Где в 1С находится повышение квалификации и как его оформить

Вопрос «где в 1С повышение квалификации» обычно возникает в двух ситуациях: кадровику нужно зарегистрировать факт обучения сотрудника и оплатить время учебы, либо бухгалтеру — отразить расходы на курсы и проверить, как это попадет в отчетность. Место, где это делается, зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП есть полноценный блок обучения персонала, а в 1С:Бухгалтерии инструментарий ограничен кадровыми приказами и операциями вручную.

Ключевой момент — различать два аспекта: кадровый (фиксация факта повышения квалификации, присвоения разряда, категории) и расчетный (оплата учебного отпуска, компенсация стоимости обучения). В ЗУП они связаны: документ обучения может автоматически создать отсутствие и начисление. В упрощенных программах каждый аспект приходится оформлять отдельно.

Ниже разобраны конкретные пути в меню типовых конфигураций, порядок оформления, проверка результата и ошибки, из-за которых данные теряются или расчеты искажаются.

Где искать повышение квалификации в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 основной раздел — «Обучение и развитие» в главном меню. Если его не видно, проверьте настройку: раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» либо «Настройка» → «Функциональность» — должен быть включен соответствующий функциональный блок обучения. В некоторых релизах раздел появляется только при включенной опции учета обучения.

Основной документ — «Обучение, развитие» (в старых релизах — «Повышение квалификации»). Он регистрирует мероприятие обучения: программу, организацию-обучающего, период, список сотрудников и результат (удостоверение, присвоенная квалификация). Документ доступен из раздела «Обучение и развитие» → «Обучение, развитие».

Справочная информация хранится в нескольких местах: справочник «Мероприятия обучения и развития» (программы курсов), «Виды образования» и «Виды профессиональной подготовки». Карточка сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») содержит вкладку «Образование, квалификация», где фиксируются сведения о повышении квалификации — они попадают туда автоматически из документа обучения либо вводятся вручную.

Как оформить повышение квалификации пошагово

Стандартный сценарий в ЗУП выглядит так. Сначала создайте или выберите мероприятие обучения в справочнике: укажите вид (повышение квалификации, профпереподготовка), наименование программы, количество часов, обучающую организацию. Затем создайте документ «Обучение, развитие», выберите мероприятие, период обучения и добавьте сотрудников списком.

В табличной части для каждого сотрудника укажите результат: пройдено/не пройдено, реквизиты удостоверения или свидетельства, присвоенную квалификацию (разряд, категорию, классность), если она присваивается. После проведения документа сведения появятся в карточках сотрудников.

Если обучение проходило с отрывом от работы, дополнительно оформите отсутствие: раздел «Зарплата» → «Отсутствия» либо документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с видом, соответствующим учебе. Вид расчета для оплаты учебного времени настраивается в «Настройка» → «Начисления» — обычно используется средний заработок.

1. 1
   Включите функциональность обучения: Настройка → Функциональность
2. 2
   Создайте мероприятие в справочнике «Мероприятия обучения и развития»
3. 3
   Оформите документ «Обучение, развитие» и добавьте сотрудников
4. 4
   Заполните результат и реквизиты удостоверений, проведите документ
5. 5
   При отрыве от работы создайте документ отсутствия с оплатой по среднему
6. 6
   Проверьте карточку сотрудника и начисления за месяц

Повышение квалификации в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного блока обучения персонала нет. Факт повышения квалификации можно зафиксировать только косвенно: через кадровые документы (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы») или в свободной форме — дополнительными сведениями в карточке сотрудника.

Расходы на обучение отражают документом «Поступление (акты, накладные)» с услугой от учебного центра: затратный счет выбирают по правилам учетной политики (чаще счет 26 или 44, при целевом характере — с аналитикой). Оплату учебного отпуска начисляют документом «Начисление зарплаты» с ручным видом начисления либо отдельным начислением «Учебный отпуск», если он создан в справочнике начислений.

Ограничение такого подхода — отсутствие истории: сведения о курсах, часах и удостоверениях не накапливаются в структурированном виде, и сформировать отчет по обученным сотрудникам штатными средствами не получится. Если учет обучения ведется регулярно, это аргумент в пользу ЗУП.

Где вести учет обучения

1С:ЗУП 3.1

Полный цикл: мероприятия, документы, отсутствия, оплата, история в карточке. Требует включения функциональности

1С:Бухгалтерия 8

Только расходы и оплата отпуска; факт обучения фиксируется комментариями. Подходит при разовых случаях

Внешний учет + 1С

Реестр обучения ведется отдельно, в 1С попадают только суммы. Риск расхождения данных

Как отразить оплату времени обучения

Оплата зависит от того, с отрывом от работы проходит обучение или без. При отрыве сотруднику положен учебный отпуск или освобождение от работы с сохранением среднего заработка — в ЗУП это оформляется документом отсутствия, и сумма попадает в расчет зарплаты автоматически.

Если обучение без отрыва от работы, отдельное начисление не требуется: сотрудник получает обычную зарплату. Но время обучения должно быть видно в табеле — для этого используют отдельный вид использования рабочего времени (буквенный код для учебы), который настраивается в «Настройка» → «Виды рабочего времени».

Компенсацию стоимости обучения самому сотруднику (если он оплатил курсы сам, а организация возмещает) оформляют через «Разовые начисления» или ведомость на выплату с соответствующим видом дохода. Важно правильно настроить налогообложение такого начисления — от этого зависят НДФЛ и взносы.

Отчеты и проверка результата

В ЗУП проверить учтенное обучение можно несколькими способами. В разделе «Обучение и развитие» доступны отчеты по мероприятиям и обученным сотрудникам. В карточке сотрудника вкладка «Образование, квалификация» показывает всю накопленную историю. Для кадровой отчетности сведения о повышении квалификации используются при заполнении статистических форм и личных карточек.

Расчетную часть проверяйте через «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок»: оплата учебного времени должна отображаться отдельной строкой с корректным видом начисления. В табеле (отчет «Табель учета рабочего времени») дни обучения должны быть отмечены соответствующим кодом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Вкладка «Образование, квалификация» содержит запись с реквизитами удостоверения

Тревожный признак

Записи нет — документ обучения не проведен или результат не заполнен

Расчетный листок

Норма

Оплата учебного времени отдельной строкой, сумма по среднему

Тревожный признак

Начисление отсутствует или посчитано как обычный оклад

Табель

Норма

Дни обучения отмечены учебным кодом

Тревожный признак

Дни стоят как рабочие или незаполненные

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — документ «Обучение, развитие» создан, но результат обучения не заполнен. Тогда в карточке сотрудника сведения не появляются, и при формировании отчетов обучение «теряется». Всегда заполняйте результат и реквизиты документа об окончании.

Вторая ошибка — оформление отсутствия на время обучения обычным отпуском без сохранения или прогулом. Это искажает и зарплату, и табель, и стаж. Используйте специальный вид отсутствия для учебы. Третья ошибка — попытка вести учет обучения в Бухгалтерии через комментарии: при смене кадровика история становится недоступной.

FAQ

Почему в меню ЗУП нет раздела «Обучение и развитие»?

Скорее всего, отключена соответствующая функциональность. Откройте «Настройка» → «Функциональность» и включите опции учета обучения и развития персонала. Также проверьте права пользователя: роль может не включать доступ к разделу.

Можно ли оформить повышение квалификации задним числом?

Документ «Обучение, развитие» можно провести прошлой датой — сведения корректно попадут в карточку. Но если нужно доначислить оплату за прошлый период, делайте это документом текущего периода с перерасчетом, чтобы не нарушить уже сданную отчетность.

Как отразить присвоение разряда после обучения?

В документе «Обучение, развитие» в строке сотрудника укажите присвоенную квалификацию. Если разряд влияет на оплату, дополнительно оформите кадровый перевод с изменением тарифной ставки или разряда — сам документ обучения оплату не меняет.

Облагается ли оплата обучения НДФЛ и взносами?

Зависит от условий: оплата организацией обучения по программам профессиональной подготовки в лицензированных организациях, как правило, имеет льготы, а компенсации в иных случаях могут облагаться. Настройку налогообложения конкретного начисления согласуйте с бухгалтером по налогам.

Где посмотреть список всех сотрудников, прошедших обучение?

В разделе «Обучение и развитие» сформируйте отчет по мероприятиям обучения или воспользуйтесь универсальным отчетом по регистру сведений об образовании и квалификации сотрудников.

Что делать, если обучение оплачивает сторонняя организация?

Кадровую часть (документ обучения и отсутствие) оформляйте как обычно. Расходы в этом случае в учете не возникают, поэтому документы поступления услуг не нужны — достаточно зафиксировать факт обучения и оплату времени, если она сохраняется за работником.