Другое · 13 мин
Как рассчитать увольнение сотрудника в 1С
Как оформить и рассчитать увольнение сотрудника в 1С:ЗУП: приказ, компенсация отпуска, выходное пособие, удержания, проверка расчёта и выплата.
Расчёт при увольнении — одна из самых ответственных операций в зарплатном учёте: ошибка в компенсации отпуска или неверный НДФЛ приводят к претензиям сотрудника, доначислениям и штрафам. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) весь процесс автоматизирован, но программа корректно посчитает только при условии, что кадровые данные, отпуска и начисления за период работы введены полностью.
Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1 — именно в ней работает большинство организаций. В 1С:Бухгалтерии 8 механика похожа, но часть документов и отчётов называется иначе, а возможности расчёта выходных пособий ограничены. Ниже разобран полный цикл: от приказа на увольнение до проверки расчётного листка и выплаты.
Подготовка: что проверить до создания документа увольнения
Прежде чем создавать приказ, убедитесь, что в базе отражена вся история работы сотрудника. Программа считает компенсацию отпуска по остаткам, которые накапливаются документами «Отпуск», «Отсутствие» и кадровыми переводами. Если часть отпусков вводилась вручную или переносилась из другой программы начальными остатками, сверьте их фактическими данными — иначе компенсация будет неверной.
Второй блок проверки — начисления и отработанное время за текущий месяц. Если сотрудник увольняется в середине месяца, документ увольнения сам рассчитает зарплату за отработанные дни, но только при условии, что график работы сотрудника заполнен и нет неотражённых отклонений (больничных, командировок, прогулов). Все отсутствия должны быть введены до расчёта увольнения.
Третий момент — задолженности и удержания: алименты, займы, неотработанные авансы, материальный ущерб. Проверьте действующие исполнительные листы и договоры займа, чтобы программа корректно удержала суммы при окончательном расчёте. Помните об ограничении: общий размер удержаний при увольнении ограничен трудовым законодательством, и программа контролирует это только частично.
Что проверить до расчёта
Совпадает с данными отчёта «Остатки отпусков» и кадровыми приказами
Остаток не сходится с реальными отпусками сотрудника
Заполнен на весь месяц увольнения
Пустые периоды или неверный график после перевода
Все премии, больничные, отсутствия введены
Есть неотражённые документы, расчёт будет неполным
Создание приказа на увольнение
Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников одной датой, удобнее использовать «Увольнение списком» — он создаёт отдельные расчёты по каждому человеку, но оформляется одним приказом.
В документе укажите сотрудника, дату увольнения и основание — статью Трудового кодекса. Основание влияет на дальнейший расчёт: при сокращении штата программа предложит начислить выходное пособие и сохраняемый заработок на период трудоустройства, а при увольнении по собственному желанию — только зарплату и компенсацию отпуска. Поле «Дата увольнения» — это последний рабочий день сотрудника, именно за него начисляется зарплата.
Обратите внимание на флажки в документе. «Начислить зарплату» включает расчёт оплаты за отработанное время текущего месяца. «Компенсировать отпуск» рассчитывает компенсацию за неиспользованные дни — программа подставит остаток автоматически, но его можно скорректировать вручную, если есть задокументированные расхождения. Если сотрудник использовал отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни отпуска.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Увольнение»
- 2Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
- 3Проверьте автоматически рассчитанную компенсацию отпуска и зарплату
- 4Откройте вкладку с начислениями и сверьте средний заработок
- 5Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
- 6Сформируйте ведомость на выплату и расчётный листок
Как программа считает компенсацию за неиспользованный отпуск
Компенсация рассчитывается как произведение количества неиспользованных дней отпуска на среднедневной заработок. Количество дней программа определяет по остаткам: за каждый отработанный месяц положена доля ежегодного отпуска, из накопленного вычитаются фактически использованные дни. Посмотреть детализацию можно по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» прямо в документе увольнения.
Средний заработок для компенсации считается по правилам для отпускных — за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Если сотрудник увольняется в том же месяце, в котором принят, или расчётного периода нет, программа использует данные фактически отработанного времени. Откройте калькулятор среднего заработка (кнопка с изображением калькулятора рядом с суммой) и проверьте, какие начисления и дни попали в базу.
Типовая ошибка — заниженный средний заработок из-за того, что премия была начислена документом, не участвующим в расчёте среднего, либо период отсутствия отражён неверным видом отсутствия. Если сумма выглядит подозрительно, сравните её с расчётом отпускных за аналогичный период или сформируйте отчёт «Анализ среднего заработка».
Выходное пособие и сохраняемый заработок при сокращении
При увольнении по сокращению штата или ликвидации организации в документе появляется дополнительная вкладка «Выходное пособие». Программа рассчитает пособие в размере среднего месячного заработка за первый месяц после увольнения. Средний здесь считается иначе, чем для отпуска: по рабочим дням в оплачиваемом периоде, а не по календарным.
Сохраняемый заработок за второй и третий месяцы трудоустройства в документ увольнения не входит — он начисляется позже отдельным документом «Выплата бывшим сотрудникам», когда человек принесёт подтверждение, что не трудоустроился. Не включайте эти суммы в окончательный расчёт в день увольнения: это распространённая ошибка, приводящая к переплате и проблемам с НДФЛ.
По НДФЛ и взносам действует льгота: выходное пособие в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера) не облагается. Программа применяет льготу автоматически, если вид начисления настроен корректно. Если пособие по локальным актам больше лимита, сверхлимитная часть облагается НДФЛ и взносами — проверьте это на вкладке с налогами.
Сравнение выплат при разных основаниях
Зарплата за отработанные дни + компенсация отпуска. Выходное пособие не положено, если не предусмотрено договором
Зарплата + компенсация отпуска + выходное пособие за первый месяц. Средний заработок за 2–3 месяцы — отдельно после подтверждения нетрудоустройства
Зарплата + компенсация отпуска + отступные, если предусмотрены соглашением. Сумму отступных вводят вручную
Зарплата минус удержание за неотработанные дни отпуска. Удержание ограничено размером причитающихся выплат
НДФЛ, взносы и удержания при окончательном расчёте
Документ увольнения автоматически исчисляет НДФЛ со всех облагаемых выплат и страховые взносы. Дата получения дохода по зарплате — день выплаты, поэтому налог попадёт в уведомление по ЕНП того периода, когда деньги фактически выданы. Все причитающиеся суммы по закону должны быть выплачены в день увольнения; если сотрудник в этот день не работал — не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте.
Удержания по исполнительным листам программа выполнит в том же документе. Проверьте, что после всех удержаний сумма к выплате не стала отрицательной: если долгов больше, чем начислено, потребуется отдельная договорённость с сотрудником о возврате, а программа сама такую ситуацию не «разрулит» — только покажет отрицательный итог.
После проведения документа сформируйте расчётный листок и справку о заработке для сотрудника. В ЗУП 3.1 также нужно проверить формирование сведений для СФР (бывший ПФР): кадровое событие увольнения должно попасть в отчёт ЕФС-1 с соответствующим событием. Подача сведений об увольнении — обязанность работодателя с жёстким сроком, просрочка грозит штрафом.
Выплата и проверка результата
Окончательный расчёт выплачивается документом «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета» — в зависимости от способа выплаты в вашей организации. В ведомости выберите вид выплаты «Увольнение» — тогда программа подтянет именно суммы по документу увольнения, а не плановый аванс или зарплату. Если сотрудник получает зарплату на карту в рамках зарплатного проекта, убедитесь, что лицевой счёт ещё действует.
После выплаты сверьте результат по нескольким контрольным точкам: расчётный листок сотрудника, оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 (при синхронизации с бухгалтерией), отчёт по НДФЛ и сальдо взаиморасчётов. По уволенному сотруднику долг организации должен обнулиться — если в отчёте «Задолженность по зарплате» человек остался с суммой, значит, что-то не выплачено или выплачено дважды.
Не забудьте про документы на руки: трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности), справка о заработке, выписки из ЕФС-1 и персонифицированных сведений. В ЗУП печатные формы доступны из документа увольнения и из карточки сотрудника.
Особые сценарии и ограничения
Увольнение в 1С:Бухгалтерии 8
В бухгалтерской конфигурации нет отдельного документа увольнения с автоматическим расчётом: кадровое увольнение оформляется приказом, а начисления — документом «Начисление зарплаты» с ручным добавлением компенсации отпуска. Остатки отпусков программа не отслеживает, поэтому количество дней компенсации придётся посчитать самостоятельно. Для организаций с несколькими увольнениями в месяц это существенное ограничение и аргумент в пользу ЗУП.
Увольнение в последний день месяца
Если последний рабочий день совпадает с последним днём месяца, этот месяц включается в расчётный период среднего заработка — программа обрабатывает ситуацию корректно, но при ручном пересчёте среднего легко ошибиться. Дополнительно проверьте, не начислена ли уже зарплата за этот месяц отдельным документом: двойного начисления быть не должно.
Отмена или изменение увольнения
Если сотрудник отозвал заявление или дата изменилась, не редактируйте проведённый документ «задним числом» без анализа последствий: по нему могли быть сформированы ведомости, отчёты в СФР и уведомления по НДФЛ. Правильный путь — отменить проведение до выплаты либо создать корректирующие документы, если выплата и отчётность уже прошли.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Как проверить, правильно ли программа посчитала дни компенсации отпуска?
Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» на дату увольнения и сравните с количеством дней в документе. В самом документе нажмите ссылку «Как сотрудник использовал отпуск?» — там видна расшифровка по рабочим годам: сколько дней заработано и сколько использовано.
Что делать, если средний заработок в документе равен нулю?
Чаще всего причина в том, что расчётный период пуст: сотрудник был принят недавно или начисления введены документами, не участвующими в среднем. Откройте калькулятор среднего заработка, посмотрите состав базы и при необходимости введите недостающие начисления или скорректируйте расчётный период вручную.
Нужно ли начислять компенсацию отпуска совместителю при увольнении?
Да. Совместители имеют право на ежегодный отпуск и компенсацию за неиспользованные дни на общих основаниях. В ЗУП совместитель оформляется отдельным сотрудником, и увольнение рассчитывается по нему так же, как по основному месту работы.
Как удержать задолженность по займу при увольнении?
Если договор займа отражён в программе, остаток долга будет виден в расчёте. Удержание из суммы увольнения возможно с согласия сотрудника и в пределах ограничений по удержаниям. Если начислений не хватает, оформите соглашение о возврате и внесение денег в кассу или на счёт отдельно.
Можно ли рассчитать увольнение, если месяц ещё не закрыт?
Можно — документ увольнения самостоятельно начисляет зарплату за отработанные дни, не дожидаясь итогового начисления зарплаты за месяц. Важно только, чтобы все отсутствия и разовые начисления были введены до расчёта увольнения, иначе сумма будет неполной.
Где взять справку о заработке для увольняемого сотрудника?
В карточке сотрудника и в документе увольнения доступны печатные формы справок о доходах. Также сформируйте выписки из отчётов, которые подавались в фонды, — сотрудник вправе получить их при увольнении вместе с остальными документами.
Что важно запомнить
Расчёт увольнения в 1С:ЗУП выполняется одним документом, но качество результата зависит от исходных данных: остатков отпусков, среднего заработка и удержаний. Проверяйте расшифровки до проведения, выплачивайте через ведомость с видом «Увольнение» и контролируйте обнуление задолженности по сотруднику после выплаты.