Другое · 11 мин
Как в 1С поставить невыходы сотруднику
Как поставить невыходы сотруднику в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Документы «Отсутствие», «Прогул, отсутствие по невыясненной причине», влияние на зарплату и табель.
Невыход сотрудника на работу без уважительной причины — ситуация, которую кадровик обязан отразить в учёте в день её возникновения. В конфигурациях 1С для этого предусмотрены отдельные документы отсутствий: они автоматически сторнируют начисления за дни невыхода, формируют правильный табель и не позволяют случайно начислить зарплату за время, которое человек фактически не работал.
Способ оформления зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный блок кадровых документов отсутствий, а в 1С:Бухгалтерии — упрощённый документ «Отсутствие с сохранением оплаты» и прямая правка табеля. Ниже разобраны оба варианта, а также типовые ситуации: прогул, отсутствие по невыясненной причине, невыход на целый месяц и ошибки, которые чаще всего приводят к расхождениям в расчётах.
Важно понимать: документ невыхода — это не просто отметка в табеле, а основание для сторнирования начислений. Если его не оформить, программа посчитает зарплату за полный месяц, и придётся делать перерасчёт вручную. Если оформить неверным видом отсутствия — в табель попадёт не тот код, что создаст проблемы при проверках и при расчёте среднего заработка.
Какой вид отсутствия выбрать: прогул, невыясненная причина или отпуск без сохранения
Прежде чем создавать документ, определите природу невыхода, потому что от этого зависит код в табеле и расчёт зарплаты. Различают три основные ситуации. Первая — отсутствие по невыясненной причине (код НН): сотрудник не вышел, причина неизвестна, объяснений нет. Вторая — прогул (код ПР): отсутствие без уважительной причины подтверждено, акт составлен, объяснительная получена или отказ от неё зафиксирован. Третья — отпуск без сохранения зарплаты (код ДО или ОЗ): сотрудник предупредил и написал заявление.
Код НН обычно ставят временно: пока причина не выяснена, нельзя однозначно квалифицировать невыход. Когда сотрудник появился и принёс объяснение или больничный, документ корректируют: НН заменяют на прогул, больничный или отпуск за свой счёт. Менять код в табеле вручную, не исправляя документ-основание — ошибка: при следующем расчёте программа перезапишет табель данными из документов.
Оформление невыхода в 1С:ЗУП документом «Прогул, отсутствие по невыясненной причине»
В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Зарплата» → «Все отсутствия сотрудников») и нажмите «Создать» → «Прогул, отсутствие по невыясненной причине». Если документа нет в списке, проверьте настройку: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» → на вкладке «Учет отсутствий» должен быть установлен флаг «Прогулы и отсутствия по невыясненной причине».
В документе укажите сотрудника, период отсутствия (даты начала и окончания) и вид отсутствия. Если сотрудник отсутствовал часть смены, установите флаг «Отсутствие в течение части смены» и укажите часы — тогда за оставшуюся часть дня начисление сохранится. Поле «Период регистрации» должно соответствовать месяцу, в котором сторнируются начисления.
После проведения документ автоматически уменьшит начисления за период невыхода при расчёте зарплаты. Проверьте результат в документе «Начисление зарплаты и взносов»: сумма по сотруднику должна пересчитаться пропорционально отработанным дням. В табеле (раздел «Зарплата» → «Отчеты» → «Табель учета рабочего времени Т-13») дни невыхода закроются кодом НН или ПР.
- 1Включите учёт прогулов в настройке состава начислений, если документ недоступен
- 2Создайте документ «Прогул, отсутствие по невыясненной причине» из журнала «Все отсутствия сотрудников»
- 3Укажите сотрудника, вид отсутствия и точный период невыхода
- 4Проведите документ и выполните «Начисление зарплаты и взносов» за месяц
- 5Проверьте табель Т-13: дни невыхода должны быть отмечены кодом НН или ПР, зарплата — уменьшена
Оформление невыхода в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 функционал по кадровому учёту ограничен. Откройте «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Отсутствие с сохранением оплаты». Несмотря на название, в документе можно выбрать вид отсутствия «Прогул» — тогда оплата за дни невыхода начислена не будет. Укажите сотрудника, даты и проведите документ.
Если документ недоступен или не подходит, есть второй путь: в документе «Начисление зарплаты» откройте строку сотрудника и вручную скорректируйте количество отработанных дней и сумму. Это допустимо как разовая мера, но при ручной правке табель в 1С:Бухгалтерии не формируется автоматически корректно — его придётся вести отдельно.
Учтите ограничение: 1С:Бухгалтерия рассчитана на небольшие организации с простыми ситуациями. Если невыходы, больничные и отпуска без сохранения возникают регулярно, корректнее перейти на ЗУП — ручные правки начислений со временем неизбежно приводят к ошибкам в среднем заработке и отчётности.
Где оформлять невыход
Полноценный документ «Прогул, отсутствие по невыясненной причине», автоматический табель, корректный расчёт среднего заработка. Подходит всем организациям с штатным сотрудником-кадровиком.
Документ «Отсутствие с сохранением оплаты» с видом «Прогул» или ручная корректировка начисления. Подходит для микробизнеса с редкими отсутствиями; табель ведётся отдельно.
Длительный невыход и невыясненная причина: особенности
Если сотрудник не выходит несколько дней или недель подряд, не продлевайте документ бесконечно. Оформляйте отсутствие по невыясненной причине по мере закрытия каждого месяца: создать один документ на неопределённый срок нельзя, потому что зарплата рассчитывается помесячно. Практичный подход — документ на период до конца текущего месяца, затем новый на следующий, пока ситуация не прояснится.
Когда сотрудник объявился, действия зависят от причины. Предъявил больничный — отмените или скорректируйте документ отсутствия и введите больничный лист. Принёс заявление на отпуск без сохранения — замените НН на отпуск за свой счёт, если руководство согласно оформить задним числом (юридически это спорно, решайте с кадровой службой). Причина признана неуважительной — замените вид отсутствия на «Прогул» и оформите дисциплинарное взыскание по нормам ТК РФ.
Увольнение за прогул в 1С оформляется стандартным документом «Увольнение» с соответствующим основанием. Датой увольнения обычно является последний день, предшествующий первому дню прогула, но кадровое решение принимает работодатель — программа лишь отразит указанные дату и основание.
Влияние невыхода на зарплату, средний заработок и отчётность
Дни прогула и отсутствия по невыясненной причине не оплачиваются: программа уменьшает окладную часть пропорционально отработанному времени. Если невыход пришёлся на весь месяц, начислений не будет вовсе, но сотрудник останется в штате, и это нормально — страховые взносы при нулевой базе не начисляются, а в отчётности человек отражается как застрахованное лицо.
Время прогула исключается из расчётного периода при расчёте среднего заработка (для отпускных, командировок, больничных). ЗУП делает это автоматически по данным документов отсутствий. Именно поэтому важно оформлять невыходы документами, а не ручными правками: ручная корректировка суммы не создаёт запись о периоде отсутствия, и средний заработок посчитается неверно.
Проверьте также влияние на стаж для отпуска: время прогула не включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В ЗУП это учитывается автоматически по виду отсутствия — ещё один аргумент в пользу корректного выбора между НН, ПР и ДО.
Как проверить результат
Дни невыхода отмечены кодом НН или ПР, остальные дни — явки
Все дни отмечены как рабочие или невыходы стоят кодом отпуска
Начислено пропорционально отработанным дням, есть строка о неотработанном времени
Начислен полный оклад или сумма не соответствует отработанным дням
В строке сотрудника отработанные дни меньше нормы на количество дней невыхода
Отработано полная норма дней при наличии документа отсутствия
Дни НН/ПР исключены из расчётного периода
Период невыхода учтён как отработанный
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — невыход отражён только в табеле вручную, без документа. Зарплата начисляется по графику, деньги переплачиваются, а удержать излишне выплаченное с сотрудника сложно. Лечение: создайте документ отсутствия и пересчитайте месяц; если зарплата уже выплачена и период закрыт — оформите перерасчёт текущим периодом.
Вторая ошибка — неверный вид отсутствия. Например, прогул оформлен как отпуск без сохранения зарплаты: в табеле вместо ПР стоит ДО, что искажает кадровую статистику и может смягчить дисциплинарные последствия для сотрудника. Исправляется отменой проведения документа и созданием нового с правильным видом.
Третья группа ошибок — период документа не совпадает с фактическими днями невыхода (захвачены выходные по графику или, наоборот, пропущен день). ЗУП учитывает только рабочие дни по графику сотрудника, но лишний указанный период может затронуть смежные начисления. Всегда сверяйте даты документа с графиком работы сотрудника.
FAQ: частые вопросы по невыходам в 1С
Нет документа «Прогул, отсутствие по невыясненной причине» в списке. Что делать?
Откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Учет отсутствий» и включите флаг «Прогулы и отсутствия по невыясненной причине». После этого документ появится в журнале «Все отсутствия сотрудников». Если флаг недоступен, проверьте права пользователя.
Можно ли оформить невыход задним числом?
Да, документ можно создать любой датой. Если месяц ещё не закрыт — просто пересчитайте начисление зарплаты. Если зарплата выплачена и отчётность сдана, используйте механизм перерасчётов ЗУП в текущем периоде, а не прямую правку старых документов, и подготовьте уточнённую отчётность при изменении базы взносов и НДФЛ.
Сотрудник не выходил, а потом принёс больничный. Как исправить?
Отмените проведение документа отсутствия или скорректируйте его период, исключив дни больничного, затем введите документ «Больничный лист». Пересчитайте зарплату за месяц. В табеле дни болезни закроются кодом Б вместо НН.
Как отразить невыход на несколько часов, а не на целый день?
В документе «Прогул, отсутствие по невыясненной причине» установите флаг «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов. За оставшуюся часть смены начисление сохранится, а в табеле день отразится с разбивкой по часам.
Нужно ли оформлять невыход, если сотрудник увольняется за прогул?
Да. Сначала оформите документ отсутствия на дни прогула — это обеспечит правильный табель и расчёт при увольнении. Затем создайте документ «Увольнение» с соответствующим основанием. Окончательный расчёт программа выполнит с учётом неотработанных дней.
Невыход длится уже месяц, связи с сотрудником нет. Как закрывать месяц?
Создавайте документ «Отсутствие по невыясненной причине» на каждый месяц отдельно. Начислений не будет, взносы не начислятся, в отчётности сотрудник отразится с нулевыми суммами. Кадровое решение (розыск, увольнение) принимает работодатель вне программы.
Что важно запомнить
Невыход всегда оформляется документом отсутствия, а не ручной правкой табеля или суммы. В ЗУП используйте «Прогул, отсутствие по невыясненной причине», в Бухгалтерии — «Отсутствие с сохранением оплаты» с видом «Прогул». Выбирайте правильный вид отсутствия (НН, ПР, ДО) — от него зависят табель, стаж и средний заработок. После проведения обязательно пересчитайте зарплату и сверьте табель Т-13 и расчётный листок.