Как пользоваться 1С:Кадры: приёмы работы с кадровым учётом

Кадровый учёт в программах 1С чаще всего ведут в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП), а в небольших компаниях — в «1С:Бухгалтерии» с базовым кадровым блоком. Логика работы в обоих решениях похожа: сначала заполняются справочники (организация, подразделения, должности), затем оформляются кадровые документы — приём, перевод, увольнение, отпуска и больничные, а на их основе программа строит приказы, личные карточки и регламентированную отчётность.

Главная ошибка новичков — пытаться вести кадровый учёт «вручную», редактируя готовые приказы и табели напрямую. В 1С всё строится от документа-основания: если сотрудник принят документом «Приём на работу», то график, ставка, подразделение и начисления подтянутся в расчёт зарплаты автоматически. Если документ не создан или заполнен с ошибкой, проблемы всплывут позже — в расчёте отпускных, в отчётах Персучёта или при увольнении.

Первичная настройка: что заполнить до приёма первого сотрудника

Прежде чем оформлять сотрудников, проверьте базовые данные. В разделе «Настройка» или «Главное» откройте карточку организации и убедитесь, что заполнены ИНН, КПП, ОГРН, регистрационные данные в фондах и ответственные лица — эти сведения попадут в приказы и отчёты. Ошибка в ИНН или регистрационном номере СФР приведёт к отказу при сдаче отчётности.

Далее заполните справочники «Подразделения» и «Должности». Подразделения влияют на отражение затрат в учёте и на структуру штатного расписания, должности — на кадровые приказы и отчёты. Если в компании ведётся штатное расписание, включите соответствующую опцию в настройках кадрового учёта и заполните позиции с окладами — тогда при приёме сотрудника программа сама подставит условия из штатной единицы.

Как оформить приём сотрудника на работу

Приём оформляется документом «Приём на работу» (в ЗУП — раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Сначала создайте физическое лицо: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес. Программа проверяет СНИЛС и ИНН на корректность контрольных разрядов — не игнорируйте предупреждения, иначе получите ошибки в персонифицированной отчётности.

В документе приёма укажите дату приёма, подразделение, должность (или позицию штатного расписания), график работы и вид занятости — основное место или совместительство. На вкладке «Оплата труда» проверьте начисления: оклад, надбавки, районный коэффициент. Именно отсюда данные попадут в расчёт зарплаты, поэтому сверьте суммы с трудовым договором до проведения документа.

После проведения из документа печатается приказ по форме Т-1 (или произвольная форма, если организация отказалась от унифицированных). Личная карточка Т-2 формируется в разделе «Кадры» → «Личные карточки» и заполняется автоматически на основании данных сотрудника.

1. 1
   Создайте физическое лицо и заполните СНИЛС, ИНН, паспорт
2. 2
   Оформите документ «Приём на работу»: дата, подразделение, должность, график
3. 3
   Проверьте начисления на вкладке «Оплата труда»
4. 4
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1
5. 5
   Сформируйте личную карточку Т-2 и проверьте автозаполнение

Переводы и изменения условий труда

Любое изменение — другое подразделение, новая должность, повышение оклада, смена графика — оформляется документом «Кадровый перевод». Не редактируйте первичный приём задним числом: это исказит историю и сломает расчёты среднего заработка, который опирается на периоды и условия работы.

В документе перевода включите флажки только тех условий, которые реально меняются: «Изменить подразделение», «Изменить должность», «Изменить начисления». Если меняется оклад, укажите новый размер начисления — программа рассчитает зарплату пропорционально периодам до и после перевода. Из документа печатается приказ по форме Т-5.

Массовое изменение окладов по организации удобнее проводить документом «Изменение оплаты труда» или «Изменение штатного расписания» (при ведении штатки) — тогда история индексации сохранится корректно и будет учтена при расчёте среднего заработка.

Отпуска, больничные и отсутствия

Ежегодный отпуск оформляется документом «Отпуск» в разделе «Кадры». Программа автоматически рассчитывает отпускные по среднему заработку за расчётный период и показывает остаток дней отпуска. Проверьте даты и количество дней: если у сотрудника накопилось больше дней, чем он берёт, остаток сохранится, и его видно в справке «Остатки отпусков».

Больничный вводится документом «Больничный лист» по данным электронного больничного из СФР или по номеру бумажного листа. Программа рассчитает пособие за счёт работодателя за первые дни нетрудоспособности, остальное оплатит фонд напрямую. Стаж для расчёта пособия подтягивается из карточки сотрудника — заполните его заранее в разделе «Трудовая деятельность» физического лица.

Увольнение сотрудника

Увольнение оформляется одноимённым документом из раздела «Кадры». Укажите дату и основание увольнения со ссылкой на статью ТК — программа предложит типовые формулировки. При проведении рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск (или удержание за использованный авансом), а окончательный расчёт попадает в ведомость на выплату.

Перед увольнением проверьте остаток отпуска через отчёт «Остатки отпусков» и сверьте его с данными документа — расхождения обычно означают, что какие-то отпуска введены неправильно или сотрудник принимался с некорректной датой. После проведения распечатайте приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61, а запись о трудовой деятельности сформируйте в отчёте по электронным трудовым книжкам (сведения в СФР).

Отчёты и контроль данных

Кадровая отчётность собирается на основе введённых документов: ЕФС-1 (сведения о стаже, приёме и увольнении), персонифицированные сведения о физлицах, статистические формы. Перед отправкой используйте встроенную проверку — программа подсветит незаполненные СНИЛС, несовпадения ФИО и другие ошибки, из-за которых отчёт не примут.

Для внутреннего контроля полезны отчёты «Штатная расстановка», «Списочный состав», «Остатки отпусков» и «Табель учёта рабочего времени» (Т-13). Сверяйте табель с кадровыми документами ежемесячно до расчёта зарплаты: неотражённый отпуск или больничный приведёт к переплате, которую потом сложно удержать.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 против кадровых документов

Норма

Все отпуска и больничные отражены, отсутствий без документов нет

Тревожный признак

Есть дни отсутствия без документа-основания

Остатки отпусков

Норма

Остатки неотрицательные или соответствуют авансу по согласованию

Тревожный признак

Большой отрицательный остаток без объяснений

Проверка отчётности перед отправкой

Норма

Проверка пройдена без критических ошибок

Тревожный признак

Ошибки в СНИЛС, ФИО, датах приёма и увольнения

Типичные ошибки и ограничения

Самые частые проблемы связаны не с программой, а с дисциплиной ввода: документы создают позже фактической даты, забывают про совместителей, дублируют физических лиц вместо поиска существующей карточки. Дубли физлиц особенно опасны — стаж и доходы разваливаются на две карточки, и персонифицированная отчётность расходится с реальностью. Перед созданием нового лица всегда выполняйте поиск по ФИО и СНИЛС.

Учтите и ограничения типовых конфигураций: сложные схемы (суммированный учёт с нестандартными графиками, вахтовый метод, договоры ГПХ с особыми условиями) требуют аккуратной настройки, а иногда — доработки. Если сценарий не укладывается в типовые документы, не «выкручивайте» данные ручными операциями — лучше разобраться в настройках графиков и видов начислений или привлечь специалиста по внедрению.

Частые вопросы

Чем 1С:ЗУП отличается от кадрового блока в 1С:Бухгалтерии?

1С:Бухгалтерия подходит для простого учёта: приём, увольнение, базовый расчёт зарплаты и отчётность. ЗУП нужен, когда есть штатное расписание, сложные графики, надбавки, кадровое делопроизводство в полном объёме, воинский учёт и расширенные кадровые отчёты. Если в компании больше нескольких десятков сотрудников или нестандартные начисления — выбирайте ЗУП.

Как исправить ошибку в уже проведённом кадровом документе?

Если период ещё не закрыт, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если документ попал в закрытый период или в сданную отчётность, создавайте исправительный документ текущей датой (сторно или новый перевод), а не правьте старый — иначе нарушится связность учёта.

Почему программа неправильно считает отпускные?

Чаще всего причина в неполных данных: сотрудник принят без указания графика, есть неотражённые отсутствия или в расчётном периоде не начислялась зарплата. Откройте расчёт среднего заработка в документе «Отпуск» и проверьте, какие начисления и дни попали в базу — расхождение видно сразу.

Нужно ли вести бумажные приказы, если всё есть в 1С?

Программа формирует печатные формы приказов (Т-1, Т-5, Т-8 и другие), которые подписываются руководителем и сотрудником. Электронный документооборот с кадрами возможен, но требует настройки обмена и соблюдения требований к электронным подписям — сам факт наличия документа в базе приказ не заменяет.

Как оформить внешнего совместителя?

Создайте сотрудника с видом занятости «Внешнее совместительство» на того же физического лица, что и в других организациях, — карточка физлица одна, а сотрудников может быть несколько. График совместителя настройте отдельно, чтобы табель и расчёт зарплаты учитывали неполное рабочее время.

Что делать, если сотрудник найден в базе дважды?

Определите основную карточку (обычно ту, где больше заполненных данных), перенесите на неё документы и недостающие сведения, а дубль пометьте как архивный или удалите через специальную обработку объединения дублей. После объединения перепроверьте стаж, отпуска и персонифицированные сведения.