Другое · 9 мин
Как в 1С провести страхование сотрудников
Как оформить страхование сотрудников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка ДМС, ввод договора, отражение расходов, удержания и проверка результата в отчётах.
Страхование сотрудников в 1С чаще всего означает добровольное медицинское страхование (ДМС), страхование от несчастных случаев или личное страхование, которые работодатель оформляет за свой счёт или с частичным удержанием из зарплаты. Типовые конфигурации — 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия — позволяют учесть договор со страховой компанией, рассчитать взносы, отразить расходы в налоговом и бухгалтерском учёте и при необходимости удержать часть стоимости полиса с работника.
Порядок действий зависит от того, кто платит за полис: полностью работодатель, полностью сотрудник через удержание или стороны делят расходы. От этого зависит, какие документы и начисления понадобятся, возникает ли облагаемый НДФЛ и взносами доход и как расходы попадут в налоговый учёт.
Ниже разобран рабочий порядок для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка программы, ввод договора страхования, отражение расходов, удержание с сотрудников и контроль результата. Точные названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза конфигурации.
Определите схему страхования перед настройкой
Прежде чем вносить данные в программу, зафиксируйте условия договора со страховой компанией: вид страхования (ДМС, от несчастных случаев, на случай смерти), период действия, общая сумма премии, порядок оплаты (единовременно или по частям) и список застрахованных сотрудников. Эти параметры напрямую влияют на проводки и налоговый учёт.
Ключевой вопрос — кто несёт расходы. Если платит работодатель, возникает вопрос обложения НДФЛ и страховыми взносами: по общим правилам взносы по договорам ДМС в части оплаты медицинских услуг не облагаются, а по некоторым видам личного страхования обложение отличается. Если часть стоимости удерживается с сотрудника, потребуется настроить отдельный вид удержания.
Как выбрать действие
Включите нужные возможности в настройках программы
В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки организации» (или «Настройка состава начислений и удержаний») и проверьте, что включён учёт страхования и ДМС. В зависимости от релиза нужные опции находятся на закладках «Расчёт зарплаты» и «Льготы и страхование». После включения в справочниках начислений и удержаний появятся предопределённые элементы для страхования.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 специальной настройки ДМС обычно не требуется: достаточно корректно завести договор со страховой компанией с видом «С прочим контрагентом» и правильно выбрать статью затрат и счёт учёта при поступлении услуги. Для равномерного признания расходов используется механизм расходов будущих периодов.
Введите договор страхования и данные страховой компании
Создайте контрагента — страховую компанию и договор с ней. В 1С:ЗУП для учёта ДМС используется специализированный учёт: данные о программе страхования и прикреплении сотрудников вводятся в разделе кадрового учёта или через документы отражения льгот и страхования, в зависимости от релиза. Укажите период действия полиса, стоимость и перечень застрахованных лиц.
В 1С:Бухгалтерии поступление услуги страхования оформляется документом «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги». В качестве счёта затрат для премии, уплаченной за период вперёд, обычно используют счёт расходов будущих периодов, чтобы стоимость полиса списывалась равномерно в течение срока действия договора, а не единовременно.
Отразите расходы работодателя на страхование
Если страхование оплачивает работодатель, расходы признаются равномерно в течение срока действия договора. В 1С:Бухгалтерии после проведения поступления на счёт расходов будущих периодов ежемесячное списание выполняется регламентной операцией «Списание расходов будущих периодов» при закрытии месяца. Проверьте, что в справочнике РБП правильно указаны период списания и статья затрат.
В налоговом учёте расходы на ДМС признаются при соблюдении условий Налогового кодекса — в частности, по сроку договора и предельной норме от расходов на оплату труда. Программа рассчитывает норматив автоматически при корректно заполненной статье затрат с соответствующим видом расхода. Если норматив превышен, сверхнормативная часть уйдёт в расходы, не учитываемые для налога на прибыль.
Настройте удержание стоимости полиса с сотрудника
Если сотрудник возмещает часть или всю стоимость страхования, в 1С:ЗУП создайте вид удержания: раздел «Настройка» → «Удержания» → «Создать». Укажите назначение «Удержание в счёт расчётов по прочим операциям» или прочее удержание, задайте порядок расчёта — фиксированной суммой ежемесячно или однократно.
Назначьте удержание конкретным сотрудникам документом «Постоянное удержание в пользу третьих лиц» или «Разовое удержание», указав сумму, период и получателя — страховую компанию. Удержание выполнится автоматически при расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» на закладке «Удержания».
- 1Создайте вид удержания в настройках ЗУП с назначением «Прочее удержание в пользу третьих лиц»
- 2Введите документ назначения удержания на сотрудника с суммой и периодом
- 3Рассчитайте зарплату за месяц и проверьте закладку «Удержания»
- 4Сверьте задолженность перед страховой компанией в отчётах по расчётам
- 5Проверьте, что удержанные суммы перечислены страховщику платёжным документом
Проверьте налоги: НДФЛ и страховые взносы
Обложение зависит от вида страхования. Взносы работодателя по договорам ДМС, предусматривающим оплату медицинских услуг, как правило, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при соблюдении установленных условий. А вот оплата полисов для членов семьи сотрудника или некоторые виды личного страхования могут образовать облагаемый доход. В 1С:ЗУП доход и его обложение настраиваются видом начисления или отражением льготы — проверьте коды дохода и взносов в карточке элемента.
После расчёта зарплаты сформируйте отчёты «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» и убедитесь, что стоимость страхования либо корректно исключена из базы, либо включена в неё согласно выбранной схеме. Расхождение на этом шаге — самая частая причина ошибок в расчёте 6-НДФЛ и РСВ.
Проконтролируйте результат в отчётах
После проведения всех документов выполните контрольные проверки. В 1С:Бухгалтерии сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту расходов будущих периодов: остаток должен уменьшаться ежемесячно на равную сумму и обнулиться к концу срока договора. Анализ счёта по статье затрат покажет, на какие подразделения отнесены расходы.
В 1С:ЗУП проверьте расчётные листки сотрудников с удержаниями, отчёт по задолженности перед страховой компанией и регистры налогового учёта. Если расходы нормируются, сверьте сумму, принятую в налоговом учёте, с расчётом норматива в справке-расчёте при закрытии месяца.
Как проверить результат
Уменьшается равномерно, к концу договора равен нулю
Остаток завис или списан досрочно
Сумма соответствует назначенному документу
Удержание отсутствует или сумма отличается
ДМС-медуслуги не входят в базу
Стоимость полиса попала в облагаемый доход без оснований
Сверхнорматив выделен отдельно
Вся сумма принята без проверки норматива
Частые вопросы
Можно ли оформить ДМС только в 1С:Бухгалтерии, если ЗУП не используется?
Да. Достаточно отразить поступление услуги страхования, настроить равномерное списание через расходы будущих периодов и корректно указать статью затрат. Удержания с сотрудников в этом случае оформляются операцией вручную или через зарплатный участок, если он ведётся в Бухгалтерии.
Облагается ли НДФЛ стоимость ДМС, оплаченная работодателем?
По общим правилам взносы по договорам добровольного медицинского страхования, предусматривающим оплату медицинских услуг, не облагаются НДФЛ при соблюдении условий законодательства. Оплата полисов для членов семьи или страхование иного характера может образовать облагаемый доход — проверьте конкретный вид договора.
Как быть, если сотрудник уволился до окончания срока полиса?
Уточните условия договора со страховщиком: обычно возможен возврат части премии или замена застрахованного лица. В учёте возврат отражается корректировкой расходов будущих периодов, а удержания с уволенного сотрудника прекращаются с даты увольнения.
Нужно ли заявление сотрудника для удержания стоимости полиса?
Да. Удержания из заработной платы в пользу третьих лиц выполняются на основании письменного заявления или согласия работника. Без него удержание неправомерно, даже если в программе оно настроено корректно.
Что делать, если расходы на ДМС превысили норматив?
Программа при корректной настройке статьи затрат сама разделит сумму на нормируемую и сверхнормативную части при закрытии месяца. Проверьте справку-расчёт нормирования расходов и убедитесь, что сверхнорматив не попал в уменьшение налоговой базы.
Что важно запомнить
Определите схему оплаты полиса до настройки, введите договор и список застрахованных, списывайте премию равномерно через РБП, удержания оформляйте только с согласия сотрудника и контролируйте НДФЛ, взносы и норматив в отчётах после каждого расчёта.