Как в 1С рассчитать зарплату: практическая инструкция

Расчёт заработной платы в 1С строится одинаково по логике, но отличается по инструментам: в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) доступен полный кадровый контур, а в «1С:Бухгалтерии» расчёт ведётся в упрощённом режиме и подходит для небольших организаций. Прежде чем считать зарплату, убедитесь, что в программу внесены сотрудники, назначены плановые начисления и корректно настроены налоги и взносы — иначе итоговая сумма будет неверной уже на уровне исходных данных.

Базовый цикл расчёта всегда одинаков: приём сотрудника или проверка его данных → учёт отработанного времени → начисление зарплаты документом за месяц → удержание НДФЛ и начисление страховых взносов → выплата и формирование проводок. Ниже разобран каждый шаг с указанием конкретных документов, проверок и типичных ошибок.

Подготовка: что нужно настроить перед первым расчётом

До первого начисления проверьте настройки учётной политики по зарплате. В ЗУП это раздел «Настройка → Реквизиты организации» и «Настройка → Расчёт зарплаты», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты». Убедитесь, что указаны дата выплаты зарплаты, применяемые вычеты, тариф страховых взносов (в том числе пониженный для МСП, если организация в реестре) и способ отражения в учёте.

Каждому сотруднику должно быть назначено плановое начисление — оклад, тарифная ставка или сдельная оплата. Это делается кадровым документом «Приём на работу» или «Кадровый перевод». Если начисление не назначено, сотрудник попадёт в документ расчёта с нулевой суммой, и это одна из самых частых причин «пропавшей» зарплаты.

Учёт отработанного времени и отсутствий

Программа считает оклад пропорционально отработанному времени, поэтому все отклонения от графика должны быть введены до расчёта. Отпуска оформляются документом «Отпуск», больничные — «Больничный лист», командировки — «Командировка», прогулы и отсутствия — «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)». Каждый из этих документов автоматически уменьшает норму рабочего времени сотрудника.

Если сотрудник отработал месяц не полностью, но документы отсутствий не введены, программа начислит полный оклад — и переплату придётся возвращать. Обратная ситуация: больничный введён, а листок нетрудоспособности ещё не закрыт — тогда расчёт по нему будет предварительным.

В ЗУП данные о фактически отработанном времени можно посмотреть в отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» из раздела «Отчёты, справки». Сверьте табель с производственным календарём и кадровыми документами перед расчётом — это занимает несколько минут и отсекает большинство ошибок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 по сотруднику

Норма

Дни и часы совпадают с кадровыми документами и фактом

Тревожный признак

Отсутствие не отражено, норма времени завышена

Плановое начисление в карточке сотрудника

Норма

Оклад назначен с актуальной даты, размер верный

Тревожный признак

Начисление отсутствует или действует старый оклад

Статус больничного листа

Норма

ЭЛН закрыт, данные загружены из ФСС/СФР

Тревожный признак

Листок не закрыт — расчёт предварительный

Начисление зарплаты: основной документ

В ЗУП создайте документ «Зарплата → Начисление зарплаты и взносов», укажите месяц начисления и нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников с плановыми начислениями и рассчитает суммы автоматически. В Бухгалтерии аналогичный документ называется «Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты».

В табличной части видны начисления (оклад, премии, надбавки), удержания (НДФЛ, алименты), взносы и фактически отработанное время. По кнопке «Показать подробности расчёта» или двойному щелчку по строке можно раскрыть формулу: например, оклад делится на норму дней и умножается на отработанные дни.

1. 1
   Введите все кадровые документы месяца: приёмы, увольнения, отпуска, больничные
2. 2
   Сверьте табель Т-13 с фактическим временем работы
3. 3
   Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» и нажмите «Заполнить»
4. 4
   Проверьте расчётные листки по сотрудникам с отклонениями
5. 5
   Проверьте НДФЛ и взносы на закладках документа
6. 6
   Проведите документ и сформируйте ведомости на выплату

НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов — стандартных (на детей), имущественных и других. Вычеты вводятся документом «Заявление на вычеты НДФЛ» (в ЗУП — раздел «Налоги и взносы»). Если сотрудник принёс заявление в середине года, налог пересчитается с начала года автоматически при следующем расчёте.

Страховые взносы начисляются на закладке «Взносы» того же документа по единому тарифу с учётом предельной базы и пониженных тарифов для субъектов МСП. Проверить итоги можно отчётами «Анализ взносов в фонды» и «Анализ НДФЛ» — они показывают базу, применённый тариф и суммы по каждому сотруднику.

Частая ситуация: НДФЛ по сотруднику отрицательный или скачет от месяца к месяцу. Обычно причина — изменение вычетов, дохода, облагаемого по разным ставкам, или исправление прошлых периодов. Разобраться помогает отчёт «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику», где виден расчёт помесячно.

Выплата зарплаты и ведомости

После проведения начисления создайте ведомость на выплату: «Ведомость в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомость через кассу» или «Ведомость на счета» (для перечисления на разные карты). Ведомость заполняется кнопкой «Заполнить» по кнопке подбора задолженности — программа подставит суммы «начислено минус удержано» с учётом аванса.

Аванс (зарплата за первую половину месяца) рассчитывается документом «Начисление за первую половину месяца» — по фактически отработанному времени, а не «фиксированной суммой по договорённости», если только в настройках не выбран расчёт фиксированной суммой. Выплата аванса без документа начисления приведёт к тому, что НДФЛ с аванса не будет исчислен корректно.

После выплаты сформируйте расчётные листки («Отчёты, справки → Расчётный листок») и свод начислений. Расчётный листок обязан получить каждый сотрудник — на бумаге или в электронном виде, если это предусмотрено в организации.

Проверка результата и отчёты

Итоговый контроль делается тремя отчётами. «Свод начисленной зарплаты» показывает общие суммы по организации и подразделениям. «Расчётный листок» — детализацию по каждому сотруднику: начислено, удержано, к выплате. «Полная сводка начислений, удержаний и выплат» связывает начисления, НДФЛ, взносы и выплаты в одной таблице — по ней удобно искать расхождения.

Контрольное соотношение простое: задолженность на конец месяца должна равняться сумме к выплате по ведомостям. Если после всех выплат остаток по сотруднику не нулевой (при полной выплате), ищите разницу через отчёт «Задолженность по зарплате» — чаще всего это ручная правка в ведомости или незакрытый аванс.

Особые сценарии: увольнение, премии, районный коэффициент

Расчёт при увольнении

Документ «Увольнение» в ЗУП сам начисляет зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и считает НДФЛ и взносы. Отдельный документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц увольнения создавать не нужно — иначе сотруднику начислят оклад дважды. Проверьте дату выплаты: расчёт при увольнении должен быть выдан в последний рабочий день.

Премии и разовые начисления

Разовые премии вводятся документом «Премия», материальная помощь — «Материальная помощь», разовые начисления — «Разовое начисление». Не добавляйте такие суммы руками в документ расчёта зарплаты: отдельные документы корректно отражаются в отчётности по НДФЛ (у премий и матпомощи свои коды дохода и даты получения дохода).

Районный коэффициент и северные надбавки

Если в организации действует районный коэффициент, он указывается в настройках учётной политики и применяется автоматически к начислениям, входящим в базу коэффициента. Процентная надбавка за стаж работы в районах Крайнего Севера рассчитывается программой по данным о северном стаже в карточке сотрудника — проверьте, что стаж введён, иначе надбавка не начислится.

Перед расчётом месяца полезно завести привычку: сначала отчёт «Остатки отпусков» и табель, потом начисление, потом сверка расчётных листков только по сотрудникам с отклонениями (приёмы, увольнения, больничные). Полная проверка всех листков вручную при штате больше десятка человек обычно не нужна — программа считает по формулам, и ошибки почти всегда в исходных данных, а не в арифметике.

Частые вопросы

Почему сотрудник не попал в документ начисления зарплаты?

Чаще всего причина в том, что приём на работу проведён датой позже месяца начисления, сотрудник уже уволен, или ему не назначено плановое начисление. Проверьте карточку сотрудника: раздел «Начисления и удержания» и дату приёма. Также сотрудник не попадёт в заполнение, если за него уже введён документ увольнения с полным расчётом.

Как пересчитать зарплату, если после расчёта пришёл больничный?

Введите документ «Больничный лист» тем же месяцем начисления — программа предложит пересчитать зарплату и создаст исправление автоматически при повторном заполнении документа начисления. Если зарплата уже выплачена, разница будет учтена при следующей выплате, а переплата отразится как задолженность за сотрудником.

Можно ли считать зарплату в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, для небольшого штата этого достаточно: доступны приёмы, увольнения, отпуска, больничные, начисление зарплаты, НДФЛ и взносы, расчётные листки и ведомости. Ограничения — нет сложных графиков, сдельщины, расчёта по нескольким тарифным ставкам и развитого кадрового учёта. При росте штата и усложнении схем оплаты целесообразен переход на ЗУП.

Почему НДФЛ посчитался не со всей суммы или не посчитался вовсе?

Проверьте, не превышает ли сумма вычетов доход сотрудника — тогда налог будет нулевым, и это корректно. Другая причина — доход зарегистрирован как не облагаемый НДФЛ (неверный код дохода в начислении). Также налог не удержится, если нет документа выплаты: исчисление происходит при начислении, удержание — при выплате.

Как начислить зарплату за неполный месяц при приёме в середине месяца?

Ничего вручную считать не нужно: если приём оформлен кадровым документом с реальной датой, программа сама рассчитает оклад пропорционально отработанным дням с даты приёма. Проверьте в расчётном листке строку «Отработано дней» — она должна совпадать с фактическим временем.