Другое · 10 мин
Как в 1С посмотреть ФОТ за месяц
Как посмотреть фонд оплаты труда за месяц в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Отчёты, настройки периода, проверка данных, расхождения и типичные ошибки.
Фонд оплаты труда (ФОТ) за месяц — это сумма всех начислений сотрудникам: оклады, премии, надбавки, отпускные, больничные за счёт работодателя и прочие выплаты. В программах 1С эта информация накапливается автоматически при проведении документов начисления зарплаты, и посмотреть итог можно несколькими способами — от универсального отчёта до свода начислений.
Конкретный путь зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) отчётность по ФОТ развита сильнее, а в 1С:Бухгалтерии данные по зарплате доступны в ограниченном объёме через стандартные отчёты и оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70. Ниже разобраны оба варианта с точными действиями и способами проверки результата.
Что входит в ФОТ и где он формируется в 1С
Перед тем как смотреть цифру, важно понимать, что именно программа посчитает. В типовых отчётах 1С в фонд оплаты труда обычно включаются все начисления, относящиеся к оплате труда: оклад, сдельная оплата, премии, доплаты за вредность и сверхурочные, районные коэффициенты, отпускные. Не входят, как правило, удержания (НДФЛ, алименты) — они не увеличивают и не уменьшают ФОТ, а лишь распределяют его.
Данные по начислениям формируются документами «Начисление зарплаты и взносов», «Премия», «Отпуск», «Больничный лист» и подобными. Если какой-то документ не проведён или проведён другим месяцем, сумма ФОТ в отчёте будет отличаться от ожидаемой. Поэтому просмотр ФОТ всегда стоит совмещать с проверкой полноты ввода документов.
Как посмотреть ФОТ в 1С:ЗУП через полный свод
Основной инструмент в конфигурации «Зарплата и управление персоналом» — отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат». Он показывает начислено, удержано, начислено взносов и выплачено по каждому сотруднику и в целом по организации за выбранный период.
Откройте раздел «Зарплата» и найдите пункт «Отчёты по зарплате» (в некоторых релизах — «Отчёты, справки по зарплате»). В списке выберите «Полный свод начислений, удержаний и выплат». В шапке отчёта установите период — конкретный месяц, при необходимости выберите организацию или подразделение, и нажмите «Сформировать».
Итоговая строка «Начислено» по колонке с суммой и будет фондом оплаты труда за месяц. Если нужен ФОТ без взносов — смотрите именно строку начислений; блок «Взносы» показывает страховые взносы сверх ФОТ и в сам фонд оплаты труда не входит.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»
- 2Выберите «Полный свод начислений, удержаний и выплат»
- 3Установите период — нужный месяц
- 4При необходимости задайте отбор по организации или подразделению
- 5Нажмите «Сформировать» и найдите итоговую строку «Начислено»
- 6Сверьте сумму с расчётными листками или ведомостью
Альтернативные отчёты в 1С:ЗУП
Если полный свод избыточен, есть более компактные варианты. Отчёт «Начисленная зарплата по организациям» (или «Свод начисленной зарплаты по организации») показывает только начисления без детализации удержаний — удобен, когда нужна одна итоговая цифра ФОТ по месяцам.
Для анализа структуры фонда полезен отчёт «Анализ ФОТ по сотрудникам» или «Анализ начислений и удержаний»: он группирует суммы по видам начислений, подразделениям или сотрудникам. Это помогает понять, из чего сложился фонд — сколько пришлось на оклады, сколько на премии и отпускные.
Отдельно упомянем расчётные листки: отчёт «Расчётные листки» за месяц тоже даёт итоговую сумму начислений по организации в конце документа. Это рабочий способ перепроверить цифру из свода независимым отчётом.
Сравнение отчётов по ФОТ
Максимально полная картина: начисления, удержания, взносы, выплаты. Подходит для сверки, но избыточен для быстрого просмотра
Только начисления по видам и подразделениям. Оптимален, когда нужен чистый ФОТ за месяц
Гибкая группировка по сотрудникам, подразделениям, видам начислений. Подходит для анализа структуры фонда
Детализация по каждому сотруднику. Используйте для перепроверки итоговой суммы
Как посмотреть ФОТ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии зарплата ведётся в усечённом виде, но фонд оплаты труда за месяц посмотреть можно. Самый простой путь — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 70, период — нужный месяц, и сформируйте.
Оборот по кредиту счёта 70 за месяц — это и есть сумма начисленной зарплаты (ФОТ) за период. Оборот по дебету покажет удержания и выплаты. Если ведётся учёт по подразделениям, включите соответствующую группировку в настройках отчёта, чтобы увидеть распределение фонда.
Также в разделе «Зарплата и кадры» доступны отчёты «Расчётные листки» и «Свод начисленной зарплаты» — они работают аналогично ЗУП, хотя с меньшей детализацией. Для полноценного кадрового учёта и анализа ФОТ бухгалтерии часто используют связку с отдельной базой ЗУП.
Настройка периода и отборов
Самая частая причина «неправильной» суммы — неверно установленный период. В отчётах 1С период задаётся в шапке: выберите месяц через календарь или стандартное значение «Этот месяц» / «Прошлый месяц». Проверьте, что не стоит произвольный диапазон, захватывающий соседние месяцы.
Кнопка «Настройки» (или «Показать настройки») открывает отборы: по организации, подразделению, сотруднику, виду начисления. Если отчёт сохранён с чужими отборами, итог может быть отфильтрован — например, показывать только одно подразделение. При подозрении на это сбросьте настройки кнопкой «Стандартные настройки».
Полезный приём — сохранить свой вариант отчёта с нужными отборами через «Сохранить вариант». В следующий раз ФОТ за месяц будет открываться одним кликом, с уже настроенной группировкой по подразделениям или видам начислений.
Проверка результата и типичные расхождения
После получения цифры убедитесь, что она достоверна. Сверьте итог свода с суммой по документу «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц: откройте документ и сравните итоговую строку начислений. Совпадение означает, что отчёт отражает учтённые данные корректно.
Если суммы не сходятся, причины обычно такие: не проведён один из документов начисления (премия, отпуск, больничный), документ проведён другим месяцем начисления, либо в отчёте стоит отбор, ограничивающий выборку. Реже встречаются ручные операции по счёту 70, которые в бухгалтерском отчёте видны, а в зарплатном своде — нет.
Отдельная ситуация — сторнирования и перерасчёты. Если за месяц делался перерасчёт прошлых периодов, он попадёт в ФОТ текущего месяца с минусом или плюсом в зависимости от настроек отчёта (по месяцу начисления или по месяцу регистрации). Уточните этот момент в настройках отчёта, чтобы корректно трактовать цифру.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Разница — ищите непроведённый документ или отбор
Установлен ровно один нужный месяц
Захвачены соседние месяцы или произвольный диапазон
Отборы пусты или соответствуют задаче
Стоит фильтр по подразделению/сотруднику, сужающий итог
Отклонение объяснимо (премии, отпуска, приём/увольнение)
Резкий скачок без причины — проверяйте двойные начисления
Ограничения прав и когда обратиться к специалисту
Отчёты по зарплате доступны пользователям с ролями расчётчика, бухгалтера или кадровика. Если в списке отчётов нет нужного пункта или цифры отображаются пустыми, вероятно, у вашей учётной записи ограничены права — это нормальная практика защиты персональных данных и зарплатной тайны. Запросите доступ у администратора системы.
Не пытайтесь «поправить» сумму ФОТ ручными операциями или корректировками регистров без понимания последствий: такие действия ломают расчёт НДФЛ, взносов и отчётность в фонды. Если цифра в отчёте вызывает сомнения, правильный путь — найти ошибочный документ и исправить его, а не результат отчёта.
Частые вопросы о просмотре ФОТ в 1С
Почему в отчёте по зарплате пусто за нужный месяц?
Чаще всего документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц не создан или не проведён. Также проверьте, что выбрана правильная организация и у учётной записи есть права на просмотр зарплатных данных.
Чем ФОТ отличается от фонда заработной платы в отчётах 1С?
В типовых отчётах эти понятия фактически совпадают — это сумма начислений за период. Различия появляются только в управленческом анализе, когда из ФОТ исключают, например, отпускные или компенсации по отдельным правилам компании.
Можно ли посмотреть ФОТ по конкретному подразделению?
Да. В настройках отчёта добавьте отбор по подразделению или включите группировку строк по подразделениям — тогда итоговая сумма будет разбита по структуре организации.
Как выгрузить данные по ФОТ в Excel?
Сформируйте отчёт и используйте кнопку сохранения (дискета) или меню «Файл → Сохранить как», выбрав формат Excel или табличный документ. Структура строк и колонок сохранится.
Почему ФОТ в ЗУП и в Бухгалтерии отличается?
Обычно из-за ручных проводок по счёту 70 в бухгалтерии, разных дат отражения данных при обмене между базами или незавершённой синхронизации. Сверяйте по документам начисления, а не по итоговым отчётам.
Входят ли страховые взносы в ФОТ?
Нет. Взносы — это расходы работодателя сверх фонда оплаты труда. В отчётах они показываются отдельным блоком, и суммировать их с ФОТ можно только для оценки полной нагрузки на персонал.
Что важно запомнить
ФОТ за месяц в 1С — это итог начислений за период: в ЗУП смотрите «Полный свод начислений, удержаний и выплат», в Бухгалтерии — ОСВ по счёту 70 (кредитовый оборот). Проверяйте период, отборы и проведённость документов, а расхождения исправляйте через первичные документы, а не ручными правками.