Как в 1С начислить больничный лист

Начисление больничного листа в 1С сводится к созданию документа «Больничный лист», проверке исходных данных (стажа, среднего заработка, периода нетрудоспособности) и проведении расчёта. Программа делит пособие на часть, оплачиваемую за счёт работодателя, и часть, которую возмещает Социальный фонд России, поэтому важно, чтобы в базе были корректно заполнены кадровые данные сотрудника и настройки учёта.

Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия предприятия». Названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика действий одинакова: сначала получаем или вводим данные больничного, затем проверяем расчёт, потом включаем его в ведомость на выплату.

Перед началом убедитесь, что у сотрудника заведено физическое лицо, оформлен приём на работу, указан страховой стаж, а в базе загружены актуальные сведения о среднем заработке. Если какой-то из этих элементов отсутствует, расчёт выполнится, но сумма будет неверной — и ошибку придётся исправлять сторнированием.

Подготовка: что должно быть настроено до начисления

Корректный расчёт больничного опирается на несколько обязательных данных. Во-первых, у сотрудника должна быть действующая трудовая или ГПХ-договорённость, по которой он застрахован — без приёма на работу документ не проведётся. Во-вторых, в карточке физического лица должен быть заполнен страховой стаж: в ЗУП это делается по ссылке «Трудовая деятельность» или через документ ввода стажа.

В-третьих, в базе должен быть заработок за расчётный период — два календарных года, предшествующих году начала болезни. Если сотрудник работает у вас давно, заработок подтянется из учёта автоматически. Если он принят недавно, потребуется справка о заработке с предыдущего места работы — её данные вводятся документом «Справка для расчёта пособий (входящая)» или непосредственно в форме больничного.

Также проверьте настройки учётной политики: в ЗУП в карточке организации на закладке с настройками учёта должна быть указана дата перехода на прямые выплаты (проектные выплаты через ФСС/СФР). От этого зависит, как программа разделит пособие между работодателем и фондом.

Как загрузить электронный больничный (ЭЛН)

Сейчас подавляющее большинство больничных оформляется в электронном виде, и работать с ними в 1С удобнее всего. В ЗУП перейдите в раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или сразу в раздел «Зарплата» → «Больничные листы». При создании нового документа укажите номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника, затем нажмите кнопку получения данных из СФР.

Программа обратится к сервису фонда, загрузит период нетрудоспособности, код причины и другие реквизиты, а затем автоматически заполнит документ. Для обмена потребуется настроенное подключение к 1С-Отчётности с действующим сертификатом — без него данные придётся вводить вручную по бумажной распечатке или сведениям из личного кабинета.

После загрузки проверьте, что период болезни совпал с данными сотрудника, а причина нетрудоспособности указана верно: от кода зависит порядок оплаты (обычное заболевание, травма, уход за ребёнком, карантин оплачиваются по-разному). Если больничный является продолжением предыдущего, установите соответствующий признак — это влияет на расчёт первых дней за счёт работодателя.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите сотрудника и введите номер ЭЛН
3. 3
   Нажмите кнопку получения данных из СФР (или «Загрузить из файла», если ЭЛН выгружен вручную)
4. 4
   Проверьте автоматически заполненный период, причину нетрудоспособности и признак продолжения
5. 5
   Заполните стаж и долю ставки, если они не подтянулись автоматически
6. 6
   Нажмите «Провести» и сверьте расчёт через «Расшифровку» или печатную форму

Ручное создание больничного листа

Если электронный больничный недоступен (например, обмен с фондом временно не работает или листок нетрудоспособности оформлен на бумаге в исключительных случаях), документ заполняется вручную. В ЗУП создайте «Больничный лист» через раздел «Зарплата», укажите организацию, сотрудника, даты начала и окончания болезни и номер листка.

В поле «Причина нетрудоспособности» выберите код из списка — чаще всего это «01» (общее заболевание) или «02» (травма). При уходе за больным членом семьи укажите соответствующий код и заполните сведения о том, за кем осуществляется уход, — от этого зависят ограничения по количеству оплачиваемых дней.

В «1С:Бухгалтерии» путь немного другой: раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Больничный лист». Функционально документ проще, чем в ЗУП, но основные реквизиты те же. Учтите, что в Бухгалтерии расчёт среднего заработка строится только по данным текущей организации, поэтому справки с прежних мест работы нужно вводить вручную в табличной части документа.

Проверка расчёта пособия

После заполнения шапки программа рассчитывает пособие автоматически. Расчёт состоит из трёх шагов: определяется среднедневной заработок (доходы за два предшествующих года, делённые на 730), применяется процент в зависимости от стажа, результат сравнивается с минимальным и максимальным ограничениями, установленными законодательством.

Чтобы увидеть детали, нажмите кнопку расшифровки среднего заработка (в ЗУП это значок-калькулятор рядом с полем «Средний заработок») или сформируйте печатную форму «Расчёт пособия к больничному листу». В форме видно, какие суммы взяты по годам, не превышен ли лимит базы для взносов и какой процент стажа применён.

Пособие делится на две части: первые дни болезни (как правило, три дня при заболевании или травме самого сотрудника) оплачивает работодатель, остальные — СФР. В документе эти суммы показываются отдельными строками начисления. Проверьте, что разбивка присутствует: если вся сумма встала за счёт работодателя, скорее всего, в настройках организации не заполнены сведения о прямых выплатах.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Среднедневной заработок

Норма

Совпадает с суммой доходов за 2 года, делённой на 730

Тревожный признак

Заработок равен нулю или явно занижен — не введены справки с прошлых мест работы

Процент по стажу

Норма

Соответствует фактическому страховому стажу сотрудника

Тревожный признак

Применён минимальный процент при большом стаже — стаж не заполнен в карточке

Разбивка работодатель/СФР

Норма

Первые дни за счёт работодателя, остальное — за счёт фонда

Тревожный признак

Вся сумма на работодателе — проверьте настройки прямых выплат

Ограничение по МРОТ

Норма

Применено только при малом заработке или нарушении режима

Тревожный признак

Ограничение применено без оснований — проверьте реквизиты документа

Выплата пособия и отражение в учёте

После проведения больничного сумма пособия за счёт работодателя включается в ближайшую ведомость на выплату вместе с зарплатой или авансом. В ЗУП при заполнении ведомости («Зарплата» → «Ведомости в банк/кассу») программа подтянет долг перед сотрудником автоматически. НДФЛ с пособия удерживается, страховые взносы на пособие не начисляются.

Часть пособия за счёт СФР работодатель не выплачивает: по ней формируются сведения для фонда. В ЗУП реестры и ответы на запросы СФР создаются через раздел «Отчётность, справки» → «Пособия за счёт СФР» или «Обмен с СФР». Проверьте, что реестр отправлен и принят — иначе сотрудник не получит деньги от фонда, и вопросы придут к вам.

В бухгалтерском учёте начисление отразится при проведении документа «Отражение зарплаты в бухучёте» (в ЗУП) или сразу при проведении больничного (в Бухгалтерии). Пособие за счёт работодателя относится на те же счета затрат, что и зарплата сотрудника, часть СФР проходит по расчётам с фондом.

Особые ситуации: совместители, МРОТ, продолжение больничного

Внешний совместитель

Для внешнего совместителя больничный оформляется в каждой организации отдельно. Средний заработок считается только по доходам вашей организации, даже если по основному месту работы сотрудник получает больше. Если сумма получается маленькой, пособие сравнивается с расчётом из МРОТ пропорционально ставке.

Расчёт из МРОТ

Если заработок за расчётный период отсутствует или мал, пособие считается из МРОТ с учётом районного коэффициента и занятости. Программа делает это автоматически, но проверьте, что в настройках задан актуальный МРОТ и правильный районный коэффициент организации — устаревшее значение даст неверную сумму.

Продолжение больничного

Если листок является продолжением ранее выданного, установите флажок «Является продолжением листка нетрудоспособности» и выберите первичный документ. Тогда первые дни за счёт работодателя повторно оплачиваться не будут — они уже оплачены по первому больничному. Пропуск этого признака — частая причина излишней выплаты.

Частые вопросы

Почему в больничном нулевой средний заработок?

Чаще всего сотрудник принят недавно, и в базе нет данных о его доходах за два предыдущих года. Введите справку о заработке с прежних мест работы через документ «Справка для расчёта пособий (входящая)» или вручную в форме расчёта среднего. Если справки нет, пособие будет рассчитано из МРОТ.

Можно ли начислить больничный после того, как зарплата за месяц уже рассчитана?

Да. Больничный — самостоятельный документ, он проводится в любой момент. Если период болезни попадает на уже рассчитанный месяц, программа при следующем расчёте зарплаты скорректирует отсутствия и суммы. Проверьте расчётный листок сотрудника после проведения.

Как исправить ошибочно проведённый больничный?

Если ошибка в реквизитах, откройте документ, исправьте данные и перепроведите — при этом проверьте, не ушли ли суммы в уже отправленные ведомости и отчёты. Если больничный нужно отменить полностью, используйте документ «Сторнирование начислений» (в ЗУП) или пометьте документ на удаление до выплаты. После выплаты сумму корректируют сторно, а не удалением.

Кто платит пособие при уходе за больным ребёнком?

При уходе за больным членом семьи пособие с первого дня выплачивает СФР, доля работодателя отсутствует. В документе это видно по разбивке: вся сумма относится на фонд. Ограничения по количеству оплачиваемых дней в год программа контролирует автоматически по возрасту ребёнка и коду причины.

Нужно ли начислять взносы на больничное пособие?

Нет, пособие по временной нетрудоспособности не облагается страховыми взносами, но облагается НДФЛ. В программе это настроено в виде расчета «Больничный»; менять эти настройки вручную не следует.