после приёма

После проведения документа убедитесь, что всё встало корректно. Откройте список сотрудников — новый человек должен отображаться с подразделением и должностью. В ЗУП сформируйте отчёт «Штатная расстановка» или «Остатки отпусков»: сотрудник должен там присутствовать, а отпускной стаж — начисляться с даты приёма.

Главная проверка — тестовый расчёт. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» (или «Начисление зарплаты» в Бухгалтерии) за месяц приёма и заполните его. Сотрудник должен подтянуться автоматически, а сумма — рассчитаться пропорционально отработанным дням, если он принят не с первого числа. Если сотрудник не попадает в документ, почти всегда причина в одном из трёх: не проведён приём, неверная дата приёма или не назначено начисление.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке

Норма

Отображается с подразделением и должностью

Тревожный признак

Есть в списке, но без должности — приём не проведён

Тестовое начисление

Норма

Сумма рассчитана пропорционально отработанным дням

Тревожный признак

Сотрудник не подтягивается в документ начисления

Карточка НДФЛ

Норма

Статус резидента и вычеты соответствуют документам

Тревожный признак

Статус по умолчанию у иностранца — налог посчитается неверно

Типичные ошибки при заведении сотрудников

Дубли физических лиц — лидер среди проблем. Когда один человек заведён дважды (например, при повторном приёме), отчётность по СНИЛС собирается из двух карточек и расходится с данными фондов. Перед созданием нового физлица всегда ищите по СНИЛС и ФИО в существующих.

Вторая частая ошибка — приём без указания графика или с графиком, не заполненным на нужный период. Внешне всё выглядит нормально, но при расчёте норма времени оказывается нулевой, и оклад либо не считается, либо считается полностью независимо от фактически отработанных дней.

Третья группа ошибок — пренебрежение датами. Дата приёма, дата начала действия начисления и дата заявления на вычет должны быть согласованы. Начисление, назначенное позже даты приёма, оставит первый месяц без оклада.

Особенности в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт минимален: приём, увольнение, начисление зарплаты. Штатного расписания, отпусков со сложными стажами и полноценных кадровых отчётов там нет. Если штат больше нескольких человек или нужны электронные кадровые документы, корректнее работать в ЗУП с последующей синхронизацией проводок в бухгалтерскую программу.

В ЗУП доступны массовые приёмы, работа с позициями штатного расписания, договоры ГПХ (оформляются отдельным документом «Договор (работы, услуги)», а не приёмом на работу) и электронный кадровый документооборот. Учтите: работник по договору ГПХ — это не сотрудник в полном смысле, он не попадает в штатное расписание и ему не положены отпуска и больничные за счёт работодателя в обычном порядке.

Где заводить сотрудника

1С:ЗУП

Полноценный кадровый учёт, штатное расписание, отпуска, отчётность. Подходит для любого штата, но требует настройки и обучения.

1С:Бухгалтерия

Достаточно для микробизнеса с несколькими сотрудниками и простыми начислениями. Ограничена в кадровых документах и отчётах.

ЗУП + синхронизация с БП

Кадры и расчёт в ЗУП, проводки переносятся в Бухгалтерию. Оптимально при разделении ролей кадровика и бухгалтера.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли завести сотрудника без СНИЛС?

Технически программа позволит записать карточку, но сдавать отчётность без СНИЛС нельзя — отчёты по взносам и персонифицированные сведения не пройдут контроль. Если у работника нет СНИЛС, его нужно оформить через работодателя до первой сдачи отчётности.

Сотрудник принят, но не попадает в начисление зарплаты. Что проверить?

Проверьте три вещи: проведён ли документ «Приём на работу», попадает ли дата приёма в расчётный месяц и назначено ли сотруднику плановое начисление (оклад или тариф). Чаще всего причина — непроведённый приём или начисление, назначенное с более поздней даты.

Как оформить совместителя?

Создаётся новый сотрудник для того же физического лица — дублировать само физлицо не нужно. В приёме укажите вид занятости «внутреннее совместительство» (если человек уже работает в этой организации) или «внешнее совместительство», задайте отдельный график и долю ставки.

Нужно ли заводить работников по договорам ГПХ как сотрудников?

В ЗУП исполнителей по ГПХ оформляют через документ «Договор (работы, услуги)», при этом физлицо создаётся в базе, но трудовой договор не заводится. В Бухгалтерии такие выплаты обычно проводят через договоры с контрагентами. Смешивать ГПХ с приёмом на работу нельзя — это разные налоговые и кадровые последствия.

Как исправить ошибку в ФИО или дате рождения после приёма?

Персональные данные исправляются в карточке физического лица, а не в документе приёма. В ЗУП изменения ФИО фиксируются с указанием даты, с которой действует новое значение, — это важно для корректной истории в отчётности. После правки проверьте, не сдана ли уже отчётность со старыми данными: если сдана, потребуется уточнённая форма.

Можно ли завести сотрудника задним числом?

Документ приёма можно ввести прошлой датой, если период ещё не закрыт и отчётность за него не сдана. Если зарплата за тот месяц уже рассчитана и выплачена, задний приём потребует пересчёта и, возможно, уточнённых отчётов. Перед такими действиями сделайте резервную копию базы.