Как в 1С выдать займ сотруднику

Выдача займа сотруднику — операция на стыке кадрового, расчётного и бухгалтерского учёта: нужно оформить договор, отразить выдачу денег, начислять проценты, удерживать платежи из зарплаты и при необходимости считать НДФЛ с материальной выгоды. В 1С:ЗУП для этого есть специализированный механизм «Займы сотрудникам», а в 1С:Бухгалтерии операции отражаются документами по счёту 73.01.

Ниже разобран полный цикл: от настройки программы и оформления договора займа до ежемесячных удержаний, расчёта материальной выгоды и закрытия займа. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 как основной инструмент, с пояснениями для 1С:Бухгалтерии 8.3, где учёт ведётся отдельно.

Что проверить перед оформлением займа

До работы в программе убедитесь, что решены организационные вопросы. Во-первых, должен быть подписан письменный договор займа с сотрудником: сумма, срок, процентная ставка (или указание на беспроцентность), порядок возврата — из зарплаты или самостоятельной оплатой. Программа отражает учёт, но не заменяет юридический документ.

Во-вторых, определите налоговый режим займа. Если ставка по договору ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ (для рублёвых займов) либо займ беспроцентный, у сотрудника возникает материальная выгода, облагаемая НДФЛ по ставке 35%. Исключение — займы на приобретение или строительство жилья при наличии у сотрудника права на имущественный вычет: такая матвыгода налогом не облагается.

В-третьих, проверьте настройки 1С:ЗУП. В разделе «Настройка — Реквизиты и настройки организации» или в настройках расчёта зарплаты должна быть включена возможность учёта займов сотрудникам. Если документ «Договор займа сотруднику» не виден в журнале, обычно причина именно в отключённой функциональности или в правах пользователя.

Оформление договора займа в 1С:ЗУП

Основной документ — «Договор займа сотруднику». Он находится в разделе «Зарплата» в подсистеме «Займы сотрудникам» (в некоторых интерфейсах — через «Все начисления и удержания» или журнал «Займы сотрудникам»). Создайте новый документ и заполните ключевые поля.

Укажите сотрудника, организацию, сумму займа, дату выдачи и срок погашения. Далее задайте условия: процентную ставку годовых либо отметку «беспроцентный», порядок предоставления (единовременно или траншами) и порядок погашения — дифференцированными или аннуитетными платежами, а также способ возврата: удержанием из зарплаты или без удержаний (сотрудник платит сам).

Если выбран возврат удержанием из зарплаты, программа построит график платежей: ежемесячную сумму основного долга и процентов. Проверьте график на вкладке документа — он станет основой автоматических удержаний при каждом расчёте зарплаты. После проверки проведите документ.

1. 1
   Проверьте, что в настройках расчёта зарплаты включён учёт займов сотрудникам
2. 2
   Откройте Зарплата — Займы сотрудникам и создайте «Договор займа сотруднику»
3. 3
   Заполните сотрудника, сумму, срок, ставку и способ погашения
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанный график платежей
5. 5
   Проведите документ и распечатайте при необходимости форму договора

Отражение выдачи денег сотруднику

Сам договор займа в ЗУП не перечисляет деньги — он фиксирует условия. Фактическая выдача отражается в зависимости от того, как у вас построен обмен с бухгалтерской программой. Если зарплата выплачивается через ЗУП, выдачу займа можно отразить ведомостью с соответствующим характером выплаты (выдача займа), чтобы сумма попала в выплату и в синхронизацию с бухгалтерией.

В 1С:Бухгалтерии выдача займа оформляется документом «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Выдача займа сотруднику». При этом формируется проводка по дебету счёта 73.01 «Расчёты по предоставленным займам» и кредиту счёта 50 или 51.

Важно, чтобы сумма и дата выдачи в бухгалтерии совпадали с договором займа в ЗУП. Расхождения приведут к ошибкам в расчёте процентов и материальной выгоды: ЗУП считает проценты от даты выдачи, указанной в договоре.

Ежемесячное начисление процентов и удержание платежей

Если в договоре выбрано погашение удержанием из зарплаты, никаких дополнительных ежемесячных документов вводить не нужно. При заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» программа автоматически рассчитает платёж по графику: часть основного долга и проценты за пользование займом за месяц.

Проценты по займу являются доходом организации и в бухгалтерском учёте отражаются проводкой по дебету 73.01 и кредиту 91.01. При синхронизации ЗУП с бухгалтерией эти данные передаются автоматически в составе отражения зарплаты. Если обмен не настроен, проводки по процентам и погашению вводятся в бухгалтерии вручную.

Если сотрудник гасит займ самостоятельно (вносит в кассу или на расчётный счёт), в договоре выбирается вариант без удержаний. Тогда в бухгалтерии погашение оформляется документами «Приходный кассовый ордер» или «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат займа сотрудником», а в ЗУП факт погашения отражается для корректного расчёта остатка долга и процентов.

Если сотрудник уходит в длительный отпуск без сохранения зарплаты или в отпуск по уходу за ребёнком, удерживать платёж будет не из чего. Заранее определите в договоре порядок погашения в такие периоды — иначе график в программе «разъедется» с фактом, и проценты придётся пересчитывать вручную.

Материальная выгода и НДФЛ

Если ставка по договору ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ или займ беспроцентный, ЗУП автоматически рассчитывает материальную выгоду на последний день каждого месяца и начисляет с неё НДФЛ по ставке 35%. Расчёт выполняется в документе «Начисление зарплаты и взносов» отдельной строкой — её можно увидеть на вкладке займов или в расчётном листке сотрудника.

Налог удерживается из ближайшей денежной выплаты сотруднику. Учтите ограничение: удерживаемый НДФЛ с матвыгоды не может превышать 50% суммы выплаты. Если зарплаты не хватает, налог переносится на следующие выплаты.

Для жилищных займов, когда сотрудник подтвердил право на имущественный вычет уведомлением из налоговой, материальная выгода НДФЛ не облагается. В договоре займа в ЗУП предусмотрено поле для указания, что займ выдан на приобретение жилья и матвыгода не облагается — заполните его, чтобы программа не начисляла налог.

Досрочное погашение и закрытие займа

Если сотрудник хочет погасить займ досрочно — полностью или частично, — в ЗУП предусмотрено отражение таких операций (например, через изменение условий договора или документ погашения, в зависимости от релиза). После частичного досрочного погашения пересчитайте график: уменьшится либо сумма ежемесячного платежа, либо срок займа.

При полном погашении проверьте три вещи: остаток по счёту 73.01 по данному сотруднику должен быть нулевым, проценты начислены по дату фактического возврата, а материальная выгода и НДФЛ рассчитаны за последний месяц пользования займом. Расхождение остатка между ЗУП и бухгалтерией — признак того, что какая-то операция отражена только в одной программе.

При увольнении сотрудника с непогашенным займом удержать остаток из окончательного расчёта можно только в пределах ограничений ТК РФ и с учётом условий договора. Оставшуюся сумму сотрудник возвращает самостоятельно по графику; обеспечьте, чтобы в договоре был прописан порядок возврата после увольнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 73.01 по сотруднику

Норма

Совпадает с остатком долга в ЗУП и графиком платежей

Тревожный признак

Суммы в бухгалтерии и ЗУП расходятся

Расчётный листок сотрудника

Норма

Видны удержание платежа по займу и, при необходимости, НДФЛ с матвыгоды

Тревожный признак

Удержание отсутствует или сумма не соответствует графику

Отчёт по займам в ЗУП

Норма

Платежи идут по графику, просрочек нет

Тревожный признак

Есть непогашенные плановые платежи за прошлые месяцы

Частые вопросы

Можно ли выдать беспроцентный займ сотруднику в 1С?

Да. В договоре займа в ЗУП укажите нулевую ставку или отметку беспроцентного займа. Учтите, что в этом случае ежемесячно будет рассчитываться материальная выгода от экономии на процентах и начисляться НДФЛ по ставке 35%, кроме случаев жилищных займов с подтверждённым правом на вычет.

Что делать, если сотрудник вносит платежи не из зарплаты, а в кассу?

В договоре займа выберите порядок погашения без удержаний из зарплаты. Каждое поступление денег отражайте в 1С:Бухгалтерии приходным кассовым ордером или поступлением на расчётный счёт с видом операции «Возврат займа сотрудником», а в ЗУП фиксируйте погашение, чтобы корректно считались проценты и остаток долга.

Почему в документе «Начисление зарплаты и взносов» не появляется удержание по займу?

Чаще всего причины такие: договор займа не проведён, в нём выбран способ погашения без удержаний, дата начала удержаний ещё не наступила либо в настройках программы отключён учёт займов сотрудникам. Проверьте эти пункты последовательно, начиная с проведённости договора.

Нужно ли платить страховые взносы с суммы займа или процентов?

Нет. Выдача и возврат займа, а также проценты по нему не являются объектом обложения страховыми взносами, поскольку это не оплата труда. Обязательство по НДФЛ возникает только с материальной выгоды, если ставка по займу ниже установленного порога.

Как отразить займ, если учёт зарплаты ведётся только в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Используйте документы по счёту 73.01: выдача — через расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта, погашение — через удержания в документе начисления зарплаты (при настроенном виде удержания) или через поступление денег. Материальную выгоду и НДФЛ с неё в этом случае обычно рассчитывают отдельной операцией или вручную с последующим отражением в учёте по НДФЛ.

Что происходит с займом при увольнении сотрудника?

Договор займа продолжает действовать после увольнения, если в нём не предусмотрено иное. Из окончательного расчёта можно удержать только суммы в пределах ограничений ТК РФ, остаток бывший сотрудник гасит самостоятельно по графику. В ЗУП после увольнения автоматические удержания прекращаются, поэтому дальнейшее погашение контролируется вручную через бухгалтерию.