Как оформить самозанятого в 1С:ЗУП

Самозанятый — это физическое лицо, применяющее специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (НПД). Для организации, которая оплачивает его услуги, такой подрядчик выгоден: не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы, если исполнитель действительно работает на НПД и предоставляет чеки из приложения «Мой налог». В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) самозанятых оформляют через договоры гражданско-правового характера с отдельным признаком, исключающим начисление налогов и взносов.

Главная сложность не в технике ввода документов, а в корректной квалификации отношений. Если фактически человек работает как штатный сотрудник — соблюдает график, подчиняется внутренним правилам, получает регулярную фиксированную оплату, — договор с самозанятым может быть переквалифицирован в трудовой с доначислением налогов, взносов и штрафов. Поэтому прежде чем заводить карточку в программе, нужно убедиться, что формат сотрудничества соответствует законодательству об НПД.

Ниже разобран полный цикл: проверка статуса исполнителя, создание физического лица, оформление договора ГПХ, начисление и выплата вознаграждения, а также контроль чеков и типичные ошибки, которые приводят к проблемам при проверках.

Проверка статуса самозанятого до оформления

До создания документов в 1С запросите у исполнителя справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД. Её можно сформировать в приложении «Мой налог» или получить через сервис ФНС. Дополнительно статус проверяется на сайте налоговой службы по ИНН — это занимает минуту и защищает от ситуации, когда человек уже снялся с учёта, но продолжает выставлять счета.

Убедитесь, что между вашей организацией и исполнителем нет запрещённых отношений. НПД не вправе применять лица, оказывающие услуги бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Также нельзя переводить на самозанятость действующего сотрудника, продолжая фактически трудовые отношения, — это прямой путь к переквалификации договора.

Проверьте предмет договора: НПД не распространяется на ряд видов деятельности (например, реализацию подакцизных товаров, работу по агентским договорам, добычу полезных ископаемых). Если деятельность подпадает под исключение, оформлять выплату как доход самозанятого нельзя — потребуется обычный договор ГПХ с НДФЛ и взносами.

Создание физического лица и договора ГПХ в 1С:ЗУП

Самозанятый не принимается на работу приказом — для него создаётся только карточка физического лица и договор ГПХ. Штатное расписание и кадровые документы не используются. Это принципиально: появление самозанятого в штатном расписании — один из признаков, который проверяющие трактуют как скрытые трудовые отношения.

Порядок действий в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1:

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Договоры подряда» (или «Сотрудники» → создание физического лица без приёма на работу)
2. 2
   Создайте физическое лицо: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес — ИНН обязателен для отчётности
3. 3
   Создайте документ «Договор (работы, услуги)» и укажите организацию, исполнителя, даты начала и окончания
4. 4
   В поле вида договора выберите вариант для самозанятых — «Оказание услуг самозанятыми» (в зависимости от релиза название может отличаться)
5. 5
   Укажите сумму договора или оставьте начисление по актам, если оплата поэтапная
6. 6
   Проверьте, что в договоре сняты признаки обложения НДФЛ и страховыми взносами
7. 7
   Проведите документ и убедитесь, что исполнитель не попал в списки штатных сотрудников

Отдельно проверьте настройки учётной политики: в некоторых релизах вид договора с самозанятым появляется только при включённой функциональности учёта НПД. Если нужного вида договора нет в списке, обновите конфигурацию до актуального релиза — механизм учёта самозанятых дорабатывался от версии к версии.

Начисление и выплата вознаграждения

Начисление по договору с самозанятым выполняется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» или автоматически при закрытии месяца — в зависимости от настроек договора. Ключевой контрольный признак: в документе начисления по строке исполнителя не должно быть колонок НДФЛ и взносов либо они должны быть нулевыми.

Выплата оформляется стандартными ведомостями (в банк, через кассу). Поскольку НДФЛ не удерживается, сумма к выплате равна сумме начисления. Именно самозанятый сам уплачивает налог со своего дохода через приложение «Мой налог».

Каждая выплата должна подтверждаться чеком, который исполнитель формирует в «Моём налоге» и передаёт заказчику. Чек — обязательное условие признания расхода в налоговом учёте. Без чека затраты на услуги самозанятого могут быть сняты при проверке, а сама выплата — переквалифицирована.

Отражение в отчётности

Самозанятые не включаются в расчёт по страховым взносам и не попадают в разделы персонифицированной отчётности как застрахованные лица — взносы за них не начисляются. В 6-НДФЛ выплаты самозанятым также не отражаются, поскольку налоговая база по НДФЛ не возникает.

Однако данные о договорах ГПХ могут попадать в отдельные формы — например, сведения для военкомата или статистическую отчётность, если организация обязана её сдавать. Проверьте после проведения документов, что исполнитель корректно исключён из регламентированной отчётности по НДФЛ и взносам, и при необходимости скорректируйте настройки.

В бухгалтерском учёте (при синхронизации с 1С:Бухгалтерией) выплаты самозанятым отражаются как расходы на услуги сторонних лиц, обычно на счетах затрат с аналитикой по договору. Убедитесь, что при обмене данными документы по договору НПД не формируют проводки по начислению взносов.

Контрольные точки

Как проверить правильность оформления

Вид договора в карточке

Норма

Указан договор с признаком НПД / самозанятого

Тревожный признак

Обычный договор ГПХ с начислением НДФЛ и взносов

Документ начисления

Норма

НДФЛ и взносы отсутствуют или равны нулю

Тревожный признак

Программа рассчитала НДФЛ 13% или взносы

Отчётность 6-НДФЛ и РСВ

Норма

Исполнитель отсутствует в формах

Тревожный признак

Самозанятый попал в отчётность как обычный подрядчик

Подтверждение расхода

Норма

Есть чек из «Моего налога» с ИНН организации

Тревожный признак

Чека нет или он выписан без реквизитов заказчика

Типичные ошибки при работе с самозанятыми в 1С

Большинство проблем возникает не из-за программы, а из-за неправильной организационной схемы. Тем не менее есть и чисто технические ошибки, которые искажают учёт.

Отдельно стоит контроль лимита дохода самозанятого: право на НПД сохраняется, пока годовой доход не превысит установленный законом порог. Заказчик не обязан отслеживать совокупный доход исполнителя, но разумно периодически перезапрашивать справку о статусе — например, раз в квартал или при существенном росте объёма выплат.

Когда договор с самозанятым не подходит

Не всякую разовую работу можно оформить через НПД. Если исполнитель не зарегистрирован как самозанятый и регистрироваться не хочет, остаётся классический договор ГПХ с удержанием НДФЛ и начислением взносов на пенсионное и медицинское страхование. Если работа носит постоянный характер с подчинением правилам компании — только трудовой договор.

Маршрут решения

Как выбрать форму оформления

Исполнитель имеет статус НПД, работа разовая или проектная, нет признаков трудовых отношенийДоговор ГПХ с признаком самозанятого, выплаты по чекам из «Моего налога»

Исполнитель — обычное физлицо без статуса НПДСтандартный договор ГПХ в 1С:ЗУП с удержанием НДФЛ и начислением взносов

Работа постоянная, с графиком, рабочим местом и подчинением правилам компанииТолько трудовой договор — оформление через НПД грозит переквалификацией

Исполнитель — бывший сотрудник, уволенный менее двух лет назадНПД запрещён для таких выплат — используйте ГПХ с НДФЛ или трудовой договор

При сомнениях в квалификации отношений безопаснее выбрать более «защищённый» вариант с уплатой налогов, чем экономить на взносах и получить доначисления. Стоимость ошибки обычно кратно превышает сэкономленную сумму.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли включать самозанятого в штатное расписание?

Нет. Самозанятый не является сотрудником, приказ о приёме не издаётся, запись в штатное расписание не вносится. В 1С:ЗУП достаточно карточки физического лица и договора ГПХ. Появление подрядчика в штатном расписании — лишний аргумент для переквалификации отношений в трудовые.

Что делать, если программа начислила НДФЛ по договору с самозанятым?

Проверьте вид договора: скорее всего, выбран обычный договор ГПХ вместо договора с признаком НПД. Исправьте вид договора, перепроведите документы начисления и убедитесь, что налог и взносы сторнированы. Если выплата уже прошла, потребуется корректировка отчётности.

Можно ли оплатить услуги, если самозанятый не прислал чек?

Технически выплату провести можно, но расход останется неподтверждённым. Без чека из «Моего налога» налоговая вправе не признать затраты и оспорить сам факт применения НПД. Зафиксируйте в договоре обязанность исполнителя передавать чек не позднее установленного срока после оплаты.

Как часто нужно проверять статус плательщика НПД?

Обязательной периодичности закон не устанавливает. Разумная практика — при заключении договора и далее раз в квартал или при существенном росте выплат. Проверка по ИНН на сайте ФНС занимает минуту и подтверждает, что исполнитель не утратил право на режим.

Отражаются ли самозанятые в 6-НДФЛ и расчёте по взносам?

Нет. Поскольку выплаты плательщикам НПД не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, эти суммы и сами исполнители не включаются в 6-НДФЛ и РСВ. Если самозанятый попал в отчёт — это признак неправильно выбранного вида договора в программе.

Можно ли оформить самозанятым бывшего сотрудника компании?

Только если с даты увольнения прошло не менее двух лет. Выплаты бывшему работодателю раньше этого срока не подпадают под НПД, и налоговая отслеживает такие ситуации по данным отчётности. До истечения двух лет используйте обычный договор ГПХ с НДФЛ либо трудовой договор.