Материальная помощь на погребение: как провести в 1С

Материальная помощь на погребение — выплата, которую работодатель может предоставить работнику в связи со смертью члена его семьи, а также родственникам умершего работника. В зависимости от ситуации меняется налоговый режим: выплата родственникам умершего сотрудника полностью освобождается от НДФЛ и страховых взносов, а помощь работнику в связи со смертью члена семьи облагается по общим правилам для материальной помощи с учётом необлагаемого лимита.

В программах 1С (ЗУП и Бухгалтерия) такая выплата оформляется отдельным начислением с корректными настройками налогообложения. Ошибка в коде дохода приводит к неверному расчёту НДФЛ и взносов, а значит — к доначислениям при проверке. Ниже разобраны оба сценария: выплата работнику и выплата родственнику умершего сотрудника.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть основание для выплаты: заявление работника или родственника и копия свидетельства о смерти. Документы прикладываются к приказу руководителя, на основании которого бухгалтер проводит начисление в программе.

Какие бывают ситуации и как они влияют на учёт

Первый сценарий — умер сам работник, и организация выплачивает помощь его родственникам (супругу, родителям, детям). Такая выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме, поскольку получатель не состоит в трудовых отношениях с организацией, а сама выплата прямо предусмотрена законодательством как необлагаемая.

Второй сценарий — у работника умер член семьи, и организация оказывает ему материальную помощь. Здесь действует общий порядок: материальная помощь работнику не облагается НДФЛ в пределах установленного годового лимита (сумму лимита проверяйте по актуальной редакции НК РФ), а сверх лимита налог начисляется. Страховые взносы на материальную помощь в пределах того же лимита не начисляются.

Сравнение вариантов

Умер работник, помощь родственникам

Получатель — не сотрудник. НДФЛ и взносы не начисляются. Код дохода 2790. Оформляется через стороннее физлицо или разовую выплату.

Умер член семьи работника

Получатель — штатный сотрудник. Действует необлагаемый лимит материальной помощи, сверх него — НДФЛ и взносы. Проводится документом «Материальная помощь».

Подготовка: создаём вид начисления с правильными настройками

Перед проведением выплаты проверьте, есть ли в программе подходящий вид начисления. В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Настройка — Начисления». Если типового начисления «Материальная помощь при погребении» нет, создайте его копированием или с нуля.

Ключевые настройки на вкладке «Налоги, взносы, учёт»:

• НДФЛ: для помощи работнику — код дохода 2762 (материальная помощь с вычетом 503); для выплаты родственникам умершего — код 2790, полностью необлагаемый.
• Страховые взносы: для помощи работнику — вид дохода «Материальная помощь, частично облагаемая взносами»; для родственников умершего — «Доходы, не являющиеся объектом обложения».
• Бухгалтерский учёт: счёт затрат обычно 91.02 (прочие расходы), так как выплата не связана с трудовыми обязанностями.

Оформление в 1С:ЗУП: помощь работнику

Для штатного сотрудника используйте документ «Зарплата — Материальная помощь» (в некоторых релизах — «Все начисления — Материальная помощь»). Заполните организацию, дату, сотрудника и вид начисления. Программа автоматически применит необлагаемый вычет с учётом ранее выплаченной в году материальной помощи.

Проверьте на вкладке документа рассчитанный НДФЛ: если сотрудник уже получал материальную помощь в текущем году и лимит исчерпан, налог будет начислен со всей суммы. После проведения документа создайте ведомость на выплату — материальная помощь выплачивается отдельно или вместе с ближайшей зарплатой, в зависимости от настройки даты выплаты в документе.

1. 1
   Получите заявление работника и копию свидетельства о смерти
2. 2
   Проверьте или создайте вид начисления с кодом 2762 и вычетом 503
3. 3
   Создайте документ «Материальная помощь», укажите сотрудника и сумму
4. 4
   Проверьте расчёт НДФЛ и применённый вычет
5. 5
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату
6. 6
   Сверьте отражение в учёте после синхронизации с бухгалтерией

Выплата родственнику умершего работника

Этот сценарий сложнее: получатель не является сотрудником. В 1С:ЗУП заведите физическое лицо-получателя (родственника) как стороннее физлицо — без приёма на работу. Начисление оформляется документом «Разовое начисление» или «Простой, разовая выплата» в зависимости от релиза, с видом начисления, у которого код дохода 2790 и отсутствует обложение взносами.

Если в вашей конфигурации разовые выплаты сторонним лицам недоступны, альтернатива — провести выплату напрямую в 1С:Бухгалтерии операцией вручную: Дт 91.02 Кт 76 (или 73) на сумму помощи и выплата через кассу или банк. В этом случае в регистры учёта НДФЛ данные не попадают, что корректно, поскольку выплата необлагаемая, но справку о доходах формировать не нужно.

Оформление в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 (без ЗУП) материальная помощь работнику проводится документом «Операция, введённая вручную» или через раздел зарплаты, если ведётся учёт по сотрудникам: Дт 91.02 Кт 73.03 — начисление, Дт 73.03 Кт 68.01 — НДФЛ с суммы сверх лимита, Дт 73.03 Кт 50 (51) — выплата.

Если в базе включён расчёт зарплаты, создайте начисление «Материальная помощь» в справочнике начислений с кодом НДФЛ 2762, затем проведите документ «Начисление зарплаты» с ручным добавлением строки. Для выплаты родственнику умершего используйте только ручные проводки через счёт 76.05 с выбранным физлицом — налоговых регистров эта операция не требует.

Проверка результата и отчётность

После проведения документов сформируйте контрольные отчёты. В ЗУП — «Свод начислений и удержаний» и «Регистр налогового учёта по НДФЛ»: материальная помощь должна отражаться под своим кодом дохода, вычет 503 — в пределах лимита. В разделе 2 расчёта 6-НДФЛ необлагаемая часть отражается в составе дохода с вычетом, а выплата по коду 2790 в 6-НДФЛ не включается вовсе.

Проверьте также РСВ: материальная помощь работнику в пределах лимита показывается в приложении к расчёту как необлагаемая сумма, сверх лимита облагаемая база должна совпасть с начисленными взносами. Расхождение между приложением 1 и базой по взносам — типичный повод для требования из налоговой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Код дохода в регистре НДФЛ

Норма

2762 с вычетом 503 (работник) или 2790 (родственники)

Тревожный признак

Код 2000 или отсутствие вычета при неисчерпанном лимите

База страховых взносов

Норма

В базу входит только сумма сверх лимита

Тревожный признак

Взносы начислены со всей суммы помощи

Проводки в бухучёте

Норма

Дт 91.02 Кт 73/76, выплата через 50/51

Тревожный признак

Проводка через счёт 70 для родственника или счёт 20/44

Типичные ошибки при проведении выплаты

Чаще всего проблемы возникают из-за неверного вида начисления и смешения сценариев. Сверьтесь со списком ниже перед закрытием месяца.

Частые вопросы

Нужно ли включать материальную помощь на погребение в 6-НДФЛ?

Помощь работнику (код 2762) включается: необлагаемая часть отражается как вычет, облагаемая — с удержанным налогом. Выплата родственникам умершего (код 2790) в 6-НДФЛ не отражается, так как полностью освобождена от налога.

Облагается ли помощь взносами на травматизм?

Материальная помощь в связи со смертью члена семьи работника, как правило, не облагается взносами на травматизм в пределах установленных норм. В ЗУП это контролируется настройкой вида дохода для взносов в карточке начисления — проверьте, что выбран частично облагаемый вид.

Можно ли выплатить помощь без заявления?

Формально программа позволяет провести документ, но для обоснования расходов и необлагаемого статуса выплаты нужны заявление, копия свидетельства о смерти и приказ руководителя. Без них налоговая может переквалифицировать выплату.

Как провести выплату, если умерший работник уже уволен в программе?

Окончательный расчёт проводится до увольнения либо отдельным документом на дату смерти. Выплата родственникам оформляется не на умершего сотрудника, а на стороннее физлицо-получателя с кодом дохода 2790 или ручной операцией в бухгалтерии.

Что делать, если лимит материальной помощи уже исчерпан в этом году?

Программа автоматически учтёт ранее применённый вычет 503 и начислит НДФЛ и взносы на всю сумму новой выплаты. Это корректно: лимит годовой и суммарный по всем видам материальной помощи работнику. Проверить остаток лимита можно в отчёте по НДФЛ по сотруднику.