Другое · 11 мин
Как уволить сотрудницу в декретном отпуске в 1С: ЗУП
Как оформить увольнение декретницы в 1С ЗУП: законные основания, документ Увольнение, расчёт компенсации, отражение в отчётности и типичные ошибки кадровика.
Увольнение сотрудницы, находящейся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, — одна из самых рискованных кадровых операций. Трудовой кодекс запрещает увольнять таких работниц по инициативе работодателя, поэтому в 1С:ЗУП допустимы лишь ограниченные основания: собственное желание, соглашение сторон, истечение срочного договора в отдельных случаях или ликвидация организации. Программа технически позволяет провести увольнение с любым основанием, и ответственность за правомерность лежит на кадровике.
С точки зрения программы задача сводится к нескольким шагам: проверить текущее состояние отпуска сотрудницы, оформить документ «Увольнение», корректно рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск и удержания, отразить событие в отчётности (ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛ) и сформировать выписку из электронной трудовой книжки. Ошибки на любом этапе приводят к лишним начислениям пособий, некорректным остаткам отпусков и штрафам за недостоверную отчётность.
Ниже разобран весь процесс: от проверки законности основания до контроля результата в учёте. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом 8, редакция 3.1 — самую распространённую конфигурацию для кадрового учёта.
Когда увольнение декретницы законно
Статья 261 ТК РФ запрещает расторжение трудового договора по инициативе работодателя с беременными женщинами и с работницами, имеющими детей до трёх лет, за рядом исключений. Практически это означает, что инициатива должна исходить от самой сотрудницы либо основание должно быть объективным и не зависящим от воли работодателя.
К допустимым основаниям относятся: увольнение по собственному желанию (заявление сотрудницы), соглашение сторон, ликвидация организации или прекращение деятельности ИП, истечение срочного трудового договора в установленных законом случаях, а также перевод к другому работодателю. Перед оформлением убедитесь, что у вас есть письменное заявление сотрудницы или подписанное соглашение — без этого документа увольнение будет признано незаконным при первой же проверке.
Проверка состояния сотрудницы перед увольнением
Прежде чем создавать документ увольнения, откройте карточку сотрудницы (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и проверьте текущие кадровые события. На вкладке «Отсутствия» или через отчёт «Остатки отпусков» убедитесь, что отпуск по уходу за ребёнком зарегистрирован документом «Отпуск по уходу за ребёнком» и дата его окончания указана верно. Это важно, потому что дата увольнения должна попадать внутрь периода отпуска — тогда программа корректно прервет его.
Проверьте остаток неиспользованного отпуска через справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника. Время отпуска по беременности и родам входит в стаж для ежегодного отпуска, а время отпуска по уходу за ребёнком — нет. Если в базе стаж рассчитан иначе, чем вы ожидаете, разберитесь с датами приёма и периодами отсутствий до проведения увольнения: после него исправлять данные сложнее.
Также посмотрите, есть ли у сотрудницы незакрытые начисления: пособие по уходу за ребёнком до полутора лет начисляется ежемесячно, и в месяце увольнения оно должно быть рассчитано пропорционально дням. В ЗУП 3.1 это происходит автоматически при расчёте зарплаты за месяц, если дата увольнения проведена до расчёта.
Дата увольнения должна попадать в период отпуска
Сверьте дни компенсации с кадровыми данными
В месяце увольнения считается пропорционально дням
Оформление документа «Увольнение»
Перейдите в раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» (или «Приёмы, переводы, увольнения») и создайте документ «Увольнение». Укажите организацию, сотрудницу и дату увольнения — это последний день трудового договора, а не день выхода на работу. По собственному желанию дата увольнения берётся из заявления с учётом срока предупреждения, если сотрудница не просила уволить её раньше по согласованию.
В поле «Основание увольнения» выберите соответствующий пункт статьи 77 ТК РФ: для собственного желания это пункт 3 части 1, для соглашения сторон — пункт 1 части 1, для ликвидации — пункт 1 части 1 статьи 81. Программа подставит формулировку для трудовой книжки автоматически. Проверьте её внимательно: именно эта запись попадёт в СЗВ-ТД (ЕФС-1) и в электронную трудовую книжку.
На вкладке «Компенсация отпуска» программа автоматически рассчитает количество дней компенсации исходя из остатка отпуска. Если дни не подтянулись — чаще всего причина в том, что не рассчитаны остатки отпусков на дату увольнения или сотруднице не назначен вид ежегодного отпуска в штатном расписании. Проверьте цифру вручную по справке «Остатки отпусков».
- 1Получите заявление или соглашение сторон от сотрудницы в письменном виде
- 2Проверьте остаток отпуска и период отпуска по уходу за ребёнком в карточке сотрудника
- 3Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание по ТК РФ
- 4Проверьте автоматически рассчитанную компенсацию и проведите документ
- 5Сформируйте приказ Т-8, расчётную записку Т-61 и выписку для трудовой книжки
Расчёт выплат при увольнении
Документ «Увольнение» в ЗУП 3.1 одновременно является расчётным: на вкладке «Начисления и удержания» программа считает компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Средний заработок для компенсации рассчитывается по общим правилам; если у сотрудницы в расчётном периоде не было заработка (весь период — отпуска по беременности и уходу), берутся более ранние периоды либо оклад, программа делает это автоматически по встроенному алгоритму.
Декретница, уволенная в отпуске по уходу, как правило, не имеет задолженности по зарплате, но компенсация отпуска облагается НДФЛ и взносами в полном объёме. Проверьте вкладку «НДФЛ» и «Взносы» в документе: суммы должны быть заполнены. Если сотруднице положен вычет на ребёнка, он применяется в месяце увольнения при наличии заявления на вычет.
Обратите внимание на обратную ситуацию: если сотрудница отгуляла отпуск авансом и увольняется с отрицательным остатком, программа предложит удержание за неотработанные дни отпуска. Удержание из компенсации допустимо, но его размер ограничен, а при увольнении по ликвидации удержание за авансовый отпуск вообще не производится.
Отчётность и электронная трудовая книжка
После проведения увольнения событие должно попасть в отчётность. Подраздел ЕФС-1 с кадровым событием «Увольнение» подаётся в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП 3.1 отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», кадровые события подхватываются автоматически по проведённым документам.
Сотруднице в день увольнения выдаются: сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписка из электронной трудовой книжки), справка о заработке для расчёта пособий (форма 182н), выписки из СТД-Р, раздел 3 РСВ с персонифицированными сведениями и сведения о страховых взносах. Все эти формы печатаются из документа «Увольнение» по кнопке «Печать» или из карточки сотрудника.
Компенсация и удержанный НДФЛ попадут в 6-НДФЛ за период выплаты, а суммы — в РСВ за квартал увольнения. Датой фактического получения дохода для компенсации считается день выплаты, поэтому выплатите расчёт в день увольнения или в ближайший установленный день — задержка влечёт компенсацию за просрочку и претензии ГИТ.
Как проверить результат
В журнале статус проведён, дата и основание совпадают с заявлением
Документ не проведён или основание не соответствует бумажному заявлению
Увольнение подтянулось в отчёт и принято фондом
События нет в отчёте или получено уведомление об ошибке
Остаток обнулён, компенсация совпадает со справкой
Остались дни отпуска или компенсация отличается от расчёта
Типичные ошибки и особые сценарии
Самая частая ошибка — увольнение оформляют документом, но забывают прервать отпуск по уходу за ребёнком вручную в случаях, когда дата увольнения выходит за период отпуска или отпуск был оформлен некорректно. Проверьте после проведения, что в карточке сотрудницы нет «висящих» отсутствий после даты увольнения: они искажают расчёт пособий и отчётность.
Вторая распространённая ситуация — увольнение в порядке перевода к другому работодателю. Основание выбирается пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ, и в ЕФС-1 передаётся соответствующее событие. Не заменяйте его «собственным желанием»: при споре сотрудница может оспорить формулировку.
Третья ошибка — ручная правка рассчитанных сумм в документе «Увольнение» без анализа причины расхождения. Если программа насчитала компенсацию не так, как вы ожидали, сначала проверьте стаж, остатки отпусков и средний заработок через встроенные отчёты, а не перебивайте цифры вручную.
Что важно запомнить
Увольнение декретницы в 1С:ЗУП оформляется документом «Увольнение» только по законным основаниям с письменным заявлением сотрудницы. Отпуск по уходу прерывается автоматически, компенсация рассчитывается в том же документе, а кадровое событие необходимо вовремя передать в ЕФС-1 и выдать сотруднице полный комплект документов.
Частые вопросы
Можно ли уволить декретницу по сокращению штата?
Нет. Сокращение — это инициатива работодателя, а статья 261 ТК РФ запрещает увольнять по инициативе работодателя беременных женщин и работниц с детьми до трёх лет. Исключение — полная ликвидация организации. В 1С программа не заблокирует такой документ, поэтому контроль законности полностью на кадровике.
Нужно ли отзывать сотрудницу из отпуска перед увольнением?
Нет, отдельный документ о выходе из отпуска не требуется. Документ «Увольнение» датой внутри периода отпуска автоматически прерывает отпуск по уходу за ребёнком и назначенное пособие. Вручную отзыв оформляется только если сотрудница реально выходит на работу до увольнения.
Как считается компенсация, если весь расчётный период женщина была в декрете?
По правилам расчёта среднего заработка расчётный период сдвигается на предшествующие месяцы, когда был фактический заработок. Если заработка не было совсем, компенсация считается исходя из оклада (тарифной ставки). ЗУП 3.1 выполняет этот алгоритм автоматически — проверить расчёт можно по кнопке с вопросительным знаком рядом с суммой среднего заработка.
Что делать, если сотрудница отгуляла отпуск авансом?
При увольнении программа предложит удержание за неотработанные дни отпуска. Удержать можно не более установленной доли от причитающихся выплат, а при ликвидации организации удержание за авансовый отпуск не производится вовсе. Остаток долга, который нельзя удержать, сотрудница может вернуть добровольно.
Какие документы выдать сотруднице в день увольнения?
Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), справку о заработке для пособий (182н), выписки из персонифицированных сведений и раздела 3 РСВ, а по запросу — копии приказов. Все формы доступны для печати из документа «Увольнение» или карточки сотрудника в ЗУП 3.1.
Сотрудница уволилась, но потом передумала — как отменить увольнение в 1С?
Если сотрудница отозвала заявление до даты увольнения и документ ещё не передан в отчётность, достаточно отменить проведение документа «Увольнение» и пометить его на удаление. Если ЕФС-1 уже отправлен, потребуется подать отменяющее кадровое событие, а отпуск по уходу за ребёнком придётся оформить заново документом на оставшийся период.