Другое · 9 мин
Как в 1С принять сотрудника, который уже работал в организации
Пошаговая инструкция по повторному приёму сотрудника в 1С:ЗУП: поиск карточки физлица, оформление приёма, проверка накоплений, отчётность и типичные ошибки.
Повторный приём сотрудника, который раньше работал в организации, — типовая ситуация в 1С:ЗУП и 1С:Кадры. Главная особенность в том, что физическое лицо уже есть в информационной базе, и создавать его заново нельзя: дубли физлиц ломают отчётность по НДФЛ, страховым взносам и персонифицированному учёту. Правильный сценарий — найти существующую карточку физлица и оформить новый документ приёма на работу, привязанный к ней.
Ошибки при повторном приёме приводят к серьёзным последствиям: расчёт стажа и льгот по НДФЛ «разваливается», сведения в СЗВ-ТД и ЕФС-1 уходят с разными карточками, а налоговая возвращает отчёт с ошибкой сопоставления. Поэтому перед оформлением документа важно проверить, как человек заведён в базе, не было ли у него смены фамилии и корректно ли закрыто предыдущее увольнение.
Ниже разобран полный порядок действий: от поиска карточки физлица до проверки начислений и сдачи отчётности после повторного приёма.
Почему нельзя создавать новую карточку физлица
В 1С:ЗУП учёт ведётся раздельно на двух уровнях: «Физические лица» (паспортные данные, ИНН, СНИЛС) и «Сотрудники» (привязка физлица к организации, табельный номер, кадровые документы). При повторном приёме нужно создать только нового сотрудника или новое рабочее место для уже существующего физлица. Если завести физлицо заново, программа будет считать это двумя разными людьми.
Последствия дубля физлица: НДФЛ считается отдельно по каждой карточке, стандартные вычеты могут примениться дважды или не примениться вовсе, а в отчётах 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях один человек попадёт дважды. Исправление такой ситуации потребует объединения карточек и пересчёта налогов за весь период.
Шаг 1. Найдите существующую карточку физического лица
Откройте раздел «Кадры» → «Физические лица» (или «Настройка» → «Физические лица» в зависимости от версии) и найдите человека по фамилии. Если сотрудник менял фамилию после увольнения, ищите по старой фамилии, ИНН или СНИЛС — эти данные в карточке остались прежними.
Проверьте состав данных карточки: актуальны ли паспортные данные, не изменилась ли фамилия, указан ли ИНН и СНИЛС. Если человек сменил фамилию, внесите изменение через команду изменения личных данных с указанием даты — так в истории сохранится и старая, и новая фамилия, что важно для корректного формирования отчётов за разные периоды.
Также полезно открыть справочник «Сотрудники» и посмотреть прежнюю карточку сотрудника: там видно дату и основание прошлого увольнения, подразделение и должность. Это поможет убедиться, что прежний трудовой договор корректно закрыт.
- 1Найдите физлицо в справочнике «Физические лица» и сверьте ИНН/СНИЛС
- 2Обновите личные данные при смене фамилии или паспорта
- 3Создайте документ «Приём на работу» из карточки физлица или журнала приёмов
- 4Заполните подразделение, должность, график и условия оплаты
- 5Проверьте заявление на вычеты по НДФЛ и введите его при необходимости
- 6Проведите документ и проверьте начисления в расчётном листке
- 7Сформируйте отчёт о кадровом событии (ЕФС-1/СЗВ-ТД по применимым правилам)
Шаг 2. Оформите документ приёма на работу
Создайте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» или «Все кадровые документы»). В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию — программа предложит существующее физлицо, выберите его. В ряде конфигураций при выборе ранее уволенного сотрудника появляется пометка о повторном приёме, а в некоторых версиях доступен отдельный флажок или вид документа «Приём на работу (повторный)».
Заполните стандартные реквизиты: дату приёма, подразделение, должность, график работы, вид занятости, количество ставок и условия оплаты труда. Обратите внимание на дату: она должна быть позже даты прежнего увольнения, иначе программа выдаст ошибку пересечения периодов.
Если приём оформляется на ту же должность
Даже если человек возвращается на прежнюю должность и оклад, не копируйте старый документ приёма без проверки: штатное расписание могло измениться, позиция могла быть сокращена или переименована. Выбирайте позицию из актуального штатного расписания на дату нового приёма.
Если сотрудник принимается по совместительству
Если человек ранее работал по основному месту, а теперь принимается как совместитель (или наоборот), вид занятости указывается в документе приёма явно. Для внутреннего совместительства создаётся отдельный сотрудник с видом занятости «Внутреннее совместительство», привязанный к тому же физлицу.
Шаг 3. Проверьте вычеты и накопления по НДФЛ
Стандартные вычеты на детей не «восстанавливаются» автоматически: заявление, введённое при прошлом приёме, прекратило действие при увольнении. Сотрудник должен написать новое заявление, а бухгалтер — ввести документ «Заявление на вычеты НДФЛ» (или «Уведомление о праве на вычеты») с датой нового приёма.
НДФЛ при повторном приёме в течение одного календарного года считается нарастающим итогом по этому налоговому агенту: доходы и налог за периоды прежней работы в этом году должны учитываться при определении права на вычеты и предельной базы. Так как физлицо одно, программа сделает это автоматически — при условии, что дублей карточки нет.
Как проверить результат
Начисление по новой позиции, вычеты применены, НДФЛ посчитан
Вычет отсутствует при наличии заявления или налог посчитан без учёта прошлых доходов года
Одно физлицо, новый сотрудник с актуальной датой приёма
Два физлица с одинаковыми ФИО и ИНН
Доходы суммируются по одному человеку
Человек фигурирует дважды в одном отчёте
Шаг 4. Отчётность и кадровые события после приёма
Приём на работу — отчётное кадровое событие. В зависимости от применимых правил нужно сформировать и отправить соответствующий отчёт в СФР (ранее — СЗВ-ТД, сейчас подраздел ЕФС-1 с кадровыми сведениями). В 1С:ЗУП это делается из журнала отчётов: документ приёма автоматически попадает в мероприятие «Приём».
Срок подачи кадровых сведений ограничен, поэтому не откладывайте отправку: приём и увольнение относятся к событиям, по которым отчётность сдаётся в сжатые сроки. Перед отправкой проверьте, что в отчёт ушли актуальные данные физлица — особенно если была смена фамилии.
Дополнительно проверьте настройки синхронизации, если у вас обмен между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией: новый сотрудник должен корректно выгрузиться, а физлицо — сопоставиться, а не создаться заново в бухгалтерской программе.
Особые ситуации и ограничения
Если с момента увольнения прошло несколько лет, карточка физлица могла быть помечена на удаление или заархивирована при свёртке базы. Проверьте, не установлена ли пометка удаления: снимите её и актуализируйте данные. Если база сворачивалась и история перенесена укрупнённо, убедитесь, что остатки по НДФЛ и взносам на начало года введены корректно.
В отдельных случаях человек числится в базе как бывший сотрудник другой организации той же группы (если в одной базе ведётся несколько юрлиц). Тогда приём оформляется в нужную организацию на то же самое физлицо — это стандартный сценарий, дубль не требуется.
Если при увольнении остались непогашенные задолженности (например, невыданная компенсация или долг по подотчётным суммам), проверьте взаиморасчёты до первого расчёта зарплаты: программа может автоматически учесть долг при выплате.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Нужно ли заново запрашивать документы у сотрудника, который уже работал?
Да. Трудовой договор заключается заново, поэтому пакет документов оформляется как при обычном приёме: заявление, договор, согласие на обработку персональных данных, при необходимости — новые реквизиты для зарплатного проекта. Данные в программе обновляются по предъявленным документам.
Сохранится ли стаж и история работы сотрудника в программе?
Да, если приём оформлен на то же физлицо. Вся кадровая история хранится в базе: прежние приёмы, переводы и увольнения остаются доступны в карточке сотрудника и учитываются в отчётах и справках.
Что делать, если сотрудник уволен и принят в течение одного месяца?
Оформите оба документа с корректными датами: увольнение должно быть раньше приёма. В расчёте за месяц программа учтёт окончательный расчёт при увольнении и начисления по новому договору; НДФЛ посчитается в совокупности по одному физлицу.
Нужно ли заново подключать сотрудника к зарплатному проекту?
Да, если лицевой счёт был закрыт после увольнения. Проверьте лицевой счёт в карточке физлица или сотрудника и при необходимости оформите новый через обмен с банком.
Как исправить ситуацию, если дубль физлица уже создан и по нему прошли начисления?
Используйте штатную обработку поиска и объединения дублей физлиц (раздел «Администрирование»), затем перепроведите кадровые и расчётные документы и пересчитайте НДФЛ. Перед операцией сделайте резервную копию базы, а после — сверьте отчёты по налогам и взносам за весь затронутый период.
Что важно запомнить
Повторный приём — это всегда новый документ «Приём на работу» на существующее физлицо, а не новая карточка человека. Перед оформлением сверьте ИНН и СНИЛС, обновите личные данные, после — введите заявление на вычеты, проверьте расчётный листок и вовремя сдайте кадровое событие в отчётности.