Как в 1С:ЗУП отразить отгул сотруднику

Отгул в 1С:ЗУП 8.3 отражается по-разному в зависимости от того, за что он предоставлен: за работу в выходной или праздничный день, за сверхурочную работу, за донорство или по семейным обстоятельствам без сохранения заработка. От выбранного основания зависит, каким документом оформлять отсутствие, как оно попадёт в табель и повлияет ли на расчёт зарплаты.

Основной инструмент — документ «Отсутствие» (в ранних версиях — «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)») из раздела «Кадры» или «Зарплата». Для отгулов за работу в выходные дополнительно потребуется документ «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздники», который фиксирует право сотрудника на дополнительный день отдыха.

Ошибки в оформлении приводят к некорректному табелю, заниженной или завышенной оплате и расхождениям с производственным календарём. Ниже разобраны основные сценарии с пошаговыми действиями и способами проверки результата.

Какие виды отгулов различает программа

Прежде чем создавать документ, определите основание отгула, потому что от него зависит вид отсутствия и влияние на оплату:

• Отгул за работу в выходной или праздничный день — день отдыха взамен отработанного выходного. Сам день отгула не оплачивается, а работа в выходной оплачивается в одинарном размере.
• Отгул за сверхурочную работу — дополнительное время отдыха вместо повышенной оплаты сверхурочных часов.
• День отдыха за донорство — оплачивается по среднему заработку.
• Отгул без сохранения зарплаты по заявлению сотрудника (по семейным обстоятельствам) — не оплачивается и уменьшает норму времени.

Виды отсутствий настраиваются в справочнике «Виды отсутствий» (раздел «Настройка» — «Виды отсутствий»). В типовой поставке нужные виды уже созданы, но в доработанных конфигурациях стоит проверить, что вид отсутствия «Отгул» существует и привязан к правильному обозначению в табеле.

Как оформить отгул за работу в выходной или праздник

Это самый частый сценарий. Он состоит из двух этапов: сначала фиксируется сама работа в выходной с выбором компенсации, затем — день отгула.

Шаг 1. Создайте документ «Работа в выходные и праздники» (раздел «Зарплата» — «Работа сверхурочно» — «Работа в выходные и праздники», либо «Кадры» — «Все кадровые документы»). Укажите сотрудника, дату работы и количество часов. В поле способа компенсации выберите «Отгул». Если выбрать «Повышенная оплата», работа будет оплачена в двойном размере, а права на отгул не возникнет.

Шаг 2. Когда сотрудник решит использовать день отдыха, создайте документ «Отсутствие» (раздел «Кадры» — «Отсутствия» или «Зарплата» — «Отсутствия»). Выберите вид отсутствия «Отгул», укажите сотрудника и дату (или период). Проведите документ.

1. 1
   Создайте «Работа в выходные и праздники», выберите компенсацию «Отгул»
2. 2
   Проведите документ — работа оплатится в одинарном размере
3. 3
   В месяце отгула создайте документ «Отсутствие» с видом «Отгул»
4. 4
   Укажите сотрудника и дату отдыха, проведите
5. 5
   Проверьте табель: в день отгула должно стоять обозначение отгула, а работа в выходной — «РВ»

Важный нюанс оплаты: при выборе компенсации «Отгул» работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а день отгула не оплачивается и не уменьшает оклад за месяц, в котором он предоставлен. Если сотруднику за месяц отгула начислено меньше обычного — это повод проверить настройки вида расчета.

Как оформить отгул без сохранения зарплаты

Если сотрудник просит день за свой счёт, создайте документ «Отсутствие» с видом «Отпуск без сохранения оплаты» (или «Дополнительные выходные дни без сохранения зарплаты» — зависит от настроек вашей конфигурации). Укажите дату или период и проведите.

Такой день уменьшает норму рабочего времени и фактически отработанное время, поэтому оклад за месяц будет рассчитан пропорционально отработанным дням. В табеле день отразится обозначением «ДО» или «ОЗ» в зависимости от вида отсутствия.

Сравнение вариантов отгулов

Отгул за работу в выходной

Оклад за месяц отгула сохраняется полностью; работа в выходной оплачена одинарно. Подходит, когда сотрудник выбрал день отдыха вместо двойной оплаты.

Отпуск без сохранения оплаты

Оклад уменьшается пропорционально пропущенным дням. Подходит для отгулов «за свой счёт» по заявлению.

Дополнительный день отдыха за донорство

Оплачивается по среднему заработку. Оформляется отдельным видом отсутствия, требует справки-основания.

Как отгул отразится в табеле и расчёте зарплаты

После проведения документов сформируйте табель учёта рабочего времени (раздел «Отчёты, справки» — «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»). День отгула за работу в выходной обычно отображается обозначением «НВ» или «ОВ» (зависит от настройки вида отсутствия), работа в выходной — «РВ».

Для проверки оплаты откройте расчётный листок сотрудника («Отчёты, справки» — «Расчетный листок») за оба месяца: месяц работы в выходной и месяц отгула. В первом должна быть строка оплаты работы в выходные (одинарная при компенсации отгулом), во втором — полный оклад без уменьшения, если отгул оформлен корректным видом отсутствия.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц отгула

Норма

В день отгула стоит обозначение отгула, день не считается ни рабочим, ни прогулом

Тревожный признак

День пустой, стоит «НН» (неявка) или день засчитан как отработанный

Расчётный листок за месяц отгула

Норма

Оклад начислен полностью, отгул не уменьшил оплату

Тревожный признак

Оплата уменьшена пропорционально — значит, выбран неоплачиваемый вид отсутствия

Расчётный листок за месяц работы в выходной

Норма

Есть оплата работы в выходной в одинарном размере

Тревожный признак

Двойная оплата — значит, в документе выбрана компенсация «Повышенная оплата», а не «Отгул»

Настройка вида расчета, если отгул считается неправильно

Если при стандартном виде отсутствия оклад за месяц отгула уменьшается, проверьте настройку вида расчета «Оплата по окладу»: раздел «Настройка» — «Начисления», откройте начисление оклада, вкладка «Зависимости» или порядок расчёта. Оклад должен рассчитываться по формуле, где время отгула учитывается как отработанное (в типовой конфигурации для этого вид отсутствия «Отгул» настроен как не вытесняющий норму).

Также проверьте сам вид отсутствия: «Настройка» — «Виды отсутствий» — «Отгул». Там задаётся обозначение в табеле и характер отсутствия. Изменения в типовых настройках делайте осознанно: некорректная правка затронет всех сотрудников и прошлые периоды при пересчёте.

Типичные ошибки при отражении отгулов

Отдельная ошибка — оформление нескольких отгулов одним документом на длительный период «про запас». Документ «Отсутствие» должен соответствовать фактическим датам отдыха по заявлению сотрудника, иначе кадровый учёт и реальность разойдутся.

Что делать, если отгул введён задним числом

Если зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена, а отгул нужно внести позже, создайте документ «Отсутствие» нужной датой. Программа при следующем расчёте зарплаты предложит перерасчёт (механизм доначислений и перерасчётов). Проверьте документ «Начисление зарплаты и взносов» за следующий месяц — там появится корректировка.

Если перерасчёт не появился автоматически, проверьте настройку: «Настройка» — «Расчёт зарплаты» — флаг использования доначислений и перерасчётов. При отключённом механизме исправление вносится вручную документом «Доначисление, перерасчёт».

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник работал в выходной и хочет день отдыха«Работа в выходные и праздники» с компенсацией «Отгул», затем «Отсутствие» с видом «Отгул»

Сотрудник просит день за свой счёт«Отсутствие» с видом «Отпуск без сохранения оплаты»

Отгул нужно внести в уже рассчитанный месяцСоздайте «Отсутствие» задним числом и проверьте перерасчёт в следующем начислении зарплаты

Оклад за месяц отгула уменьшилсяПроверьте вид отсутствия и настройку формулы оклада по учёту времени

FAQ: частые вопросы об отгулах в 1С:ЗУП

Можно ли оформить отгул на несколько дней одним документом?

Да, в документе «Отсутствие» можно указать период с даты по дату. Но каждый день отгула должен иметь основание (например, накопленные дни за работу в выходные). Указывайте реальные даты отдыха по заявлению сотрудника.

Почему в табеле отгул показывается как «НН»?

Обозначение «НН» (неявка по невыясненным причинам) появляется, когда отсутствие не зарегистрировано документом. Создайте и проведите документ «Отсутствие» с нужным видом — после этого табель заполнится корректным обозначением.

Как оформить отгул на несколько часов, а не на целый день?

В документе «Отсутствие» установите признак отсутствия в течение части смены (если он доступен в вашей версии) и укажите количество часов. Если такой возможности нет, частичный отгул оформляется через настройку графика или отдельным видом внутрисменного отсутствия.

Сгорает ли отгул, если сотрудник его не использовал?

Программа не контролирует сроки использования отгулов автоматически — учёт остатков ведётся по документам оснований и отсутствий. Для контроля используйте отчёты по остаткам отпусков и отгулов либо ведите аналитику вручную, сверяя документы «Работа в выходные и праздники» с предоставленными отсутствиями.

Нужно ли оформлять приказ на отгул?

Документ «Отсутствие» в ЗУП заменяет приказ в электронном виде и является основанием для табеля и расчёта. При необходимости бумажного приказа его формируют по локальным правилам организации — типовой печатной формы приказа именно на отгул в программе может не быть.