Как в 1С провести увольнение в связи со смертью сотрудника

Прекращение трудового договора в связи со смертью работника — особый случай увольнения, который оформляется по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. От обычного увольнения по собственному желанию он отличается тем, что заявление от работника отсутствует, основанием служит свидетельство о смерти, а начисленные суммы выплачиваются не самому сотруднику, а членам его семьи или лицам, оплатившим похороны.

В 1С:ЗУП 3.1 для такой ситуации предусмотрен штатный механизм: документ «Увольнение» с соответствующей статьей ТК РФ автоматически рассчитает компенсацию отпуска, исключит сотрудника из штатного расписания и сформирует данные для отчетности. Однако есть нюансы с датой увольнения, НДФЛ, страховыми взносами и порядком выдачи денег родственникам, которые важно учесть, чтобы не нарушить законодательство и не исказить отчетность.

Ниже разобран полный цикл: от получения свидетельства о смерти до сдачи уведомления в СФР и выдачи окончательного расчета. Инструкция актуальна для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1; в 1С:КАМИН и других решениях логика аналогична, но названия документов могут отличаться.

Документы-основания и дата увольнения

Основанием для прекращения трудового договора служит свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГС, либо вступившее в силу решение суда о признании работника умершим или безвестно отсутствующим. До получения этого документа приказ об увольнении издавать нельзя — даже если о смерти известно из других источников.

Датой увольнения указывается дата смерти, указанная в свидетельстве, а не дата издания приказа. Это принципиально важно: трудовой договор прекращается в силу обстоятельства, не зависящего от воли сторон, поэтому «задним числом» здесь оформление не считается — приказ датируется днем получения документа, а дата прекращения договора в нем — день смерти.

Если работник умер в выходной или праздничный день, датой увольнения все равно остается дата смерти. Переносить её на ближайший рабочий день, как это иногда делают при обычных увольнениях, не нужно.

Оформление документа «Увольнение» в 1С:ЗУП 3.1

Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Заполните поля в следующем порядке.

В поле «Сотрудник» выберите работника. В поле «Дата увольнения» укажите дату смерти по свидетельству. В поле «Основание увольнения» из справочника статей ТК РФ выберите «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ» — «Прекращение трудового договора вследствие смерти работника». Если такой статьи нет в списке, добавьте её вручную в справочник «Основания увольнения».

В поле «Документ-основание» укажите реквизиты свидетельства о смерти: серию, номер, дату выдачи и наименование органа ЗАГС. Эти данные понадобятся для приказа по форме Т-8 и для проверок.

1. 1
   Получите свидетельство о смерти, сделайте копию в личное дело
2. 2
   Создайте документ «Увольнение»: раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»
3. 3
   Укажите сотрудника, дату смерти как дату увольнения, статью «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ»
4. 4
   Внесите реквизиты свидетельства в поле «Документ-основание»
5. 5
   Перейдите на вкладку «Начисления и удержания», проверьте автоматический расчет компенсации отпуска
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
7. 7
   Ознакомить работника с приказом невозможно — сделайте отметку об этом в приказе

Расчет выплат: компенсация отпуска и зарплата

При проведении документа «Увольнение» программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск исходя из остатка дней отпуска на дату смерти и среднего заработка. Проверьте остаток отпуска через отчет «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчеты») — если в учете были ошибки, скорректируйте остатки до проведения увольнения.

Заработная плата за отработанные дни месяца смерти начисляется документом «Начисление зарплаты и взносов» в обычном порядке — программа рассчитает её пропорционально отработанному времени до даты смерти. Если увольнение проведено до расчета зарплаты за месяц, сотрудник попадет в документ начисления автоматически.

Если работнику были начислены больничные, не выплаченные при жизни, их тоже включают в окончательный расчет. Пособие по временной нетрудоспособности, не полученное умершим, выплачивается членам семьи в общем порядке.

НДФЛ и страховые взносы: ключевые особенности

Это самый важный отличительный момент. Выплаты, начисленные умершему работнику и выплачиваемые наследникам, не облагаются НДФЛ — налог не удерживается, поскольку обязанность по уплате налога прекращается со смертью физического лица. В 1С:ЗУП при корректно указанной статье увольнения по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ программа не удерживает НДФЛ с окончательного расчета.

Страховые взносы на суммы, начисленные в пользу умершего работника после даты смерти, также не начисляются, так как трудовые отношения прекратились. Однако выплаты, начисленные за периоды до смерти (например, зарплата за отработанный месяц), облагаются взносами в обычном порядке — здесь зависит от даты начисления, поэтому важно правильно расставить даты документов.

Проверьте результат: в документе «Увольнение» на вкладке с налогами сумма НДФЛ к удержанию по окончательному расчету должна быть нулевой, а в разделе взносов начислений быть не должно. Если программа удержала НДФЛ — проверьте, правильно ли выбрана статья ТК РФ и дата увольнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата увольнения в документе

Норма

Совпадает с датой смерти в свидетельстве

Тревожный признак

Стоит дата приказа или следующий рабочий день

НДФЛ в документе «Увольнение»

Норма

Не удерживается с окончательного расчета

Тревожный признак

Программа рассчитала налог к удержанию

Остаток отпуска

Норма

Совпадает с отчетом «Остатки отпусков»

Тревожный признак

Компенсация рассчитана от неверного остатка

Сотрудник в списках

Норма

Исключен из работающих, в карточке стоит «Уволен»

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим, попадает в штатные отчеты

Отчетность: ЕФС-1, персонифицированные сведения и 6-НДФЛ

На умершего работника подается отчет ЕФС-1 (раздел 1, подраздел 1.1) с кадровым событием «Увольнение» — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП отчет формируется через раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или документ «Сведения о трудовой деятельности» в разделе «Кадры». Проверьте, что в сведениях указана статья «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ» и дата увольнения равна дате смерти.

В персонифицированные сведения о физлицах умерший включается с выплатами за период до даты смерти. В расчете 6-НДФЛ выплаты умершему, с которых налог не удерживался в связи со смертью, отражаются по особым правилам — доход и исчисленный налог показываются в периоде смерти, а в следующем периоде налог списывается как невозможный к удержанию. Конфигурация делает это автоматически при корректном проведении документов.

Электронную трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) формирует тот же ЕФС-1. Если работник вел бумажную трудовую книжку, в неё вносится запись о прекращении договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ со ссылкой на приказ, и книжка выдается члену семьи под расписку либо направляется по почте по его заявлению.

Выплата денег родственникам и оформление получателя

Зарплата и иные причитающиеся суммы, не полученные работником ко дню смерти, выплачиваются члену его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего, в течение недели со дня подачи соответствующего заявления. Заявление подается с приложением документа, подтверждающего родство (свидетельство о браке, о рождении), и копии свидетельства о смерти.

В 1С:ЗУП выплату оформляют через документ «Ведомость» (в кассу или в банк). Получателем по ведомости остается сам умерший сотрудник — деньги выдаются по его начислению, но фактическое получение оформляется на основании заявления родственника. Реквизиты заявления и документов получателя сохраните в личном деле; в комментарии к ведомости укажите, кому и на каком основании выданы деньги.

Если за выплатой никто не обратился, суммы депонируются. Суммы, не востребованные наследниками в установленные сроки, включаются в состав наследства и выплачиваются уже по правилам наследственного права через нотариуса.

Особые ситуации и ограничения

Смерть в период отпуска или больничного

Если работник умер, находясь в отпуске или на больничном, порядок тот же: дата увольнения — дата смерти. Неиспользованные дни отпуска компенсируются, а пособие по нетрудоспособности начисляется по день смерти включительно и выплачивается родственникам.

Судебное признание умершим

Когда сотрудник безвестно отсутствует и суд признает его умершим, основанием служит решение суда. Дата увольнения — дата вступления решения в силу или указанная судом дата смерти. До получения решения суда работника не увольняют: отсутствие фиксируют в табеле кодом «НН» (неявка по невыясненным причинам) без начисления зарплаты.

Компенсации и пособия на погребение

Пособие на погребение выплачивается через СФР либо работодателем (если регион предусматривает такой механизм) лицу, оплатившему похороны. Это отдельная выплата, она не отражается как начисление умершему сотруднику и оформляется за пределами документа «Увольнение».

Частые вопросы

Можно ли оформить увольнение, если родственники не принесли оригинал свидетельства о смерти?

Нет. Основанием служит свидетельство о смерти или решение суда. Достаточно копии, если она позволяет установить реквизиты документа и факт смерти, но до получения документа приказ издавать нельзя. Пока документа нет, работник числится в штате, в табеле ставится неявка по невыясненным причинам.

Кто должен расписаться в приказе об увольнении вместо работника?

Никто — ознакомить умершего с приказом невозможно. На приказе делается отметка об этом, например: «С приказом ознакомить невозможно в связи со смертью работника». Родственники в приказе не расписываются, их подпись требуется только при получении трудовой книжки и денежных средств.

Облагаются ли выплаты умершему НДФЛ и взносами, если их начислили после смерти?

Суммы, начисленные уже после даты смерти (например, окончательный расчет при увольнении), не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Выплаты за периоды до смерти, начисленные до даты смерти, облагаются взносами в обычном порядке. В 1С:ЗУП это контролируется датами документов и статьей увольнения.

Что делать, если у умершего был непогашенный аванс или долг перед организацией?

Удержать долг из окончательного расчета в полном объеме нельзя — при увольнении по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ удержания за неотработанные дни отпуска не производятся. Задолженность по подотчетным суммам или займам взыскивается с наследников в рамках наследственного правоотношения, а не через зарплатный расчет.

Нужно ли удалять умершего сотрудника из базы 1С?

Нет. Карточка сотрудника, его начисления и кадровые документы должны сохраняться в базе — они нужны для справок наследникам, архивного хранения и возможных проверок. Достаточно того, что после проведения увольнения сотрудник перестает попадать в списки работающих и в плановые начисления.

В какой срок нужно выплатить деньги родственникам?

Выплата производится не позднее недели со дня подачи членом семьи заявления с подтверждающими документами. Если за выплатой никто не обратился в установленные сроки, суммы депонируются и в дальнейшем передаются наследникам через нотариуса в составе наследства.