Как в 1С посмотреть внешних совместителей

Внешние совместители в 1С учитываются отдельно от основных сотрудников, поэтому стандартный список работников без настройки показывает лишь общую картину. Чтобы увидеть именно внешних совместителей, нужно либо отфильтровать справочник «Сотрудники» по виду занятости, либо сформировать специализированный отчёт. Оба способа занимают несколько минут и не требуют доработки конфигурации.

Инструкции ниже применимы к 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — основной программе для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии 8 механика похожая, но названия пунктов меню отличаются. Отдельно разобраны ситуации, когда сотрудник не отображается в списке или вид занятости указан неверно.

Что такое внешний совместитель в учёте 1С

Внешний совместитель — это сотрудник, у которого основное место работы находится в другой организации, а у вас он оформлен по дополнительному трудовому договору. В 1С это фиксируется в карточке сотрудника в поле «Вид занятости» (или «Вид договора» в старых релизах) значением «Внешнее совместительство».

Важно не путать внешнее совместительство с внутренним. Внутренний совместитель оформлен в вашей же организации по второму договору, и в базе для него создаётся дополнительный элемент справочника «Сотрудники», связанный с тем же физическим лицом. Внешний совместитель — отдельный сотрудник со своим физическим лицом, и его основная работа в базе никак не отражается.

Как посмотреть внешних совместителей через справочник «Сотрудники»

Это самый быстрый способ, подходящий для разовой проверки. Откройте раздел «Кадры» и перейдите в справочник «Сотрудники». По умолчанию список показывает всех работников без разделения по виду занятости.

Нажмите кнопку «Ещё» и выберите «Настроить список» (в некоторых интерфейсах — значок отбора над таблицей). Добавьте условие: поле «Вид занятости», вид сравнения «Равно», значение «Внешнее совместительство». После применения в списке останутся только внешние совместители. Дополнительно можно добавить отбор по полю «Организация», если база ведётся по нескольким юрлицам.

Обратите внимание на переключатель «Показывать уволенных». Если он включён, в список попадут и бывшие совместители. Для актуальной картины уберите уволенных или добавьте в отбор условие «Дата увольнения не заполнена» либо используйте стандартную настройку «Работающие сотрудники».

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Нажмите «Ещё» → «Настроить список»
3. 3
   Добавьте отбор: «Вид занятости» равно «Внешнее совместительство»
4. 4
   При необходимости добавьте отбор по организации
5. 5
   Отключите показ уволенных, если нужны только действующие
6. 6
   Сохраните настройку как вариант списка для повторного использования

Как получить список через отчёты

Если список нужен для печати, передачи руководству или сверки, удобнее отчёты. В 1С:ЗУП откройте «Отчёты, справки» → «Список сотрудников» (в некоторых релизах — «Списки сотрудников по организациям»). В настройках отчёта добавьте отбор по виду занятости и выберите нужные колонки: ФИО, подразделение, должность, дата приёма, табельный номер.

Второй вариант — отчёт «Штатное расписание» или «Остатки отпусков», где также доступны отборы по виду занятости. Для штатного расписания внешние совместители будут видны по занятым позициям с типом «Внешний совместитель», если ведётся штатка.

Сформированный отчёт сохраняется в Excel или PDF через стандартную кнопку «Сохранить». Настройки отбора стоит сохранить как вариант отчёта — тогда в следующий раз список формируется одним кликом.

Способы посмотреть совместителей

Отбор в справочнике «Сотрудники»

Самый быстрый для разовой проверки; не даёт печатной формы и сложных группировок

Отчёт «Список сотрудников»

Подходит для печати и выгрузки; требует настройки отбора и колонок

Отчёт «Штатное расписание»

Показывает совместителей в привязке к позициям и ставкам; работает только при ведении штатного расписания

Как проверить вид занятости в карточке сотрудника

Иногда сотрудник заведён, но в списке совместителей не появляется. Чаще всего причина — неверно указанный вид занятости при приёме. Откройте карточку сотрудника и проверьте поле «Вид занятости»: оно заполняется из документа «Приём на работу» и меняется документом «Кадровый перевод».

Если значение ошибочное (например, «Основное место работы» вместо «Внешнее совместительство»), исправлять его нужно не вручную в карточке, а кадровым документом — иначе данные разойдутся с расчётами и отчётностью. Создайте «Кадровый перевод» с корректным видом занятости с нужной даты или исправьте исходный приём, если период ещё не закрыт.

Особенности в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) кадровый блок проще, но принцип тот же. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и настройте отбор по полю «Вид занятости». Альтернатива — отчёт «Список сотрудников» в том же разделе с отбором «Внешнее совместительство».

Учтите ограничение: в базовых версиях 1С:Бухгалтерии кадровый учёт минимален, и часть отчётов по штатному расписанию недоступна. Если совместителей много и нужен полноценный учёт ставок, отпусков и графиков, корректнее вести кадры в 1С:ЗУП с синхронизацией в бухгалтерию.

Частые ошибки и как их избежать

Первая типичная ошибка — поиск совместителей по физическим лицам. Справочник «Физические лица» не содержит вида занятости: один человек может быть основным сотрудником и внутренним совместителем одновременно, поэтому отбор работает только на уровне справочника «Сотрудники».

Вторая ошибка — забытый отбор по дате. Отчёты вроде «Список сотрудников» формируются на конкретную дату: если дата стоит раньше приёма совместителя, он в отчёт не попадёт. Всегда проверяйте период формирования.

Третья ошибка — путаница между совместительством и договорами ГПХ. Подрядчики по ГПХ — не совместители, они отбираются отдельно по виду договора и в списки совместителей включаться не должны.

Проверка результата и сверка численности

После формирования списка сверьте количество внешних совместителей с кадровыми документами: приёмами на работу за период и текущими действующими договорами. Удобный контрольный отчёт — «Численность сотрудников» или «Остатки отпусков» с группировкой по виду занятости: там видно, сколько человек учтено в каждой категории.

Для отчётности помните: внешние совместители не включаются в среднесписочную численность, но учитываются в отдельных формах и в персонифицированной отчётности. Если список совместителей нужен именно для отчёта в фонды, сверяйте его с данными, которые программа подставляет в регламентированные формы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав списка после отбора

Норма

Все строки — сотрудники с видом занятости «Внешнее совместительство», уволенные исключены

Тревожный признак

В списке есть основные сотрудники или уволенные — отбор настроен неверно

Количество совместителей

Норма

Совпадает с числом действующих договоров по приёмам на работу

Тревожный признак

Расходится с кадровыми документами — ищите сотрудника с ошибочным видом занятости

Данные в отчётах

Норма

Список совместителей совпадает в справочнике и отчёте на ту же дату

Тревожный признак

Различия между списком и отчётом — проверьте дату формирования и отборы

Сохраните настроенный отбор как вариант списка или вариант отчёта с понятным именем, например «Внешние совместители — действующие». Это избавит от повторной настройки при каждой проверке и снизит риск ошибки в отборах при передаче задачи другому сотруднику.

Частые вопросы

Почему внешний совместитель не отображается в списке сотрудников?

Чаще всего причина в неверном виде занятости в документе приёма или в активном отборе, который скрывает часть записей. Проверьте карточку сотрудника и сбросьте все отборы списка через «Ещё» → «Установить стандартные настройки».

Чем внешний совместитель отличается от внутреннего в 1С?

Внутренний совместитель оформлен в вашей организации по второму договору и привязан к уже существующему физическому лицу. Внешний работает основным в другой компании, и для него в базе создаётся отдельное физическое лицо. Вид занятости у них разный, поэтому отборы различают эти категории автоматически.

Можно ли выгрузить список внешних совместителей в Excel?

Да. Сформируйте отчёт «Список сотрудников» с нужным отбором и сохраните его через «Ещё» → «Сохранить» в формате Excel. Из формы списка справочника также доступен вывод табличного документа через «Ещё» → «Вывести список».

Включаются ли внешние совместители в среднесписочную численность?

Нет, внешние совместители в среднесписочную численность не включаются — это правило статистической отчётности. В 1С соответствующие отчёты учитывают это автоматически, но для сверки список совместителей лучше формировать отдельно.

Где посмотреть внешних совместителей в 1С:ЗУП, если ведётся несколько организаций?

В отборе списка или отчёта добавьте условие по полю «Организация» с нужным юрлицом или видом сравнения «В списке» для нескольких организаций. Без этого отбора список объединит совместителей всех организаций базы.

Нужно ли внешнему совместителю создавать отдельного пользователя или личный кабинет?

Нет, для кадрового учёта достаточно элемента справочника «Сотрудники» и физического лица. Учётная запись пользователя нужна только если совместитель сам работает в программе, и тогда права настраиваются по его роли.