Как в 1С принять бывшего сотрудника

Повторный приём бывшего сотрудника — типовая ситуация в кадровом учёте: человек уволился, а через некоторое время вернулся в организацию. В 1С такой сценарий обрабатывается штатными средствами, но содержит несколько подводных камней: программа может создать дубликат физического лица, некорректно заполнить отчётность СЗВ-ТД и персонифицированный учёт, а в бухгалтерских программах — «потерять» историю взаиморасчётов.

Ключевой принцип: физическое лицо в базе должно остаться одно, а новый приём оформляется как новый элемент справочника «Сотрудники» (или новый документ приёма), привязанный к уже существующей карточке физлица. Если завести нового человека «с нуля», в отчётах по НДФЛ, страховым взносам и персучёту появятся расхождения, которые придётся исправлять вручную.

Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, порядок проверки результата и типичные ошибки, которые приводят к дублям и ошибкам в отчётности.

Какие документы и данные понадобятся перед приёмом

Перед оформлением в программе убедитесь, что у вас есть полный комплект данных: паспортные данные, СНИЛС, ИНН (если есть), дата приёма, должность, подразделение, график работы и размер оплаты. Если с момента увольнения человек сменил фамилию или паспорт, сначала обновите данные в карточке физлица, а уже потом оформляйте приём — иначе в приказе и отчётах будут устаревшие сведения.

Проверьте также, не числится ли сотрудник в другой организации вашей базы и не открыт ли у него незакрытый расчёт: остатки по зарплате, невозвращённые подотчётные суммы, займы. Все эти остатки «привязаны» к физлицу и при повторном приёме продолжат учитываться — это нормально, но их нужно учитывать при первом расчёте.

Как найти карточку физического лица в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом откройте раздел «Кадры» → «Физические лица» и найдите человека по фамилии. Если человек сменил фамилию, ищите по СНИЛС — это самый надёжный идентификатор. Альтернативный путь: открыть справочник «Сотрудники», снять отбор по работающим и найти уволенного сотрудника, а из его карточки перейти к физлицу.

При создании нового приёма программа сама предложит выбрать физлицо из списка: достаточно начать вводить фамилию в поле «Сотрудник» или «Физическое лицо». Если ЗУП обнаружит совпадение по СНИЛС или ИНН с уже существующей записью, она покажет предупреждение — это защита от дублей, игнорировать её нельзя.

Оформление приёма на работу в 1С:ЗУП

Создайте документ «Кадры» → «Приёмы на работу» (или «Приём на работу» для одиночного оформления). В поле «Сотрудник» выберите существующее физлицо — программа создаст новый элемент справочника «Сотрудники», привязанный к той же карточке человека. Заполните дату приёма, подразделение, должность, график работы и условия оплаты на вкладке «Оплата труда».

Обратите внимание на поле «Вид занятости»: при повторном приёме на основное место работы укажите «Основное место работы». Если человек принимается по совместительству (в том числе внутреннему, пока работает в другой организации той же базы), выберите соответствующий вид — от этого зависит расчёт налоговых вычетов и заполнение отчётности.

После проведения документа распечатайте приказ по форме Т-1 или по форме организации и проверьте, что в нём корректно указаны актуальные данные сотрудника. Если требуется, оформите дополнительные кадровые документы: договор о материальной ответственности, согласие на обработку персональных данных.

1. 1
   Найдите физлицо в разделе «Кадры» → «Физические лица» по ФИО или СНИЛС
2. 2
   При смене фамилии или паспорта обновите данные в карточке физлица
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» и выберите существующее физлицо
4. 4
   Заполните дату, подразделение, должность, график и оплату труда
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1
6. 6
   Проверьте, что в справочнике «Сотрудники» появилась новая запись, а физлицо осталось одно

Повторный приём в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощён. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», нажмите «Создать» и в поле «Физическое лицо» выберите существующего человека из справочника — не вводите ФИО вручную как новое. Затем создайте документ «Приём на работу» из карточки сотрудника или из журнала «Кадровые документы».

Если программа при вводе фамилии предлагает «Создать нового» — это признак того, что вы заводите дубликат. Отмените ввод и найдите человека через поиск в справочнике «Физические лица». В бухгалтерских версиях защита от дублей слабее, чем в ЗУП, поэтому контроль ложится на пользователя.

Проверьте, что после приёма в учётной политике и настройках зарплаты для сотрудника корректно определяются способы отражения зарплаты в учёте — при необходимости укажите их в карточке сотрудника или в документе приёма.

Как повторный приём влияет на отчётность

При повторном приёме в течение одного календарного года отчётность по НДФЛ и страховым взносам продолжает формироваться по тому же физлицу нарастающим итогом — это достигается именно за счёт единой карточки. Если физлицо продублировано, программа посчитает человека двумя разными налогоплательщиками: вычеты начнут применяться заново, а база по взносам обнулится, что приведёт к искажениям.

Для отчёта СЗВ-ТД (или актуальной формы персонифицированных сведений о кадровых событиях) повторный приём — отдельное кадровое событие, которое подаётся в установленные сроки. Убедитесь, что в документе приёма корректно заполнены сведения о трудовой деятельности: функция, дата и основание приёма. Также проверьте, что предыдущее увольнение было отражено в отчётности корректно — иначе сведения «не сойдутся» с данными фонда.

Проверка результата после оформления

После проведения приёма откройте справочник «Физические лица» и убедитесь, что человек в нём один. Затем откройте справочник «Сотрудники» без отбора по работающим: по этому физлицу должно быть две записи — старая (уволенная) и новая (действующая). Это нормальная ситуация, а не дубль.

Сформируйте тестовый расчёт зарплаты или справку о доходах по этому сотруднику за текущий год: доходы прошлого периода работы (если приём в том же году) должны учитываться нарастающим итогом. Если история «обнулилась» — значит, где-то создан дубликат физлица, и его нужно объединить штатной обработкой поиска и удаления дублей.

Контрольные точки

Как проверить результат

Справочник «Физические лица»

Норма

Одна запись на человека

Тревожный признак

Две записи с одинаковым СНИЛС

Справочник «Сотрудники»

Норма

Две записи: уволенная и действующая, привязанные к одному физлицу

Тревожный признак

Новая запись привязана к новому физлицу

Расчёт НДФЛ

Норма

Доходы и вычеты учитываются нарастающим итогом за год

Тревожный признак

Вычеты применяются заново, история доходов пустая

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — создание нового физлица вместо выбора существующего. Исправление: воспользуйтесь штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» (в ЗУП — в разделе «Администрирование»), объедините записи с указанием правильной карточки как основной, затем перепроведите документы расчёта зарплаты за затронутый период.

Вторая ошибка — приём «задним числом» без учёта уже сформированной отчётности. Если приём оформляется датой прошлого периода, за который отчёты уже сданы, потребуется подача корректирующих (уточняющих) форм. Третья ошибка — неверный вид занятости: если бывший основной сотрудник принят как совместитель (или наоборот), некорректно применятся вычеты по НДФЛ.

Частые вопросы

Можно ли просто «отменить увольнение» вместо нового приёма?

Технически документ увольнения можно пометить на удаление или распровести, но это корректно только если увольнение оформлено ошибочно и фактически не состоялось. Если человек реально уволился и был расчётный период между увольнением и возвратом, нужен новый документ приёма — иначе нарушится кадровая история и отчётность.

Что делать, если сотрудник вернулся в другом календарном году?

Порядок действий тот же: выбирается существующее физлицо и оформляется новый приём. Разница лишь в том, что нарастающий итог по НДФЛ и взносам начнётся с нуля законно — по новому налоговому периоду. Единая карточка физлица всё равно обязательна для корректного персучёта и стажа.

Как принять бывшего сотрудника по совместительству?

В документе приёма укажите вид занятости «Внешнее совместительство» или «Внутреннее совместительство». Физлицо выбирается существующее. Учтите, что стандартные вычеты по НДФЛ предоставляются только по одному месту работы — уточните у сотрудника, где он их получает, и отразите это в заявлении на вычеты.

Нужно ли заново вводить банковские реквизиты и лицевой счёт?

Лицевой счёт в зарплатном проекте и способ выплаты хранятся в карточке физлица или сотрудника. Если реквизиты не изменились, они подтянутся автоматически; если человек сменил банк, обновите лицевой счёт в карточке до первой выплаты, иначе ведомость сформируется со старыми реквизитами.

Что делать, если дубль физлица уже создан и по нему прошли расчёты?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования: отметьте обе записи, выберите основную (ту, где больше корректной истории) и выполните объединение. После этого перепроведите документы расчёта за затронутый период и пересформируйте регистры. Перед объединением обязательно сделайте резервную копию базы.