Как принять на работу иностранного гражданина в 1С:ЗУП

Приём иностранного гражданина в 1С:ЗУП отличается от стандартного оформления россиянина: потребуется указать гражданство, статус пребывания, данные патента или разрешения на работу, а также правильно настроить налогообложение и страховые взносы. Ошибка в этих данных приводит к неверному расчёту НДФЛ, некорректным регистрам учёта и проблемам при сдаче отчётности в налоговую.

Программа поддерживает все основные статусы иностранцев: временно пребывающий, временно проживающий, постоянно проживающий, гражданин страны ЕАЭС, беженец и другие. От выбранного статуса зависят ставки взносов и порядок применения льгот, поэтому заполнять карточку сотрудника нужно внимательно и на основании реальных документов.

Ниже — практическая последовательность действий: от проверки документов до контроля расчёта зарплаты и отчётности. Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1.

Какие документы проверить до оформления в программе

До того как заводить сотрудника в базе, убедитесь, что у работодателя есть право принимать иностранца, а у кандидата — законные основания для работы. Для граждан стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Кыргызстан) патент не нужен. Для граждан визовых стран требуется разрешение на работу, а у работодателя — разрешение на привлечение иностранной рабочей силы, если речь не идёт о квалифицированных специалистах с особым порядком.

Граждане безвизовых стран (например, Узбекистан, Таджикистан) работают по патенту. Проверьте срок действия патента и факт оплаты авансовых платежей по НДФЛ — без действующего патента трудовой договор заключать нельзя. Также запросите миграционную карту, документ о постановке на миграционный учёт и полис ДМС или договор на оказание медицинских услуг, если это требуется для данной категории.

Заполнение карточки физического лица

Создайте новое физическое лицо через раздел «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать» или через справочник «Физические лица». ФИО вносите так, как оно указано в документе, удостоверяющем личность, — для иностранцев это обычно паспорт иностранного гражданина или национальный паспорт с нотариальным переводом.

В поле «Гражданство» укажите страну, гражданином которой является сотрудник. Это ключевое поле: по нему программа определяет, применяются ли особенности учёта иностранцев. По ссылке «Страховое свидетельство» внесите СНИЛС — он оформляется на иностранцев в общем порядке.

Далее перейдите по ссылке «Личные данные» или «Документы, удостоверяющие личность» и введите данные паспорта. Если сотрудник работает по патенту, эти сведения понадобятся также для уведомлений в налоговую.

Указание статуса пребывания и налогового резидентства

Откройте в карточке сотрудника ссылку «Налог на доходы» (в разделе «Налоги и взносы» карточки физлица). Здесь задаются два независимых параметра: статус налогоплательщика (резидент или нерезидент) и статус пребывания в РФ (временно пребывающий, временно проживающий, постоянно проживающий и др.).

Статус налогового резидентства определяется по фактическому нахождению в России: 183 дня и более за 12 следующих подряд месяцев. В программе статус указывается с даты — при пересечении порога резидентства добавьте новую запись с соответствующей датой, и НДФЛ пересчитается. Для высококвалифицированных специалистов и граждан ЕАЭС действуют особые правила ставки НДФЛ независимо от резидентства.

Статус пребывания влияет на страховые взносы. Например, взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности для временно пребывающих иностранцев начисляются по пониженному тарифу, а для временно и постоянно проживающих — в общем порядке. Граждане ЕАЭС приравниваются к россиянам по социальному обеспечению.

Оформление документа «Приём на работу»

После заполнения карточки создайте документ «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём на работу». Заполните организацию, подразделение, должность, дату приёма, вид занятости и условия оплаты труда — эта часть ничем не отличается от приёма российского сотрудника.

Обратите внимание на поле, связанное с правом на работу: в зависимости от версии конфигурации в документе или в карточке сотрудника указываются реквизиты патента (серия, номер, дата выдачи, срок действия) либо разрешения на работу. Эти данные используются при формировании сведений и для контроля сроков.

Проверьте график работы: если иностранец принимается на стандартную пятидневку, выберите соответствующий график из справочника. Проведите документ и сформируйте приказ о приёме по унифицированной или собственной форме — печатная форма доступна из документа.

1. 1
   Проверьте правовые основания: патент, разрешение на работу, миграционный учёт
2. 2
   Создайте физлицо, укажите гражданство и данные паспорта
3. 3
   Задайте статус пребывания и статус налогового резидентства с датами
4. 4
   Введите реквизиты патента или разрешения на работу
5. 5
   Оформите документ «Приём на работу» и проведите его
6. 6
   Рассчитайте зарплату за первый месяц и сверьте НДФЛ и взносы
7. 7
   Подайте уведомление о заключении договора с иностранцем в МВД в установленный срок

Настройка НДФЛ и зачёт авансовых платежей по патенту

Для работников по патенту работодатель уменьшает НДФЛ на сумму уплаченных фиксированных авансовых платежей. Основание — уведомление из налоговой инспекции, которое выдаётся по заявлению работодателя. Без этого уведомления уменьшать налог нельзя, даже если сотрудник предъявил квитанции об оплате.

В 1С:ЗУП заявление сотрудника и уведомление регистрируются через документ «Заявление на подтверждение права на зачёт авансов по НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). Укажите сотрудника, период, реквизиты уведомления и сумму авансовых платежей. После этого при расчёте зарплаты программа автоматически уменьшит исчисленный НДФЛ.

Контролируйте сумму зачёта: она не может превышать исчисленный НДФЛ за период. Если авансовые платежи больше налога, разница не возвращается работнику и не переносится на следующий налоговый период в рамках другого работодателя.

Налоговая инспекция выдаёт уведомление на зачёт авансов по патенту один раз в году и только одному работодателю. Если иностранец увольняется и устраивается к вам в середине года, уточните, получал ли он зачёт у предыдущего работодателя: двойной зачёт по одному уведомлению недопустим.

Страховые взносы и отчётность по иностранцам

Тарифы взносов программа определяет автоматически по статусу пребывания, указанному в карточке сотрудника. Проверьте результат в документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «Взносы»: для временно пребывающих взносы на ВНиМ должны рассчитываться по пониженному тарифу, для остальных категорий — по стандартному.

В персонифицированной отчётности иностранцы включаются в общем порядке, но с корректным кодом категории застрахованного лица. Код зависит от статуса: для временно пребывающих, временно проживающих и граждан ЕАЭС применяются разные значения. Если статус в карточке указан неверно, код в отчёте тоже будет ошибочным.

Отдельная обязанность работодателя — уведомление МВД о заключении и расторжении трудового договора с иностранцем. Срок подачи уведомления ограничен, форма утверждена официально. Само уведомление в 1С не формируется — его подают через личный кабинет, почтой или лично, поэтому поставьте контрольную дату в календарь кадровика.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ставка НДФЛ в расчёте зарплаты

Норма

Соответствует статусу резидентства и категории работника

Тревожный признак

Применена ставка, не соответствующая статусу, — проверьте записи в разделе «Налог на доходы»

Взносы на ВНиМ

Норма

Для временно пребывающих — пониженный тариф

Тревожный признак

Тариф стандартный — статус пребывания не заполнен или неверен

Зачёт авансов по патенту

Норма

НДФЛ уменьшен в пределах уплаченных авансов при наличии уведомления

Тревожный признак

Зачёт не применяется — не введён документ о зачёте или нет уведомления

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — не заполнен статус пребывания. В этом случае программа рассчитывает взносы как для российского гражданина, и переплата обнаруживается только при проверке. Вторая распространённая проблема — статус налогового резидентства указан один раз при приёме и не обновляется, хотя по закону он определяется на каждую дату выплаты дохода.

Ещё одна ошибка — зачёт авансов по патенту без уведомления из налоговой. Квитанции работника сами по себе основанием не являются. Также кадровики иногда забывают продлевать запись о патенте: если патент продлён, внесите новые реквизиты с новой датой.

Ответы на частые вопросы

Нужен ли патент гражданину Беларуси или Казахстана?

Нет. Граждане стран ЕАЭС работают без патента и разрешения на работу. В 1С для них указывается гражданство соответствующей страны и статус пребывания; по взносам и соцобеспечению они приравниваются к российским работникам, а ставка НДФЛ на трудовой доход применяется по правилам для резидентов независимо от срока пребывания.

Что делать, если сотрудник стал налоговым резидентом в середине года?

Добавьте в карточке физлица новую запись о статусе «Резидент» с даты, когда суммарное пребывание в РФ достигло 183 дней. Программа пересчитает НДФЛ с начала налогового периода по новой ставке при ближайшем расчёте. Проверьте результат в расчётном листке и регистре налогового учёта.

Можно ли зачесть авансы по патенту, если уведомление пришло в середине года?

Да. Уведомление действует в пределах календарного года, и уменьшить НДФЛ можно за месяцы с начала года, если авансовые платежи относятся к этим периодам. Введите документ о зачёте, и программа скорректирует налог при следующем расчёте. Сверьте итог с суммой фактически уплаченных авансов.

Куда в 1С вводятся реквизиты патента?

В зависимости от версии конфигурации реквизиты патента указываются в карточке сотрудника по ссылке с данными о праве на работу либо в документе приёма. Если поле не находится, обновите конфигурацию до актуального релиза — поддержка учёта иностранцев регулярно дорабатывается.

Нужно ли иностранцу оформлять СНИЛС и ИНН?

СНИЛС оформляется обязательно — без него невозможно сдать персонифицированную отчётность, и работодатель подаёт анкету в СФР. ИНН иностранцу может быть присвоен налоговой по заявлению; для работы он не обязателен, но если ИНН есть, укажите его в карточке физлица.

Что будет, если не уведомить МВД о приёме иностранца?

За неподачу или нарушение срока уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином предусмотрена административная ответственность с существенными штрафами для организации и должностного лица. Уведомление подаётся в установленный законом срок отдельно от действий в 1С — программа эту обязанность не контролирует.