Как в 1С отстранить сотрудника от работы

Отстранение от работы — это ситуация, когда сотрудник не допускается к выполнению обязанностей по инициативе работодателя или по требованию уполномоченных органов: не пройден медосмотр, появление в состоянии опьянения, отсутствие обучения по охране труда, приостановка специального права и другие основания по ст. 76 ТК РФ. В 1С:ЗУП 3.1 для этого предусмотрен отдельный кадровый документ, который автоматически влияет на табель и расчёт зарплаты.

Главная сложность — корректно выбрать режим оплаты периода отстранения: в одних случаях время не оплачивается, в других оплачивается как простой. Ошибка в настройке приведёт к неверному начислению и расхождениям с табелем, поэтому ниже разобраны все шаги и варианты.

Когда оформляется отстранение и как это влияет на учёт

Основания отстранения перечислены в ст. 76 ТК РФ: появление на работе в состоянии алкогольного или иного опьянения, непрохождение обязательного медосмотра или обучения по охране труда, выявленные медицинские противопоказания, приостановка действия специального права (водительского удостоверения, лицензии), требование государственных органов. Также работодатель обязан отстранить сотрудника, не прошедшего обязательный психиатрический осмотр.

По общему правилу время отстранения не оплачивается. Исключение — если отстранение произошло не по вине сотрудника (например, работодатель не организовал медосмотр вовремя): тогда период оплачивается как простой — не менее двух третей средней зарплаты. Именно этот выбор определяет, какой начисление будет применено в программе.

В 1С:ЗУП документ отстранения выполняет три функции: фиксирует кадровое событие, отражает отсутствие в табеле (код НБ — отстранение без оплаты, либо ВП — простой по независящим причинам) и вытесняет основные начисления сотрудника на период отстранения.

Подготовка: проверка настроек программы

Перед оформлением убедитесь, что в настройках учётной политики включена возможность регистрации отстранений. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки организации» или «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и проверьте состав доступных начислений: для оплаты периода как простоя должно быть доступно начисление «Простой по независящим причинам» (или аналогичное, настроенное в вашей базе).

Если отстранение оформляется с оплатой, проверьте, что в начислении простоя правильно указан способ расчёта (две трети среднего заработка или оклада — в зависимости от принятого у вас порядка) и назначение «Простой, отстранение от работы». Некорректная формула — самая частая причина неверных сумм.

Также убедитесь, что у сотрудника на период отстранения нет уже зарегистрированных пересекающихся документов — отпуска, больничного, командировки. Пересечение документов вызовет конфликт при расчёте, и программа либо откажется проводить документ, либо вытеснит одно отсутствие другим.

Оформление документа «Отстранение от работы»

Откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия» (в некоторых интерфейсах — «Кадры» → «Отстранения от работы») и создайте новый документ «Отстранение от работы». Если документа нет в списке, добавьте его через настройку навигации журнала «Все отсутствия».

Заполните поля документа:

• Организация и сотрудник — выберите сотрудника, которого отстраняют;
• Период отстранения — даты начала и окончания; если дата окончания неизвестна, оформляйте документ на разумный период и продлевайте новым документом;
• Основание — укажите причину отстранения (медосмотр, опьянение и т.д.);
• Оплата — установите переключатель: «Не оплачивать» либо «Оплачивать как простой».

Проведите документ. После проведения программа автоматически вытеснит начисления по основному месту работы на указанный период — при расчёте зарплаты за этот месяц оклад будет начислен пропорционально фактически отработанному времени.

1. 1
   Издайте бумажный приказ об отстранении и ознакомьте сотрудника
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Все отсутствия» → создайте «Отстранение от работы»
3. 3
   Укажите сотрудника, период, основание и режим оплаты
4. 4
   Проведите документ и проверьте табель за период
5. 5
   При расчёте зарплаты убедитесь, что время отстранения вытеснило оклад

Варианты оплаты периода отстранения

Выбор режима оплаты зависит от того, по чьей вине произошло отстранение. Если сотрудник сам не прошёл медосмотр или явился в состоянии опьянения — период не оплачивается, в табеле ставится код НБ. Если отстранение вызвано обстоятельствами, не зависящими от сотрудника (работодатель не обеспечил направление на медосмотр, приостановлена лицензия организации), время оплачивается как простой — код ВП, оплата не менее двух третей средней зарплаты.

Если в вашей базе нет готового начисления для оплаты простоя при отстранении, создайте его копированием типового начисления «Простой по независящим причинам» и проверьте формулу расчёта и настройки налогообложения (НДФЛ и взносы начисляются в обычном порядке).

Сравнение вариантов

Без оплаты (НБ)

Применяется при вине сотрудника. Время полностью вытесняет оклад, в расчёт среднего заработка не включается.

Как простой (ВП)

Применяется при отстранении не по вине сотрудника. Начисляется не менее 2/3 среднего заработка, требует корректной настройки начисления.

Прогул (ПР)

Не является отстранением! Не путайте: отстранение оформляется по законным основаниям, прогул — дисциплинарное нарушение.

Отражение в табеле и расчёте зарплаты

После проведения документа откройте «Зарплата» → «Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за нужный месяц и проверьте, что дни отстранения отмечены кодом НБ или ВП. Если в табеле стоят обычные явки — документ не проведён, период указан неверно или табель сформирован до проведения документа; перезаполните отчёт.

При расчёте зарплаты документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически учтёт отстранение: оклад будет рассчитан пропорционально отработанным дням, а при режиме «как простой» добавится строка с начислением простоя. Проверьте результат через расчётный листок сотрудника.

Если зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена до оформления отстранения задним числом, потребуется сторнирование: программа предложит перерасчёт при следующем начислении, либо используйте документ «Сторнирование начислений». Игнорировать перерасчёт нельзя — это приведёт к переплате и искажению отчётности по НДФЛ и взносам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за период

Норма

Дни отстранения отмечены НБ или ВП

Тревожный признак

Стоят явки или пустые ячейки

Расчётный листок

Норма

Оклад уменьшен пропорционально, при простое есть отдельная строка начисления

Тревожный признак

Оклад начислен полностью

Документ в журнале

Норма

Статус «Проведён», период и режим оплаты корректны

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или не проведён

Завершение отстранения и возврат сотрудника к работе

Когда основание отстранения устранено (сотрудник прошёл медосмотр, восстановлено специальное право), издайте приказ о допуске к работе. Если документ отстранения в 1С был оформлен с датой окончания, никаких дополнительных действий в программе не требуется — со следующего дня сотрудник снова считается работающим, и начисления восстанавливаются автоматически.

Если отстранение было оформлено на более длинный срок, чем фактически длилось, скорректируйте дату окончания в документе до расчёта зарплаты. Если зарплата уже рассчитана — исправьте документ и выполните перерасчёт. Не создавайте второй документ «встречным» периодом: это вызовет конфликт вытеснения.

Если основание отстранения не устранено и сотрудник не может быть допущен длительное время (например, медицинские противопоказания), рассмотрите перевод на другую работу или расторжение договора по соответствующему основанию — бессрочное «вечное» отстранение создаёт юридические риски.

Типичные ошибки при оформлении

На практике чаще всего встречаются следующие промахи. Первая — путаница между отстранением и прогулом: если сотрудник отстранён законно, но в табеле проставлен прогул, это искажает кадровую статистику и может быть расценено как нарушение прав работника. Вторая — неверный выбор режима оплаты: оплата «как простой» при вине сотрудника приводит к необоснованным выплатам, а отказ в оплате при вине работодателя — к претензиям трудовой инспекции.

Третья ошибка — пересечение документов: отстранение, оформленное поверх отпуска или больничного, ломает расчёт. Четвёртая — забытый перерасчёт при оформлении отстранения задним числом. Наконец, часто забывают, что отстранение без оплаты не включается в расчёт среднего заработка, но само время и его кодировка влияют на отчётность.

Если отстранения в организации случаются регулярно (например, из-за периодических медосмотров водителей), настройте напоминания о сроках медосмотров — это дешевле, чем оформлять отстранения и оплачивать простои по вине работодателя.

Частые вопросы

Нет документа «Отстранение от работы» в списке — что делать?

Откройте журнал «Кадры» → «Все отсутствия», нажмите «Ещё» → «Изменить форму» или настройку навигации и включите видимость документа. Также проверьте права пользователя: доступ к кадровым документам может быть ограничен ролью.

Можно ли оформить отстранение на неопределённый срок?

В документе требуется указать период. Практика — оформлять отстранение на обозримый срок (например, до предполагаемой даты медосмотра) и при необходимости создавать новый документ на продление. Бессрочное отстранение юридически рискованно.

Как отстранение влияет на средний заработок?

Время отстранения без оплаты и начисленные за него суммы (при оплате как простой в части) исключаются из расчётного периода среднего заработка по правилам Положения № 922. Программа учитывает это автоматически по виду времени в табеле.

Чем отстранение отличается от отстранения по медицинским показаниям с переводом?

Если по медзаключению сотруднику требуется временный перевод на другую работу, а такой работы нет или сотрудник отказался — оформляется отстранение. При противопоказаниях на срок до 4 месяцев зарплата не сохраняется (кроме отдельных категорий), при более длительных — рассматривается увольнение по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Нужно ли сторнировать зарплату, если отстранение оформили после расчёта?

Да. Исправьте или создайте документ отстранения, затем выполните перерасчёт в следующем документе начисления зарплаты либо через «Сторнирование начислений». Удержание излишне выплаченных сумм оформляйте с учётом ограничений ст. 137 ТК РФ.

Работает ли механизм в 1С:Бухгалтерии?

В 1С:Бухгалтерии 8 нет полноценного документа отстранения. Отсутствие отражают вручную в табеле (документ «Табель» или через начисление зарплаты с корректировкой отработанного времени), а оплату простоя — отдельным начислением. Для регулярных кадровых операций рекомендуется 1С:ЗУП.