Как провести ГПХ в 1С: от договора до выплаты и отчётности

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С оформляется иначе, чем трудовой договор: у исполнителя нет позиции штатного расписания, табеля и отпусков, а вознаграждение облагается взносами не в полном объёме. Из-за этих отличий бухгалтеры часто ошибаются — проводят подрядчика как сотрудника или начисляют лишние взносы. Ниже разобран порядок работы в двух типовых конфигурациях: 1С:ЗУП (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия (ред. 3.0).

Общая логика одинакова: сначала создаётся карточка физического лица, затем регистрируется сам договор, после этого начисляется и выплачивается вознаграждение, удерживается НДФЛ, а в конце периода формируется отчётность. Различия — в названиях документов и степени автоматизации расчётов.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и начисления, а в учётной политике организации корректно настроены тарифы страховых взносов — от этого зависит правильность расчёта.

Что проверить перед оформлением договора

Прежде чем заводить документы, убедитесь, что отношения действительно гражданско-правовые, а не трудовые. Признаки переквалификации — фиксированный график, подчинение внутреннему распорядку, регулярные одинаковые выплаты, выполнение постоянной функции. При споре трудовая инспекция или суд могут признать договор трудовым со всеми доначислениями.

Проверьте статус исполнителя: обычное физлицо, самозанятый или ИП. С самозанятыми и ИП организация не удерживает НДФЛ и не платит взносы — для них в 1С договор ГПХ как кадрово-расчётный документ вообще не нужен, достаточно документа поступления услуг. Дальше речь идёт только об обычных физлицах.

Заведение физического лица и договора в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и создайте нового сотрудника. Заполните ФИО, СНИЛС, ИНН, дату рождения, адрес и налоговый статус. Флаг «Сотрудник» можно не устанавливать — для подрядчика достаточно карточки физлица, трудовой договор не оформляется.

Далее перейдите в раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Договоры подряда») и создайте документ «Договор (работы, услуги)». Укажите организацию, исполнителя, период действия договора, сумму вознаграждения и подразделение, на затраты которого будет отнесена выплата.

В документе важны два поля, от которых зависят налоги: вид договора и дата начала. Для обычного подряда программа автоматически настроит обложение: НДФЛ — полностью, взносы — только на ОПС и ОМС, без взносов на ВНиМ (соцстрахование). Это ключевое отличие ГПХ от трудового договора, и его стоит перепроверить после проведения.

1. 1
   Создайте физлицо: Кадры → Сотрудники → Создать, заполните СНИЛС и ИНН
2. 2
   Откройте Зарплата → Договоры (в т.ч. авторские) → Создать
3. 3
   Заполните исполнителя, период, сумму и подразделение затрат
4. 4
   Проверьте вид договора и настройки обложения взносами
5. 5
   Проведите документ и распечатайте договор при необходимости

Оформление договора ГПХ в 1С:Бухгалтерии

В бухгалтерской конфигурации механизм проще. Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», создайте сотрудника и в его карточке перейдите по ссылке «Договоры ГПХ» (или используйте документ «Договор подряда» из раздела «Зарплата и кадры» → «Труд и заработная плата», в зависимости от релиза). Укажите даты действия, сумму и счёт учёта затрат.

Обратите внимание: чтобы документы по ГПХ были доступны, в настройках учёта зарплаты («Зарплата и кадры» → «Настройки учета зарплаты») должна быть включена соответствующая опция учёта договоров ГПХ. Если пункта меню нет — проверьте эту настройку в первую очередь.

Начисление вознаграждения и расчёт НДФЛ

В 1С:ЗУП начисление по договору выполняется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторские)» из раздела «Зарплата». Создайте документ, укажите месяц начисления, подберите договор — сумма подставится из условий договора, но её можно скорректировать, если оплата идёт частями по актам.

НДФЛ рассчитывается автоматически на вкладке «НДФЛ» того же документа или при заполнении ведомости на выплату. Стандартные вычеты (например, детские) по ГПХ применяются, если исполнитель подал заявление и подтверждающие документы, — проверьте это в карточке физлица на вкладке «Налог на доходы».

В 1С:Бухгалтерии начисление обычно делается через «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Начисление зарплаты» с ручным добавлением строки по договору ГПХ, либо документом «Операция, введённая вручную» с проводками Дт 20 (25, 26, 44) Кт 76.10 и удержанием Дт 76.10 Кт 68.01. Ручной способ требует контроля: программа не рассчитает взносы по такой операции автоматически.

Если по договору предусмотрены несколько этапов с актами, регистрируйте начисление отдельным документом на каждый этап в месяце подписания акта. Так дата фактического получения дохода для НДФЛ совпадёт с актом, и не будет расхождений в 6-НДФЛ.

Страховые взносы и проверка расчёта

По договорам ГПХ взносы начисляются на обязательное пенсионное и медицинское страхование, а взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — нет. Взносы на травматизм — только если это прямо предусмотрено условиями договора.

В 1С:ЗУП взносы рассчитаются документом «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц — подрядчик попадёт в расчёт автоматически, если договор действует в этом периоде. Проверьте результат по отчёту «Анализ взносов в фонды»: база по ОПС и ОМС должна совпадать с начисленным вознаграждением, а строки ВНиМ по этому лицу должны быть пустыми.

Контрольные точки

Как проверить результат

Взносы на ОПС и ОМС

Норма

Начислены на всю сумму вознаграждения

Тревожный признак

Взносы не рассчитались или рассчитаны дважды

Взносы на ВНиМ

Норма

Не начисляются по договору ГПХ

Тревожный признак

Начислены как по трудовому договору — неверно выбран вид договора

НДФЛ в ведомости

Норма

Удержан при выплате, сумма совпадает с расчётом

Тревожный признак

НДФЛ не удержан или удержан дважды

Выплата вознаграждения и отчётность

Выплата оформляется ведомостью на выплату зарплаты (в банк, через кассу) с указанием подрядчика. В 1С:ЗУП при заполнении ведомости по кнопке «Заполнить» исполнитель ГПХ попадёт в список, если у него есть непогашенное начисление. Дата выплаты определит срок перечисления НДФЛ.

По итогам периода данные по ГПХ попадают в отчётность: 6-НДФЛ (доход и удержанный налог), расчёт по страховым взносам (подрядчик отражается как застрахованное лицо по ОПС и ОМС), персонифицированные сведения о физлицах, а по итогам года — справка о доходах. В СЗВ-СТАЖ/персучёте ПФР периоды действия договоров ГПХ также отражаются — не пропускайте их при формировании сведений.

Частые вопросы по проведению ГПХ в 1С

Где в 1С:ЗУП найти документ договора ГПХ?

Раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» или «Кадры» → «Договоры подряда» в зависимости от релиза. Если пункта нет, проверьте права пользователя и настройки состава начислений.

Нужно ли начислять больничные и отпускные по ГПХ?

Нет. Исполнитель по ГПХ не имеет права на отпуск, а больничный оплачивается только если договором предусмотрены взносы на ВНиМ — в типовом случае они не платятся, поэтому пособие не начисляется.

Как провести разовую услугу без долгого договора?

Оформите договор на короткий период (например, в пределах одного месяца) и сразу начисление по нему. Механизм тот же: договор → начисление → ведомость на выплату.

Что делать, если взносы по ГПХ рассчитались как по трудовому договору?

Проверьте вид договора в документе и настройку вида расчёта — в нём должен быть указан доход, облагаемый взносами как ГПХ. Исправьте настройку и пересчитайте взносы документом «Начисление зарплаты и взносов» за тот же месяц.

Как отразить ГПХ, если расчёты ведутся в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Создайте сотрудника, документ «Договор подряда», начисление через «Начисление зарплаты» с добавлением строки по договору. Взносы рассчитайте отдельно и проверьте проводки вручную — автоматика ограничена.