Другое · 11 мин
Как в 1С провести увеличение окладов всем сотрудникам
Пошаговая инструкция по массовому повышению окладов в 1С:ЗУП через документ «Изменение оплаты труда»: индексация на процент, коэффициент, проверка расчёта и типичные ошибки.
Массовое повышение окладов в 1С:ЗУП оформляется не редактированием карточек сотрудников по одному, а специальным кадрово-расчётным документом, который изменяет плановые начисления сразу для списка работников. Такой подход сохраняет историю изменений, корректно пересчитывает средний заработок и позволяет проиндексировать оклады на процент или коэффициент в один приём.
Основной инструмент — документ «Изменение оплаты труда» (в ряде конфигураций и релизов — «Изменение плановых начислений»). Он доступен в разделе «Зарплата» и позволяет подобрать сотрудников списком, задать новый размер начисления вручную или применить коэффициент индексации ко всем строкам одновременно.
Перед проведением документа важно убедиться, что расчёт зарплаты за предыдущий месяц закрыт, а дата изменения окладов не попадает внутрь уже рассчитанного периода. Иначе программа пересчитает начисления задним числом, и появятся доначисления, которые придётся объяснять и отражать в учёте.
Подготовка: что проверить перед изменением окладов
Первое условие — завершённый расчёт прошлого месяца. Если зарплата за предыдущий период ещё не начислена или документы «Начисление зарплаты и взносов» не проведены, изменение плановых начислений может повлиять на расчёт текущего периода непредсказуемо. Убедитесь, что предыдущий месяц закрыт и выплаты отражены.
Второе — определите дату начала действия новых окладов. Чаще всего это первое число месяца: тогда весь месяц считается уже по новому окладу, и не возникает дробного расчёта «часть месяца по-старому, часть по-новому». Если повышение вводится с середины месяца, программа пересчитает начисления пропорционально отработанному времени по дням, что требует дополнительной проверки.
Третье — подготовьте нормативное основание: приказ руководителя о повышении окладов, дополнительные соглашения к трудовым договорам. В 1С документ отражает факт изменения, но печатные формы приказа и соглашений формируются отдельно или ведутся вне программы, в зависимости от принятого в организации порядка.
Документ «Изменение оплаты труда»: где находится и как создать
В 1С:ЗУП откройте раздел «Зарплата» и найдите журнал «Изменения оплаты сотрудников» (в некоторых релизах — «Изменение оплаты труда» в списке документов раздела «Зарплата» или «Кадры»). Нажмите «Создать» и выберите «Изменение оплаты труда». Если документа нет в интерфейсе, проверьте настройку функциональности: раздел «Настройка» — «Реквизиты и дополнительные сведения» либо состав плановых начислений.
В шапке документа укажите организацию (если в базе их несколько), дату документа и дату начала действия изменений — поле «Дата изменения» или аналогичное. Именно с этой даты новые оклады станут плановыми начислениями сотрудников.
Заполнить табличную часть можно двумя способами: кнопкой «Подбор» — добавляя сотрудников по одному из списка, или кнопкой «Заполнить» — программа подберёт всех работающих сотрудников подразделения или всей организации. Для массового повышения удобнее «Заполнить» с последующим удалением строк тех, кого повышение не касается.
- 1Закройте расчёт зарплаты за предыдущий месяц и убедитесь, что выплаты проведены
- 2Откройте раздел «Зарплата» — «Изменения оплаты сотрудников» и создайте документ «Изменение оплаты труда»
- 3Укажите дату начала действия новых окладов (оптимально — первое число месяца)
- 4Заполните табличную часть кнопкой «Заполнить» или подберите сотрудников вручную
- 5Установите новые оклады: вручную по строкам или массово кнопкой «Изменить на процент»
- 6Проведите документ и проверьте результат расчётным листком по нескольким сотрудникам
Массовое повышение на процент или коэффициент
Если оклады повышаются всем на одинаковый процент, не нужно править каждую строку. Выделите все строки табличной части (или заполните документ целиком), затем используйте кнопку «Изменить на процент» / «Индексировать» — в зависимости от релиза она находится в меню «Ещё» табличной части или на панели документа. Укажите процент или коэффициент, и программа пересчитает размер начисления во всех выделенных строках.
Обратите внимание: индексация применяется к тем начислениям, которые отображены в строках документа. Если у сотрудника кроме оклада есть постоянные надбавки, решите заранее, индексируются ли они. При необходимости повышать только оклад снимите выделение со строк надбавок или откорректируйте их вручную после массового пересчёта.
Округление — частый источник копеечных расхождений. После применения процента проверьте, нет ли в настройках начисления округления результата, и при необходимости приведите новые оклады к «красивым» значениям вручную в ключевых строках. Расхождение в копейках между приказом и программой создаст проблемы при проверке.
Индивидуальное повышение и разные проценты по подразделениям
Когда процент повышения отличается по подразделениям или категориям, удобнее создать несколько документов «Изменение оплаты труда» — по одному на каждую группу с одинаковым процентом. В каждом документе заполните сотрудников отбором по подразделению и примените свой коэффициент. Это прозрачнее, чем один документ с разнобойными ручными правками.
Для точечного повышения отдельным сотрудникам в том же документе просто отредактируйте колонку с размером начисления вручную в нужных строках после заполнения. Программа покажет прежний и новый размер, что удобно для контроля.
Что делать, если часть начислений зависит от оклада
Если надбавки рассчитываются в процентах от оклада, их размер пересчитается автоматически при начислении зарплаты — менять их в документе не нужно. Но если надбавка задана фиксированной суммой и должна сохранять пропорцию к окладу, её придётся изменить вручную в том же документе, добавив соответствующее начисление в строку сотрудника.
Отражение в кадровом учёте и штатном расписании
Если в программе ведётся штатное расписание, изменение окладов логично проводить через него: документ «Изменение штатного расписания» с индексацией позиций, а затем кадровые документы на сотрудников. При включённой настройке контроля соответствия начислений штатному расписанию программа не даст установить оклад, отличающийся от позиции штатки, — сначала измените штатное расписание.
Проверьте настройку: раздел «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Штатное расписание». Если используется режим с контролем, порядок действий строгий: сначала штатка, потом изменение оплаты сотрудников. Если штатное расписание не ведётся, достаточно одного документа «Изменение оплаты труда».
Как выбрать действие
Проверка результата после проведения
После проведения документа откройте карточку двух-трёх сотрудников и убедитесь, что в плановых начислениях появилась новая строка с новым окладом и правильной датой начала действия, а старая строка завершена предыдущей датой. Это подтверждает, что история изменений сформирована корректно.
Затем сформируйте расчётный листок за первый месяц действия новых окладов после начисления зарплаты. Сверьте сумму начисленного оклада с ожидаемой: при повышении с первого числа месяца она должна точно совпадать с новым окладом при полностью отработанном времени. При повышении с середины месяца сумма будет пропорциональной — пересчитайте её вручную по дням для контроля.
Дополнительно проверьте влияние на средний заработок: создайте тестовый документ «Отпуск» для сотрудника с повышенным окладом и посмотрите, учтён ли коэффициент индексации в расчёте среднего. Это косвенно подтверждает корректность оформления повышения.
Как проверить результат
Новая строка с новым окладом и датой начала, старая завершена
Старый оклад действует без срока, новой строки нет
Начислено по новому окладу пропорционально отработанному времени
Начислено по старому окладу или двойная сумма
Применён коэффициент индексации к выплатам до повышения
Средний посчитан без учёта индексации
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — изменение оклада прямо в карточке сотрудника или редактирование старого кадрового документа. В первом случае теряется история и ломается расчёт среднего заработка, во втором — пересчитываются уже закрытые периоды. Всегда оформляйте повышение новым документом с актуальной датой.
Вторая ошибка — забытые совместители и сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком. Заполнение списком подбирает работающих, но внутренние совместители могут попасть в документ дважды с разными начислениями, а временно неработающие сотрудники — не попасть вовсе. Сверьте итоговый список с штатной численностью.
Третья ошибка — повышение только оклада при том, что в локальных актах организации надбавки зафиксированы в процентах от оклада, а в программе заданы фиксированной суммой. После повышения такие надбавки останутся прежними, и фонд оплаты труда разойдётся с ожиданиями руководства.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли повысить оклады задним числом?
Технически документ проведётся, но программа доначислит разницу за прошлые периоды при следующем расчёте зарплаты и пересчитает взносы. Если отчётность за эти периоды уже сдана, потребуются уточнённые расчёты. Безопаснее оформлять повышение с будущей даты или с первого числа текущего, ещё не рассчитанного месяца.
Чем «Изменение оплаты труда» отличается от «Кадрового перевода»?
«Изменение оплаты труда» меняет только размер и состав плановых начислений, не затрагивая должность, подразделение и график. «Кадровый перевод» используется при смене условий труда — должности, подразделения, режима работы. Для простого повышения оклада достаточно изменения оплаты.
Почему после заполнения списка в документе не все сотрудники?
Заполнение подбирает сотрудников, у которых есть действующие плановые начисления на дату изменения. Работники в отпуске без сохранения оплаты или недавно принятые с непроведённым приёмом могут не попасть в список. Добавьте их вручную кнопкой «Подбор».
Нужно ли повышать оклад совместителям?
Если приказ о повышении распространяется на всех, то внутренним совместителям оклад повышается по каждому месту работы отдельной строкой в документе. Проверьте, что сотрудник с двумя должностями представлен в документе двумя строками с соответствующими начислениями.
Как проверить, что повышение учтено в отпускных?
Создайте пробный документ «Отпуск» для сотрудника после повышения и откройте подробный расчёт среднего заработка. При корректном оформлении индексации выплаты за месяцы до повышения будут умножены на коэффициент. Если коэффициент не применился, проверьте, каким документом и с какой даты оформлено повышение.
Что делать, если документ не проводится из-за штатного расписания?
При включённом контроле соответствия программа требует, чтобы оклад совпадал с позицией штатного расписания. Сначала создайте и проведите «Изменение штатного расписания» с новыми окладами по позициям, затем повторите проведение изменения оплаты сотрудников.
Что важно запомнить
Массовое повышение окладов оформляется документом «Изменение оплаты труда» с даты начала действия новых окладов, желательно с первого числа нерассчитанного месяца. Индексация на процент выполняется кнопкой «Изменить на процент» по заполненному списку. При ведении штатного расписания сначала изменяется оно. Результат проверяется плановыми начислениями в карточке сотрудника, расчётным листком и пробным расчётом среднего заработка.