Другое · 11 мин
Как в 1С сделать исполняющего обязанности
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП оформить исполняющего обязанности, назначить доплату за совмещение, отразить отсутствие и проверить расчёт зарплаты.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) исполняющего обязанности оформляют несколькими способами: кадровым временным переводом, если работник полностью замещает отсутствующего коллегу, или документом «Совмещение должностей», когда чужие обязанности выполняются параллельно со своими за доплату. Ошибка на этом этапе грозит неверным расчетом доплаты и претензиями при проверке, поэтому важно сразу определить, освобождается ли сотрудник от своей основной работы на время замещения, — от этого зависит выбор документа и настройка начислений.
Главная сложность — не перепутать кадровое оформление с расчётным. Если оформить замещение неправильным документом, доплата не начислится, а в отчётах по отсутствиям и штатному расписанию появятся ошибки. Ниже разобраны рабочие способы для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1, порядок настройки начислений и проверка результата в расчёте зарплаты.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права кадровика и расчётчика (или полные права), а в настройках программы включён учёт совмещений и отсутствий. Без этого часть документов и начислений будет просто недоступна.
Какие варианты замещения есть в 1С:ЗУП
Программа поддерживает три основных сценария. Первый — совмещение должностей: сотрудник продолжает выполнять свою работу и дополнительно берёт обязанности отсутствующего коллеги с доплатой. Это самый частый вариант для временного замещения на период отпуска или болезни.
Второй сценарий — временный кадровый перевод: сотрудник полностью освобождается от своих обязанностей и переводится на позицию отсутствующего. Его собственная позиция на это время остаётся вакантной либо закрывается другим работником. Третий вариант — расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ, когда формально замещаемой должности нет, а есть дополнительный объём задач.
Сравнение вариантов оформления
Подходит, когда сотрудник работает за себя и за отсутствующего. Доплата считается автоматически, основная позиция сохраняется.
Подходит при полном освобождении от своих обязанностей. Требует обратного перевода по окончании срока.
Быстрый вариант для коротких периодов, но без кадрового отражения — в отчётах замещение не видно.
Для большинства случаев «исполняющий обязанности» — это именно совмещение: директор ушёл в отпуск, его функции временно выполняет заместитель с доплатой. Дальше разберём этот путь подробно, а перевод рассмотрим отдельно.
Подготовка: настройки программы и виды начислений
Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» либо сразу «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и проверьте, что включены возможности учёта совмещений. В типовой ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Настройка» → «Состав начислений и удержаний» и на закладке «Учёт отсутствий» убедитесь, что флажки совмещения и исполнения обязанностей установлены.
Затем проверьте наличие вида начисления для доплаты. Обычно в типовой поставке уже есть начисление «Доплата за совмещение должностей» с формулой расчёта от процента оклада замещаемого сотрудника или фиксированной суммой. Если его нет, создайте новое начисление: «Настройка» → «Начисления» → «Создать», назначение — «Повременная оплата труда и надбавки», способ расчёта — процентом от базы или фиксированной суммой.
Также проверьте, что у замещаемого сотрудника корректно оформлено отсутствие — отпуск, больничный или командировка. Документ «Совмещение должностей» умеет подтягивать период отсутствия автоматически, и это избавляет от ручного контроля дат окончания доплаты.
Оформление совмещения должностей пошагово
Основной рабочий инструмент — документ «Совмещение должностей» в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» или «Зарплата» → «Совмещения должностей». Создайте новый документ и заполните поля последовательно.
В поле «Сотрудник» выберите того, кто будет исполнять обязанности. В поле «Совмещаемая должность» укажите позицию штатного расписания отсутствующего работника. Если замещение привязано к конкретному отсутствию, установите флажок «Исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника» и выберите его — программа подставит период из документа отсутствия.
Далее укажите размер доплаты: процент от оклада замещаемой должности, процент от оклада самого сотрудника или фиксированную сумму. Проверьте даты начала и окончания — по окончании срока начисление прекратится автоматически, отдельный документ отмены не нужен.
- 1Проверьте, что у отсутствующего сотрудника оформлен документ отсутствия (отпуск, больничный).
- 2Создайте документ «Совмещение должностей» и выберите исполняющего обязанности.
- 3Укажите совмещаемую должность и при необходимости привяжите к отсутствующему сотруднику.
- 4Задайте размер доплаты и период действия.
- 5Проведите документ и проверьте начисление в документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц.
После проведения документа доплата появится в табличной части «Начисления» при очередном расчёте зарплаты. Если документ создан задним числом после расчёта месяца, потребуется пересчёт — программа предложит его автоматически через механизм доначислений.
Временный перевод на должность отсутствующего
Если сотрудник полностью переходит на чужую должность, используйте документ «Кадровый перевод» из раздела «Кадры». Установите флажок «Временный перевод» (или укажите дату окончания перевода, если версия конфигурации предлагает это поле) и выберите новую позицию штатного расписания.
При временном переводе оплата производится по новой должности. Если оклад замещаемой позиции ниже, по трудовому законодательству обычно сохраняется прежний заработок либо назначается доплата — это оформляется отдельным начислением в том же документе перевода на закладке оплаты труда.
По окончании срока программа напомнит о завершении временного перевода, если включены соответствующие напоминания, однако обратный перевод в большинстве версий нужно оформить вручную отдельным документом. Проконтролируйте это по списку временных переводов в отчётах раздела «Кадры».
Проверка расчёта и типичные ошибки
Главный контрольный документ — «Начисление зарплаты и взносов» за месяц действия совмещения. Откройте расчёт исполняющего обязанности и убедитесь, что строка доплаты присутствует, сумма соответствует заданному проценту или фиксированной величине, а при неполном периоде сумма посчитана пропорционально отработанным дням.
Дополнительно сформируйте расчётный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»): доплата за совмещение должна отображаться отдельной строкой с указанием периода. Если строки нет — проверьте, проведён ли документ совмещения, не вышел ли срок его действия и включён ли вид начисления в плановые начисления сотрудника.
Как проверить результат
Доплата присутствует, сумма соответствует настройке
Строки нет или сумма не меняется при изменении процента
Совпадает с периодом отсутствия замещаемого
Доплата выходит за границы отсутствия или обрывается раньше
Отдельная строка «Доплата за совмещение» с периодом
Сумма слита с окладом или отсутствует
Позиции сотрудников не изменились при совмещении
Появились лишние вакансии или занятые ставки
Ограничения и когда нужен другой подход
Типовой механизм совмещения рассчитан на замещение одной конкретной должности. Если исполняющий обязанности подменяет сразу нескольких сотрудников, потребуется отдельный документ совмещения на каждую позицию — иначе корректно посчитать доплаты не получится.
Для руководителей есть нюанс с подписанием документов: кадровое совмещение в программе не передаёт автоматически права подписи в электронном документообороте. Если используется ЭДО, настройку полномочий подписанта выполняют отдельно — в справочниках согласования или приказом на бумаге вне программы.
Как выбрать действие
Если конфигурация сильно доработана или используется отраслевое решение, названия документов и флажков могут отличаться. В этом случае ориентируйтесь на журналы «Все кадровые документы» и «Все начисления» — нужный документ почти всегда находится там.
Частые вопросы
Можно ли оформить исполняющего обязанности без доплаты?
Технически да: документ совмещения проводится с нулевой доплатой. Но по трудовому законодательству дополнительная работа оплачивается по соглашению сторон, поэтому полное отсутствие оплаты возможно только в ограниченных случаях, например когда замещение изначально входит в должностные обязанности по трудовому договору.
Что делать, если отсутствие закончилось раньше срока?
Если совмещение привязано к документу отсутствия и тот откорректирован, доплата пересчитается автоматически при следующем расчёте. Если период задан вручную, создайте документ «Отмена совмещения» или отредактируйте дату окончания в исходном документе до расчёта зарплаты.
Как оформить замещение в 1С:Бухгалтерии, где нет ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии кадровые механизмы ограничены. Обычно доплату вводят вручную через документ «Начисление зарплаты» добавлением строки с нужным видом начисления и суммой, а кадровую сторону оформляют приказом вне программы.
Почему доплата посчиталась за полный месяц, хотя отсутствие было неделю?
Чаще всего вид начисления настроен без учёта отработанного времени или период в документе совмещения задан на весь месяц. Проверьте даты в документе и формулу начисления: для пропорционального расчёта она должна опираться на время или базу начислений.
Нужно ли отражать исполнение обязанностей в табеле?
Отдельной отметки в табеле для совмещения обычно не требуется: сотрудник отмечается по своей основной позиции, а доплата рассчитывается документом совмещения. При временном переводе табель ведётся уже по новой позиции автоматически после проведения перевода.
Можно ли назначить совмещение внешнему совместителю?
Да, документ совмещения доступен и для внешних совместителей. Ограничение одно: совмещаемая должность должна существовать в штатном расписании той же организации, а период совмещения не может выходить за рамки действия трудового договора совместителя.
Что важно запомнить
Исполняющего обязанности в 1С:ЗУП оформляют документом «Совмещение должностей» с доплатой или временным кадровым переводом. Привяжите совмещение к документу отсутствия, проверьте формулу начисления и обязательно контролируйте результат в расчёте зарплаты и расчётном листке.