Другое · 10 мин
Где в 1С найти среднесписочную численность работников
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии посмотреть среднесписочную численность: нужные отчёты, настройка периода, проверка расчёта и типичные ошибки.
Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей кадрового учёта: он нужен для отчётности в ФНС и Росстат, для подтверждения права на льготы, спецрежимы и пониженные тарифы взносов. В программах 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основании кадровых документов, но найти нужный отчёт с первого раза получается не у всех — в разных конфигурациях он расположен в разных разделах.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) среднесписочная численность доступна в штатных отчётах по численности, а в 1С:Бухгалтерии — через отчёт для статистики и справку о численности. Ниже разобраны конкретные пути в меню, настройки периода, способы проверить расчёт и типичные причины, почему цифра в отчёте не совпадает с ожиданиями.
Где находится среднесписочная численность в 1С:ЗУП
Основной рабочий инструмент — отчёт «Численность и текучесть кадров». Путь: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Численность и текучесть кадров». В шапке отчёта выводится среднесписочная численность за выбранный период в целом по организации, а в табличной части — детализация по подразделениям.
Если нужен только показатель ССЧ без текучести, используйте отчёт «Среднесписочная численность» (в некоторых релизах — «Списочная и среднесписочная численность»). Он тоже находится в списке кадровых отчётов. Если отчёта не видно в меню, откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → ссылку «Все отчёты» и найдите его через поиск по слову «среднесписочная».
Для отчётности в Росстат (форма П-4) показатель берётся из одноимённого регламентированного отчёта: «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», далее создайте форму П-4 — графы со среднесписочной численностью заполнятся автоматически из кадровых данных.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты».
- 2Выберите отчёт «Численность и текучесть кадров» или «Среднесписочная численность».
- 3Установите период (месяц, квартал, год) и при необходимости отбор по организации.
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте показатель в шапке отчёта.
- 5При расхождении с ожиданиями расшифруйте цифру двойным щелчком или сформируйте расшифровочный отчёт по сотрудникам.
Где найти ССЧ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 среднесписочная численность доступна в нескольких местах. Самый прямой путь в актуальных релизах: «Отчёты» → «Среднесписочная численность» — отчёт формирует показатель по месяцам и за произвольный период на основании кадровых документов (приёмы, увольнения, кадровые переводы).
Второй вариант — регламентированная отчётность: «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → «Статистика», форма П-4. При автозаполнении программа рассчитает среднесписочную численность сама. Если в базе нет полноценного кадрового учёта (сотрудники ведутся ограниченно), показатель можно скорректировать вручную прямо в форме — ячейки статистических форм обычно доступны для редактирования.
Учтите: в 1С:Бухгалтерии расчёт опирается на документы «Приём на работу», «Кадровый перевод» и «Увольнение». Если кадровые документы не создавались, а зарплата начислялась напрямую, отчёт покажет ноль или заниженное значение — это самая частая причина «пустого» отчёта в бухгалтерской конфигурации.
Как настроить период и отборы
Показатель ССЧ всегда привязан к периоду: за месяц, квартал, полугодие или год. Для отчётности в ФНС и Росстат обычно нужен годовой показатель, для внутреннего контроля — помесячный. В шапке отчёта установите нужный период через стандартный выбор дат и нажмите «Сформировать».
Если в базе несколько организаций, обязательно проверьте отбор по организации — по умолчанию отчёт может строиться по всем сразу, и цифра окажется завышенной. В ЗУП отбор настраивается через кнопку «Настройки» или поле «Организация» в шапке отчёта.
Дополнительно можно настроить группировку по подразделениям, должностям или категориям сотрудников. Это полезно, когда нужно подтвердить долю численности определённой категории — например, для льгот по взносам IT-компаний, где важна численность и профиль сотрудников.
Как проверить правильность расчёта
Не доверяйте итоговой цифре вслепую: ССЧ чувствительна к качеству кадровых данных. Базовая проверка — расшифровка. В отчёте «Численность и текучесть кадров» можно сформировать детализацию по сотрудникам и увидеть, кто именно вошёл в расчёт и с каким коэффициентом занятости.
Контрольные точки: совпадает ли списочная численность на конец периода с фактическим штатом; учтены ли сотрудники, принятые и уволенные внутри месяца (они должны попасть в расчёт пропорционально отработанным календарным дням); не завышена ли цифра за счёт внешних совместителей — по правилам статистики они в среднесписочную численность не включаются.
Отдельно проверьте сотрудниц в отпуске по беременности и уходу за ребёнком: в списочной численности они есть, а в среднесписочной по общему правилу не учитываются. Программа исключает их автоматически, если отпуск оформлен корректным кадровым документом, а не «просто отсутствием».
Как проверить результат
Совпадает с фактическим числом действующих сотрудников
В отчёте есть давно уволенные или отсутствуют недавно принятые
Не входят в среднесписочную численность
ССЧ завышена на число совместителей
Исключены из ССЧ при корректно оформленном отпуске
Включены в расчёт, отпуск оформлен не документом
Сотрудник учтён пропорционально календарным дням
Принятый в середине месяца посчитан как целая единица
Почему цифра не сходится: типичные причины
Наиболее частая причина расхождений — непроведённые или отсутствующие кадровые документы. Если увольнение внесли задним числом уже после формирования отчёта, период нужно пересчитать: просто обновите отчёт кнопкой «Сформировать».
Вторая причина — сотрудники без назначенного рабочего места: человек есть в справочнике, но документ приёма не создан. В ЗУП такие записи видны в списке сотрудников с пометкой, что приём не оформлен. Третья причина — дубли физических лиц: один человек заведён дважды, и обе карточки попадают в расчёт. Проверить дубли можно через поиск дублей в разделе администрирования или визуально по списку физических лиц.
Ещё одна ситуация — работа по договорам ГПХ. Исполнители по ГПХ в среднесписочную численность не включаются, но в некоторых статистических формах показываются отдельной строкой. Если отчёт «подтянул» их в ССЧ, проверьте, как оформлен договор: как кадровый документ или как договор подряда.
Различия показателей: списочная, среднесписочная, средняя численность
В отчётах 1С рядом могут стоять три похожих показателя, и их легко перепутать. Списочная численность — количество сотрудников на конкретную дату. Среднесписочная численность — среднее за период с учётом календарных дней работы каждого сотрудника, без совместителей и декретниц. Средняя численность — более широкий показатель: ССЧ плюс внешние совместители и исполнители по ГПХ (в пересчёте).
Для сведений в ФНС и большинства льгот нужна именно среднесписочная. Для формы П-4 в Росстат заполняются и среднесписочная, и средняя численность по отдельным графам. Перед сдачей отчётности уточните в самой форме, какой именно показатель требуется в конкретной графе, — программа подписывает колонки в соответствии с указаниями Росстата.
Если отчёта нет в меню или он не работает
В старых релизах конфигураций отчёт может называться иначе или находиться в другом разделе. Универсальный способ найти его — строка поиска в меню «Все функции» (включается через главное меню, если скрыта): введите «численность» и откройте нужный отчёт из списка.
Если отчёт есть, но не формируется или выдаёт ошибку, типичные причины — недостаток прав (нужна роль кадровика или расчётчика), повреждённые настройки отчёта (помогает кнопка «Настройки» → «Установить стандартные настройки») или устаревший релиз конфигурации. Обновление конфигурации выполняйте только после создания резервной копии базы.
Что важно запомнить
В 1С:ЗУП среднесписочная численность — в отчётах «Численность и текучесть кадров» и «Среднесписочная численность» раздела «Кадры», в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Отчёты» и статистических формах. Расчёт опирается на кадровые документы, поэтому корректность цифры зависит от полноты приёмов и увольнений, а результат всегда стоит проверять расшифровкой по сотрудникам.
Частые вопросы
Почему в отчёте среднесписочная численность равна нулю?
Чаще всего в базе нет проведённых кадровых документов: сотрудники заведены только в справочнике, а приёмы на работу не оформлены. Создайте и проведите документы приёма за нужный период, затем сформируйте отчёт заново. Также проверьте, не сброшен ли период отчёта.
Включаются ли внешние совместители в среднесписочную численность?
Нет, по правилам статистики внешние совместители в ССЧ не входят — они учитываются отдельно в средней численности. Внутренние совместители считаются как одна единица по основному месту работы. В отчётах 1С это разделение выполняется автоматически при корректно указанном виде занятости.
Как получить ССЧ по одному подразделению?
В отчёте «Численность и текучесть кадров» откройте настройки и добавьте отбор по подразделению, либо используйте группировку строк по подразделениям — тогда показатель будет показан по каждому из них отдельно. Убедитесь, что в кадровых документах подразделения заполнены.
Можно ли выгрузить расчёт ССЧ в Excel?
Да, любой табличный отчёт 1С сохраняется через кнопку «Сохранить» или «Ещё» → «Сохранить» в форматы MXL, XLSX или PDF. Для расшифровки удобно выгружать вариант с детализацией по сотрудникам, чтобы приложить его к проверке или внутреннему отчёту.
Откуда берётся ССЧ в декларации и сведениях для ФНС?
При автозаполнении регламентированных форм показатель рассчитывается из тех же кадровых данных, что и в кадровых отчётах. Если цифра в форме отличается от отчёта, проверьте период формирования и отбор по организации, а при необходимости скорректируйте значение вручную прямо в форме с указанием обоснования.