Как создать ведомости в кассу в 1С

Ведомость в кассу — это документ, которым в 1С оформляется выплата зарплаты, аванса, отпускных или премии наличными через кассу организации. На его основании программа формирует расходный кассовый ордер, регистрирует выплату в учёте и закрывает задолженность перед сотрудниками. Ошибки в ведомости приводят к расхождениям в кассе, зависшему НДФЛ и неверным остаткам по расчётам с персоналом, поэтому документ нужно создавать по понятной процедуре и обязательно проверять результат.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом 8 (ред. 3.1), где учёт выплат ведётся полноценно. В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) ведомость в кассу создаётся похожим образом, но сначала нужно включить учёт зарплаты в настройках. Отдельные реквизиты в конфигурациях различаются, однако логика документа одинакова: выбрать период и вид выплаты, заполнить список сотрудников, проверить суммы и провести.

Где в 1С находится документ «Ведомость в кассу»

В 1С:ЗУП 3.1 документ расположен в разделе Выплаты → Все ведомости. По кнопке «Создать» открывается список видов ведомостей: в банк, в кассу, через раздатчика, на счета. Выберите «Ведомость в кассу». Быстрый путь — кнопка «Ведомость в кассу» прямо на панели раздела «Выплаты», если она выведена в настройках навигации.

В 1С:Бухгалтерии 8 путь другой: Зарплата и кадры → Ведомости в кассу. Если раздел зарплаты недоступен, проверьте в настройках (Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты), что учёт зарплаты ведётся в этой программе, а не во внешней. При ведении расчётов в ЗУП с обменом в Бухгалтерию ведомости создаются в ЗУП, а в бухгалтерскую программу переносятся синхронизацией — дублировать их вручную нельзя.

До создания первой ведомости убедитесь, что в карточке организации заполнена касса (в ЗУП касса обычно не выбирается отдельно — используется касса организации по умолчанию), а в учётной политике задан способ отражения зарплаты в учёте. Иначе при проведении или выгрузке в бухгалтерию получите ошибки по счетам учёта.

Подготовка: что должно быть заполнено до создания ведомости

Ведомость заполняется автоматически на основании рассчитанных сумм. Если расчёты не выполнены, документ создастся пустым. Перед созданием проверьте три вещи: начислена ли зарплата документом «Начисление зарплаты и взносов» (или «Начисление за первую половину месяца» для аванса), рассчитан ли НДФЛ, нет ли у сотрудников незакрытых удержаний, которые должны уменьшить сумму к выплате.

Полезно заранее посмотреть отчёт «Задолженность по зарплате» (Выплаты → Отчёты по выплатам). Он покажет, кому и сколько организация должна на выбранную дату. Суммы в этом отчёте должны совпадать с тем, что подтянется в ведомость. Если отчёт пуст, а зарплата начислялась — скорее всего, не проведён документ начисления или выбран неверный месяц.

Пошаговое создание ведомости в кассу в 1С:ЗУП

Откройте Выплаты → Все ведомости → Создать → Ведомость в кассу. Заполните шапку документа: месяц начисления, дату ведомости (это дата выплаты, от неё зависит отражение НДФЛ), организацию и при необходимости подразделение. Поле «Выплачивать» определяет вид выплаты: зарплата, аванс, отпускные, премия, увольнение и другие варианты.

Нажмите кнопку «Заполнить». Табличная часть заполнится сотрудниками, которым положена выплата выбранного вида, с суммами к выдаче. Колонки «Сумма» и «НДФЛ к перечислению» можно просмотреть по каждому сотруднику. Если нужно выплатить не всем, лишние строки удаляются вручную, либо используйте кнопку «Подбор» для добавления конкретных людей.

После заполнения проверьте итоговую сумму в подвале табличной части и сравните её с отчётом о задолженности. Затем нажмите «Провести и закрыть». Документ попадёт в журнал ведомостей, а выплата зарегистрируется в учёте.

1. 1
   Откройте Выплаты → Все ведомости → Создать → Ведомость в кассу
2. 2
   Укажите месяц, дату выплаты, организацию и вид выплаты в поле «Выплачивать»
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
4. 4
   Сверьте итог с отчётом «Задолженность по зарплате»
5. 5
   Проведите документ и распечатайте форму Т-53 при необходимости
6. 6
   Проверьте, что задолженность по выплаченным суммам закрылась

Особенности разных видов выплат

Аванс (зарплата за первую половину месяца)

Для выплаты аванса в поле «Выплачивать» выберите «Аванс». Сумма подтянется по данным документа «Начисление за первую половину месяца» либо рассчитается по установленному способу аванса (фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанное время — в зависимости от настроек). Если аванс начислялся документом, ведомость заполнится строго его суммами.

Зарплата за месяц

При выборе «Зарплата» ведомость заполнится итоговой задолженностью за указанный месяц с учётом уже выплаченного аванса. Это основной сценарий: программа сама вычтет аванс, НДФЛ и удержания. Проверьте, что в поле «Месяц» стоит тот месяц, за который платите, — частая ошибка в том, что в новом месяце ведомость создают с датой текущего периода и получают пустую таблицу.

Отпускные, премии и увольнение

Отпускные выплачиваются ведомостью с видом «Отпуска» — обычно она создаётся прямо из документа «Отпуск» по кнопке «Выплатить». Аналогично работает выплата при увольнении из документа «Увольнение». Межрасчётные выплаты важно провести в срок, потому что дата ведомости определяет срок перечисления НДФЛ: налог удерживается в момент фактической выплаты дохода.

Создание ведомости в кассу в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Зарплата и кадры → Ведомости в кассу → Создать. Укажите месяц, вид выплаты («Зарплата» или «Аванс»), организацию и подразделение. Кнопка «Заполнить» подтянет сотрудников с суммами к выплате по данным начислений. Перед этим убедитесь, что зарплата начислена одноимённым документом в разделе «Зарплата и кадры».

После проведения ведомости на её основании создайте расходный кассовый ордер: кнопка «Создать на основании» → «Расходный кассовый ордер» либо документ «Выдача наличных» в разделе «Банк и касса» с видом операции «Выплата зарплаты по ведомостям». В РКО укажите ссылку на ведомость — тогда проводки по счетам 70 и 50 сформируются корректно, а кассовая книга закроется без расхождений.

Где создавать ведомость

1С:ЗУП 3.1

Полноценный расчёт зарплаты: все виды выплат, НДФЛ, удержания, печать Т-53. Ведомости ведутся здесь, в Бухгалтерию переносятся обменом.

1С:Бухгалтерия 3.0

Подходит для небольшого штата: начисление, ведомость, РКО в одной базе. Ограничение — упрощённые кадровые возможности.

Ручной ввод без заполнения

Только для разовых корректировок. Теряется связь с расчётами, высок риск расхождений по НДФЛ и задолженности.

Проверка результата и печать формы Т-53

После проведения ведомости откройте отчёт «Задолженность по зарплате» на дату после выплаты: суммы по выплаченным сотрудникам должны обнулиться или уменьшиться на размер выплаты. Если задолженность не изменилась — ведомость не проведена либо выплата относится к другому месяцу учёта.

Для кассовой выплаты нужна печатная форма. В ЗУП из ведомости по кнопке «Печать» доступна форма Т-53 (расчётно-платёжная ведомость) и платёжная ведомость. Подписанную ведомость сдают в кассу, кассир выдаёт деньги по списку. Невыданные суммы депонируются: в ЗУП для этого служит специальный механизм депонирования, чтобы задолженность по невыплаченным суммам не зависала некорректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Задолженность по сотрудникам

Норма

Суммы к выплате закрылись после проведения

Тревожный признак

Задолженность не изменилась или удвоилась

НДФЛ

Норма

Налог отражён как удержанный датой ведомости

Тревожный признак

НДФЛ «висит» неудержанным или дата удержания неверна

Касса

Норма

РКО создан на основании ведомости, сумма совпадает

Тревожный признак

РКО введён вручную без ссылки на ведомость

Печатная форма

Норма

Т-53 формируется, итог сходится с документом

Тревожный признак

Форма пустая или суммы отличаются от табличной части

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ситуация — ведомость заполняется пустой. Причины: не проведено начисление, выбран не тот месяц или вид выплаты, либо задолженность уже закрыта другой ведомостью. Проверьте отчёт о задолженности — он покажет, есть ли вообще что выплачивать. Вторая типичная ошибка — дублирование ведомостей: один и тот же месяц выплачивают дважды, и задолженность уходит в минус. Лишнюю ведомость нужно пометить на удаление, а не редактировать задним числом.

Если ведомость уже проведена, а сумма ошибочна, не правьте её «как есть» после выдачи денег: сначала отмените проведение, исправьте, проведите заново и сверьте кассу. При обмене с Бухгалтерией помните: изменённая в ЗУП ведомость перезапишется в бухгалтерской базе при следующей синхронизации, что может сдвинуть уже закрытый кассовый день.

Частые вопросы по ведомостям в кассу

Почему ведомость не заполняется сотрудниками?

Чаще всего не проведён документ начисления за выбранный месяц, указан неверный вид выплаты или задолженность уже закрыта другой ведомостью. Откройте отчёт «Задолженность по зарплате» на дату ведомости: если он пуст, выплачивать нечего. Также проверьте отбор по организации и подразделению в шапке документа.

Можно ли выплатить зарплату только части сотрудников?

Да. Заполните ведомость полностью, затем удалите лишние строки вручную, либо используйте кнопку «Подбор» и добавьте только нужных сотрудников. Остаток задолженности по невключённым лицам сохранится и попадёт в следующую ведомость.

Как оформить депонирование невыданной зарплаты?

В ЗУП 3.1 депонирование включается в настройках учётной политики зарплаты. После срока выдачи невыплаченные суммы регистрируются как депонированные, а выплата депонента позже оформляется отдельной ведомостью с соответствующим видом выплаты. Просто удалять строки из закрытой ведомости нельзя — задолженность исказится.

Чем ведомость в кассу отличается от ведомости в банк?

Ведомость в кассу оформляет выдачу наличных через кассу и печатается по форме Т-53. Ведомость в банк оформляет перечисление на карты в рамках зарплатного проекта или на счета сотрудников; по ней формируется файл обмена с банком. Суммы к выплате считаются одинаково, различается способ выдачи и комплект документов.

Нужно ли создавать ведомость, если зарплата выплачивается одному сотруднику?

Да, механизм тот же: ведомость регистрирует факт выплаты и удержание НДФЛ независимо от числа получателей. Для одного сотрудника удобно создать ведомость прямо из расчётного документа (отпуска, увольнения) кнопкой «Выплатить» — она заполнится автоматически.