Как в 1С принять сотрудника на декретную ставку

Декретная ставка — это временное замещение сотрудника, ушедшего в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 такой приём оформляется стандартными кадровыми документами, но с важными особенностями: нужно правильно указать вид занятости, срок трудового договора и условия замещения, чтобы расчёт зарплаты и отчётность прошли без ошибок.

Ошибка на этапе приёма приводит к проблемам: неверному расчёту стажа, некорректным сведениям в ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД), двойному начислению на одну ставку в штатном расписании. Ниже разобраны два рабочих способа — приём по срочному договору и внутреннее совместительство, — а также настройка замещения штатной единицы и проверка результата.

Инструкция ориентирована на типовую 1С:ЗУП 8.3. В 1С:КАМИН и других конфигурациях логика похожая, но названия документов могут отличаться.

Что такое декретная ставка и какой вариант приёма выбрать

Декретная ставка — не юридический термин, а кадровое обозначение временной замены. За основным сотрудником на период отпуска по уходу за ребёнком сохраняется рабочее место, поэтому на его должность можно принять другого человека только по срочному трудовому договору (ст. 59 ТК РФ). Основание срочности — «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника».

На практике встречаются три сценария. Первый — новый человек с рынка принимается по срочному договору как на основное место работы. Второй — действующий сотрудник компании оформляется внутренним совместителем на эту позицию. Третий — действующий сотрудник временно переводится на декретную должность с сохранением своей ставки. В 1С каждый сценарий оформляется по-разному, и выбор влияет на расчёт зарплаты и отчётность.

Сравнение вариантов оформления

Срочный договор с новым сотрудником

Стандартный приём на работу. Подходит, когда нанимают человека со стороны. Ограничение — договор расторгается при выходе основного работника.

Внутреннее совместительство

Действующий сотрудник дополнительно занимает декретную позицию в свободное от основной работы время. Ограничение — оплата пропорционально отработанному времени, нужен отдельный график.

Временный перевод

Сотрудник полностью переходит на декретную должность с освобождением от своей. Оформляется кадровым переводом, а не приёмом. Подходит, когда своя ставка сотрудника временно не нужна.

Подготовка: штатное расписание и замещение единицы

Перед приёмом проверьте штатное расписание: раздел Кадры → Штатное расписание. Найдите позицию, которую занимает сотрудник, ушедший в декрет. Если штатное расписание в программе не ведётся, этот шаг пропускается — приём оформляется в свободной форме.

Чтобы программа корректно учитывала временное замещение, включите механизм замещения: Настройка → Кадровый учёт → Штатное расписание и отметьте флажок «Ведётся учёт временного замещения работников». После этого в документах приёма появится поле «Заместитель» или признак замещения, а ставка в штатном расписании не будет считаться занятой дважды.

Это важно для контроля численности: без замещения штатное расписание покажет превышение лимита ставок, а приём может быть заблокирован настройками контроля. Если контроль штатного расписания включён, приём без замещения просто не проведётся.

Приём нового сотрудника по срочному договору

Основной сценарий: новый человек принимается на время отсутствия основного работника. Создайте документ Кадры → Приёмы на работу → Создать и заполните ключевые поля.

1. 1
   Создайте документ «Приём на работу», укажите организацию и дату приёма.
2. 2
   Заведите нового сотрудника: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные.
3. 3
   Выберите подразделение и должность из штатного расписания — ту, где числится ушедший в декрет работник.
4. 4
   Укажите вид занятости «Основное место работы» и количество ставок (обычно 1).
5. 5
   Установите признак замещения и выберите замещаемого сотрудника.
6. 6
   В блоке «Трудовой договор» выберите «Срочный договор», основание — «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника».
7. 7
   Укажите дату окончания договора (условную, например дату планового выхода основного сотрудника).
8. 8
   На вкладке «Оплата труда» назначьте начисления и оклад по штатной единице.
9. 9
   Проведите документ и сформируйте приказ о приёме по форме Т-1.

Поле с датой окончания договора часто вызывает вопросы: точная дата выхода из декрета неизвестна, ведь сотрудница может выйти досрочно или продлить отпуск. На практике указывают плановую дату окончания отпуска по уходу за ребёнком. Если декрет продлится, договор продлевают кадровым переводом или дополнительным соглашением с изменением даты в программе.

На вкладке «Оплата труда» программа обычно подтягивает начисления из штатной единицы автоматически. Проверьте оклад: если замещающий принят на полную ставку, оклад совпадает со штатным. Если на неполную — укажите долю ставки и настройте график работы (например, неполная рабочая неделя).

Оформление внутреннего совместительства или временного перевода

Внутреннее совместительство

Если декретную позицию занимает действующий сотрудник компании, приём оформляется тем же документом «Приём на работу», но вид занятости выбирается «Внутреннее совместительство». Создавать нового физлица не нужно — выберите существующего сотрудника, программа добавит ему второе рабочее место.

Обязательно укажите отдельный график работы для совместительства: по закону работа по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени. Оплата рассчитывается пропорционально отработанному времени, поэтому корректный график критичен для расчёта зарплаты.

Временный перевод

Если сотрудник полностью освобождается от своей должности на время декрета коллеги, оформляется не приём, а документ Кадры → Переводы → Кадровый перевод с установленным признаком временного перевода и сроком окончания. По окончании срока программа напомнит о необходимости обратного перевода.

Не путайте совместительство с совмещением должностей: совмещение (расширение обязанностей без отрыва от основной работы) в 1С оформляется документом «Совмещение должностей» с доплатой, а не кадровым приёмом. Выбор зависит от того, как договорились стороны и как это записано в допсоглашении.

Маршрут решения

Как выбрать способ оформления

Нанимается новый человек со стороныПриём на работу, основное место работы, срочный договор

Действующий сотрудник работает на декретной позиции дополнительноПриём на работу с видом занятости «Внутреннее совместительство» и отдельным графиком

Сотрудник полностью переходит на декретную должностьКадровый перевод с признаком временного перевода

Сотрудник выполняет обязанности без отрыва от своей работы за доплатуДокумент «Совмещение должностей», приём не нужен

Кадровые документы и отчётность

После проведения приёма сформируйте печатные формы: приказ о приёме (Т-1 или своя форма), трудовой договор. В договоре обязательно укажите срочность и её основание — без этого договор считается заключённым на неопределённый срок, и уволить замещающего сотрудника при выходе основного будет проблематично.

Сведения о приёме передаются в Социальный фонд России отчётом ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки → 1С-Отчётность». Проверьте, что в сведениях корректно указаны дата приёма, должность и характер работы.

Запись в трудовую книжку о срочности договора не вносится — указывается обычный приём. Срочность фиксируется только в самом договоре и приказе.

Расчёт зарплаты и увольнение при выходе основного сотрудника

Зарплата замещающему сотруднику начисляется стандартно документом «Начисление зарплаты и взносов». Если приём оформлен корректно (ставка, график, начисления), расчёт пройдёт автоматически. Проверьте первый расчёт вручную: сумма должна соответствовать окладу за отработанные дни с учётом доли ставки.

Когда основной сотрудник выходит из отпуска по уходу за ребёнком, в 1С оформляются два действия: возврат основного работника на рабочее место (документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» или изменение состояния) и увольнение замещающего по основанию «истечение срока трудового договора» (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). О предстоящем увольнении замещающего нужно предупредить письменно не менее чем за три календарных дня.

Если основной сотрудник выходит досрочно, а дата окончания договора в 1С ещё не наступила, увольнение всё равно оформляется по факту выхода — договор прекращается выходом основного работника независимо от указанной даты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Штатное расписание

Норма

Позиция показывает замещение, превышения ставок нет

Тревожный признак

Ставка занята дважды, приём не проводится или контроль ругается

Карточка сотрудника

Норма

Вид занятости, срочный договор и дата окончания заполнены

Тревожный признак

Договор бессрочный или основание срочности не указано

Начисление зарплаты

Норма

Сумма соответствует окладу за отработанное время

Тревожный признак

Начислений нет, сумма нулевая или двойная

ЕФС-1

Норма

Сведения о приёме сформированы и отправлены вовремя

Тревожный признак

Приём отсутствует в отчёте или дата неверна

Типичные ошибки при приёме на декретную ставку

Большинство проблем возникает из-за невнимательности на этапе документа приёма. Самые частые ситуации собраны ниже.

Отдельно отметим ситуацию с продлением декрета. Если основной сотрудник оформляет отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет после отпуска до полутора лет, договор с замещающим нужно продлить: измените дату окончания через кадровый перевод (изменение условий договора) и подпишите дополнительное соглашение. Просто «оставить как есть» нельзя — договор прекратится по дате, указанной в программе.

Частые вопросы

Можно ли принять на декретную ставку без ведения штатного расписания в 1С?

Да. Если учёт штатного расписания отключён в настройках, документ «Приём на работу» заполняется вручную: подразделение и должность выбираются из справочников, начисления назначаются вручную. Логика срочного договора и отчётности не меняется.

Какую дату окончания договора указывать, если срок декрета неизвестен?

Укажите плановую дату окончания отпуска по уходу за ребёнком основного сотрудника. Если отпуск продлевается, дату меняют через дополнительное соглашение и кадровый документ в 1С. Досрочный выход основного работника в любом случае прекращает договор независимо от указанной даты.

Чем отличается совместительство от совмещения в 1С?

Совместительство — отдельный трудовой договор и отдельное рабочее время, оформляется приёмом на работу. Совмещение — выполнение дополнительных обязанностей в своё рабочее время за доплату, оформляется документом «Совмещение должностей» без нового приёма.

Нужно ли уведомлять замещающего сотрудника об увольнении?

Да. О прекращении срочного договора в связи с истечением срока работника предупреждают письменно не позднее чем за три календарных дня. В 1С можно сформировать уведомление в свободной форме и зарегистрировать его в кадровых документах сотрудника.

Что делать, если замещающий сотрудник сам уходит в декрет?

Срочный договор с беременной сотрудницей продлевается до окончания беременности, а при отпуске по уходу за ребёнком — до выхода основного работника. В 1С оформляется продление договора и отпуск по беременности и родам стандартными кадровыми документами.

Как проверить, что приём прошёл корректно?

Проверьте карточку сотрудника (срочный договор, вид занятости, замещение), штатное расписание (нет превышения ставок), пробное начисление зарплаты и сформированный ЕФС-1. Все четыре пункта должны отражать новый приём без ошибок.