Другое · 9 мин
Как в 1С посмотреть начисления по заработной плате
Как в 1С посмотреть начисления по зарплате: расчетный листок, зарплатные отчеты, свод начислений, проверка удержаний и типичные ошибки при анализе.
Начисления по заработной плате в 1С можно посмотреть несколькими способами: через расчетный листок конкретного сотрудника, через сводные отчеты по всем работникам или через документы начисления зарплаты. Выбор способа зависит от задачи — проверить одного человека, сверить фонд оплаты труда за месяц или найти ошибку в конкретном начислении.
Основные инструменты находятся в разделе «Зарплата» (в 1С:ЗУП) или «Зарплата и кадры» (в 1С:Бухгалтерии). Для быстрой проверки удобнее всего расчетный листок, для анализа по организации — «Свод начислений, удержаний и выплат», а для детального разбора — «Полный свод» или «Анализ зарплаты по сотрудникам».
Ниже разобраны все рабочие способы с пошаговыми инструкциями, отличия между конфигурациями и типичные ошибки, которые мешают увидеть корректные данные.
Где в 1С хранятся данные о начислениях
Все начисления по заработной плате формируются документами. Основной из них — «Начисление зарплаты и взносов» (в 1С:Бухгалтерии) или «Начисление зарплаты и взносов» / «Начисление за первую половину месяца» (в 1С:ЗУП). Кроме него начисления могут создавать документы «Премия», «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Разовое начисление» и другие.
Документы записывают данные в регистры учета, а отчеты собирают их в удобном виде. Поэтому если отчет показывает не то, что ожидалось, — проблема почти всегда в документах: что-то не проведено, проведено не тем периодом или отменено.
Журнал документов начисления находится по пути: Зарплата → Начисление зарплаты и взносов (в ЗУП) или Зарплата и кадры → Начисления зарплаты (в Бухгалтерии). Здесь видно, за какие месяцы начисления уже сделаны и проведены ли документы.
Как посмотреть начисления по конкретному сотруднику
Самый быстрый способ — расчетный листок. Он показывает все начисления, удержания, выплаты и долги по одному сотруднику за выбранный месяц.
Порядок действий в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии практически одинаков:
- 1Откройте раздел «Зарплата» (в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры»).
- 2Перейдите в «Отчеты по зарплате» и выберите «Расчетный листок».
- 3Укажите месяц начисления и организацию.
- 4В поле «Сотрудник» выберите нужного работника (или оставьте пустым — сформируются листки по всем).
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте блоки «Начислено», «Удержано», «Выплачено».
В расчетном листке блок «Начислено» показывает каждый вид начисления отдельной строкой: оклад по дням, премии, отпускные, больничные. Рядом указывается период, за который выполнен расчет, и отработанное время. Если какой-то строки нет — либо документ не вводился, либо начисление не назначено сотруднику.
Для проверки динамики за несколько месяцев удобнее отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)» — он показывает начисления сотрудника в разрезе месяцев и видов расчета.
Как посмотреть начисления по всем сотрудникам за период
Для сводной картины по организации используйте отчет «Свод начислений, удержаний и выплат» (в старых версиях — «Свод начисленной зарплаты»). Он находится там же: Зарплата → Отчеты по зарплате.
Отчет показывает по каждому сотруднику итоги за период: начислено, удержано НДФЛ и прочих удержаний, выплачено, задолженность на начало и конец периода. Это основной инструмент сверки фонда оплаты труда перед выплатой и перед сдачей отчетности.
Если нужна группировка не по сотрудникам, а по видам начислений (сколько всего начислено оклада, сколько премий), используйте «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или «Анализ ФОТ». В настройках отчета (кнопка «Настройки») можно менять группировки: по подразделениям, должностям, видам начислений.
Какой отчет выбрать
Один сотрудник, один месяц, максимум деталей. Не подходит для сводной аналитики.
Вся организация за период, итоги по сотрудникам. Меньше детализации по видам расчета.
Гибкие группировки по подразделениям и видам начислений. Требует настройки варианта отчета.
Помесячная динамика по видам начислений. Удобен для поиска скачков и пропусков.
Как проверить начисления через документы
Если отчет показывает сомнительную сумму, откройте первичный документ. Путь: Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, затем найдите документ за нужный месяц и откройте его двойным щелчком.
В документе на вкладке «Начисления» видно каждого сотрудника с расшифровкой: вид начисления, отработанные дни и часы, результат. По кнопке «Показать подробности расчета» (или двойному щелчку по строке) можно увидеть формулу и показатели, из которых сложилась сумма.
Проверить, проведен ли документ, просто: проведенный документ в журнале не помечен серым и не имеет красной пометки удаления. Непроведенный документ в отчеты не попадает — это одна из самых частых причин «пропавших» начислений.
Особенности в 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП
В 1С:Бухгалтерии зарплатный блок урезан: отчетов меньше, но расчетный листок и свод доступны по пути Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате. Дополнительно начисления видны в проводках: документ «Начисление зарплаты» формирует проводки по дебету счетов затрат (20, 25, 26, 44) и кредиту 70 счета.
Через Оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету) можно увидеть общие суммы начислений по кредиту счета 70 в разрезе сотрудников. Это бухгалтерский взгляд: по видам начислений расшифровки здесь нет, но для сверки с Главной книгой способ подходит.
В 1С:ЗУП инструментов больше: «Расчетный листок», «Свод», «Полный свод», «Анализ ФОТ», «Начисленные дни и часы», «Остатки отпусков» — все в разделе «Зарплата → Отчеты». Если организация ведет учет в ЗУП, а в Бухгалтерию выгружает проводки, анализировать начисления правильнее именно в ЗУП.
Типичные проблемы и как их решить
Чаще всего пользователи сталкиваются с тем, что отчет пустой или суммы не сходятся с ожиданиями. В большинстве случаев причина в состоянии документов или в отборах отчета.
Если сотруднику назначено начисление, но в расчетном листке его нет, проверьте кадровые документы: прием на работу, кадровый перевод, назначение планового начисления. В ЗУП назначения смотрятся в карточке сотрудника по ссылке «Начисления и удержания».
Еще одна ситуация — сторнирование. Если по сотруднику был документ «Сторнирование начислений», в отчетах сумма уменьшится или станет отрицательной. Ищите такие документы в журнале «Все начисления» за проблемный месяц.
Как проверить корректность данных
Проведен, без пометки удаления
Не проведен или помечен на удаление — отчет будет неполным
Совпадает с долгом перед сотрудниками в ОСВ по 70 счету
Расхождение — есть непроведенные выплаты или разница между ЗУП и Бухгалтерией
Все назначенные начисления присутствуют с корректными днями и часами
Нет строки планового начисления — проверьте назначения в карточке сотрудника
Частые вопросы
Где в 1С:Бухгалтерии 8.3 посмотреть начисленную зарплату за месяц?
Откройте «Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Свод начислений, удержаний и выплат», укажите месяц и организацию, нажмите «Сформировать». Для одного сотрудника используйте «Расчетный листок» из того же списка отчетов.
Почему расчетный листок пустой, хотя зарплата начислялась?
Наиболее вероятные причины: документ «Начисление зарплаты и взносов» не проведен, в отчете выбран неверный месяц или другая организация, либо в настройках отчета остался отбор, исключающий сотрудника. Проверьте эти три пункта последовательно.
Как посмотреть начисления вместе с НДФЛ и взносами?
НДФЛ виден в расчетном листке и своде в блоке «Удержано». Страховые взносы в этих отчетах не показываются — для них используйте отчеты «Анализ взносов в фонды» или «Взносы по сотрудникам» в разделе «Отчеты, справки» (ЗУП) либо регистр «Взносы» в Бухгалтерии.
Можно ли посмотреть начисления за несколько месяцев одним отчетом?
Да. Отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)» показывает начисления за произвольный период в разрезе месяцев. В своде начислений также можно задать период «с — по», охватывающий несколько месяцев.
Как выгрузить начисления в Excel?
Сформируйте нужный отчет, затем используйте «Файл → Сохранить как» и выберите формат Excel (xlsx). Также доступна кнопка сохранения на панели инструментов табличного документа. Структура строк и колонок отчета сохранится.
Данные в ЗУП и Бухгалтерии по начислениям различаются — что делать?
Проверьте, выполнена ли синхронизация данных между программами за нужный период и нет ли ошибок обмена. Сверьте документы «Отражение зарплаты в бухучете» — именно они переносят начисления в бухгалтерский учет. Расхождения обычно возникают из-за непроведенных документов отражения или ручных правок проводок.
Что важно запомнить
Быстрая проверка — расчетный листок, сводная картина — «Свод начислений, удержаний и выплат», детальный разбор — документ «Начисление зарплаты и взносов». Если данных нет в отчете, первым делом проверяйте проведение документов, период и отборы в настройках отчета.