Как в 1С провести оплату больничного листа

Оплата больничного в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) выполняется документом «Больничный лист», который одновременно регистрирует отсутствие сотрудника, рассчитывает пособие за счёт работодателя и за счёт СФР (Социального фонда России) и включает начисление в расчёт зарплаты. Ошибки на этом этапе приводят к неверным суммам пособия, расхождениям с фондом и проблемам при сдаче отчётности.

Порядок действий зависит от того, какой больничный вы оформляете: бумажный (всё реже) или электронный (ЭЛН), который загружается из СФР по номеру. Ниже разобраны оба сценария, проверка расчёта, выплата пособия с зарплатой или отдельной ведомостью, а также типичные ошибки расчётчиков.

Что подготовить перед оформлением больничного

Перед созданием документа убедитесь, что в базе корректно заполнены исходные данные, от которых зависит расчёт. В карточке сотрудника должны быть указаны дата приёма на работу и сведения о стаже для больничных (раздел «Трудовая деятельность» или ссылка «Страховой стаж» в карточке физического лица). От стажа напрямую зависит процент оплаты: 60, 80 или 100% среднего заработка.

Проверьте, что в учётной политике организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации», закладка «Учётная политика и другие настройки») правильно указаны параметры для расчёта пособий, включая применение районного коэффициента, если он действует в вашем регионе. Также убедитесь, что заработок за два предшествующих календарных года отражён в базе — либо начислениями в этой же программе, либо справками о заработке с предыдущих мест работы.

Если сотрудник принёс справку о заработке от другого работодателя, внесите её документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» из журнала больничных. Без этих данных расчёт среднего заработка будет занижен.

Как создать документ «Больничный лист»

Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и нажмите «Создать». В документе укажите организацию (если их несколько), дату документа, сотрудника и период нетрудоспособности — даты начала и окончания больничного. Эти даты должны точно совпадать с данными листка нетрудоспособности.

Загрузка электронного больничного (ЭЛН)

Если больничный оформлен электронно, введите его номер в поле «Номер листка нетрудоспособности» и нажмите кнопку загрузки данных из СФР (или используйте команду «Загрузить из файла», если выгрузка получена файлом). Программа подтянет период, причину нетрудоспособности, код МО и статус листка. Для обмена с фондом должны быть настроены обмен с СФР и действующая электронная подпись организации.

Обратите внимание на статус ЭЛН: расчёт и выплату выполняйте только после того, как листок закрыт медицинской организацией. Если загрузить больничный, находящийся в статусе «открыт» или «продлён», суммы могут измениться, и документ придётся пересчитывать.

Оформление бумажного больничного

Для бумажного листка все данные вводятся вручную: период, причина нетрудоспособности (заболевание, травма, уход за ребёнком и т.д.), номер и дата листка. От причины нетрудоспособности зависят ограничения по оплате — например, для ухода за больным ребёнком действуют лимиты оплачиваемых дней в году, которые программа контролирует автоматически, если ведётся корректный учёт.

Как проверить расчёт пособия

После заполнения основных полей программа автоматически рассчитывает среднедневной заработок и сумму пособия. Детали расчёта смотрите на закладке «Оплата» и по кнопке печати «Расчёт среднего заработка» — там видно, какие суммы и периоды вошли в расчёт, какой применён процент от стажа и не сработали ли ограничения по минимальному и максимальному размеру пособия.

Контролируйте три момента. Во-первых, средний заработок не должен быть ниже расчёта из МРОТ для сотрудников с полной занятостью — программа применяет ограничение автоматически, но при неполной ставке проверьте, что отражена доля ставки. Во-вторых, при нарушении режима или стаже менее шести месяцев пособие ограничивается МРОТ — убедитесь, что соответствующие отметки из листка перенесены в документ. В-третьих, сверьте количество оплачиваемых дней с периодом в листке.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Среднедневной заработок

Норма

Совпадает с расчётом из справок и начислений за 2 года

Тревожный признак

Заработок пустой или занижен — не внесена справка о заработке

Процент оплаты

Норма

Соответствует страховому стажу (60/80/100%)

Тревожный признак

Процент ниже ожидаемого — не заполнен стаж

Разбивка работодатель/СФР

Норма

Первые 3 дня за счёт работодателя при болезни сотрудника

Тревожный признак

Вся сумма на работодателе или на фонде — неверная причина нетрудоспособности

Проведение документа и отражение в учёте

После проверки нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». При проведении документ регистрирует отсутствие сотрудника в табеле (дни болезни заменяют рабочее время), начисляет пособие и рассчитывает НДФЛ с суммы пособия — больничные облагаются налогом на доходы, это частая причина вопросов от сотрудников, получивших сумму меньше ожидаемой.

Если больничный приходится на период, за который зарплата уже рассчитана, программа при проведении предложит сторнировать начисления за дни болезни. Соглашайтесь на сторнирование — иначе сотруднику будут начислены и зарплата, и пособие за одни и те же дни. Пересечение видно в документе сообщением о необходимости перерасчёта.

Данные для СФР (сведения для назначения пособия) формируются автоматически при проведении больничного, если настроен обмен. Проверьте очередь отправки в разделе обмена с фондом: документы должны уйти в установленный срок, иначе фонд не сможет назначить свою часть пособия.

Как выплатить пособие сотруднику

Пособие по больничному выплачивается в ближайший день выплаты зарплаты вместе с ней — это стандартный и рекомендуемый вариант. В этом случае отдельных действий не требуется: сумма попадёт в ведомость на выплату зарплаты автоматически, если дата больничного предшествует формированию ведомости.

Если нужно выплатить пособие раньше, создайте отдельную ведомость: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «в кассу», «через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты). В ведомости в поле «Выплачивать» выберите «Больничные листы» и подберите нужный документ. Программа заполнит сумму к выплате за минусом НДФЛ.

После проведения ведомости убедитесь, что НДФЛ с пособия отражён с корректной датой получения дохода — для больничных это дата выплаты. Это влияет на срок перечисления налога и на отчётность 6-НДФЛ.

1. 1
   Проверьте стаж и заработок сотрудника за 2 предыдущих года
2. 2
   Создайте «Больничный лист»: Зарплата → Больничные листы → Создать
3. 3
   Введите номер ЭЛН и загрузите данные из СФР либо заполните вручную
4. 4
   Проверьте расчёт на закладке «Оплата» и печатную форму расчёта среднего
5. 5
   Проведите документ, согласившись на сторно зарплаты за дни болезни
6. 6
   Убедитесь, что сведения ушли в СФР через настроенный обмен
7. 7
   Выплатите пособие с зарплатой или отдельной ведомостью
8. 8
   Сверьте НДФЛ и отражение в 6-НДФЛ

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — заниженное пособие из-за отсутствия справки о заработке с предыдущего места работы. Сотрудник получает меньше, чем мог бы, а после предоставления справки приходится делать перерасчёт. Решение: при приёме на работу сразу запрашивайте справку и вносите её в базу.

Вторая ошибка — двойное начисление за одни дни, когда больничный проводят после расчёта зарплаты, но отказываются от сторнирования. Третья — выплата пособия до закрытия ЭЛН, после чего фонд присылает изменённые данные, и суммы расходятся. Четвёртая — неверно указанная причина нетрудоспособности, из-за которой ломается разбивка «работодатель/СФР» и лимиты по уходу за ребёнком.

Особые сценарии

Продолжение больничного

Если выдан второй листок как продолжение первого, в новом документе установите флаг «Является продолжением листка нетрудоспособности» и выберите первичный больничный. Тогда средний заработок не пересчитывается заново, а берётся из первого документа — это требование порядка расчёта пособий.

Больничный в межрасчётный период и переходящий на другой месяц

Больничный, начавшийся в одном месяце и закончившийся в другом, программа делит по месяцам автоматически — суммы попадут в начисления соответствующих периодов. Если листок принесли после закрытия месяца, проведите документ текущей датой, но с фактическим периодом нетрудоспособности: отсутствие скорректируется, а пособие начислится в текущем периоде.

Перед массовой выплатой зарплаты полезно сформировать отчёт «Остатки отпусков и отсутствия» или свод начислений и сверить, что все принесённые больничные проведены. Непроведённый больничный — типичная причина жалоб сотрудников на неверную сумму в ведомости.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выплатить больничный отдельно от зарплаты?

Да. Создайте ведомость нужного вида и в поле «Выплачивать» выберите «Больничные листы», затем подберите документ. Законодательно пособие должно быть выплачено в ближайший день выплаты зарплаты, но более ранняя выплата не запрещена.

Почему программа рассчитала пособие из МРОТ, хотя у сотрудника был заработок?

Чаще всего в базе нет данных о заработке за два предыдущих года — сотрудник работает недавно, а справка с прошлого места не внесена. Также расчёт из МРОТ применяется при стаже менее шести месяцев или нарушении режима, отмеченном в листке.

Удерживается ли НДФЛ с больничного?

Да, пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, поэтому сотрудник получает сумму за минусом налога. Исключение — пособие по беременности и родам, оно налогом не облагается.

Что делать, если больничный проведён с ошибкой после выплаты?

Не редактируйте суммы вручную. Создайте исправление документа (кнопка «Исправить» в форме больничного), введите корректные данные и проведите. Разница будет доначислена или сторнирована при следующей выплате, а в СФР уйдут уточнённые сведения.

Как оформить больничный внешнему совместителю?

Документ создаётся так же, но средний заработок считается только из начислений у вашей организации. Сотрудник вправе принести справки от других работодателей — их вносят входящими справками, при этом пособие назначается по правилам для совместителей в зависимости от того, где он работал в расчётном периоде.