Как заполнить форму 4-ФСС в 1С

Форма 4-ФСС — расчет по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (взносы «на травматизм»). В типовых конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия предприятия) отчет формируется автоматически на основе начисленных взносов, но перед отправкой его нужно проверить: программа подставляет только те данные, которые корректно отражены в учете.

Важный нюанс: с объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд России (СФР) форма 4-ФСС как самостоятельный отчет упразднена, а сведения о взносах на травматизм передаются в составе раздела 2 формы ЕФС-1. При этом в программах 1С за прошлые периоды и в ряде релизов отчет по-прежнему доступен под привычным названием, а логика заполнения раздела 2 ЕФС-1 повторяет логику 4-ФСС. Ниже разобраны оба сценария.

Материал ориентирован на пользователей 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3. В других конфигурациях названия пунктов меню могут отличаться, но общий порядок действий сохраняется.

Где в 1С находится отчет 4-ФСС (ЕФС-1)

В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Нажмите «Создать» и в списке форм найдите «ЕФС-1» (в более ранних релизах — «4-ФСС»). Если отчетность сдается без подключенного сервиса 1С-Отчетность, используйте пункт «Регламентированные отчеты» в том же разделе.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь аналогичный: «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «Создать». В списке по видам отчетов выберите нужную форму. Если формы нет в списке, проверьте, что в настройках организации указано, что начисляются взносы на травматизм, и обновлен ли релиз конфигурации — состав форм меняется вместе с законодательством.

Отчет создается за квартал, полугодие, 9 месяцев и год — расчет нарастающим итогом с начала года. Период выбирается в шапке формы до нажатия кнопки «Заполнить».

Что проверить в учете до заполнения отчета

Качество отчета полностью зависит от состояния учета. Перед формированием убедитесь, что за отчетный период выполнены все начисления зарплаты и взносов документом «Начисление зарплаты и взносов» (в ЗУП) или проведена операция начисления взносов в Бухгалтерии. Непроведенные или отсутствующие документы — самая частая причина пустых или заниженных сумм в отчете.

Проверьте регистрационные данные организации в СФР: регистрационный номер страхователя, код подчиненности и тариф взносов на травматизм. В ЗУП эти сведения хранятся в карточке организации на вкладке «Регистрация в СФР» (ранее — ФСС). Тариф должен соответствовать подтвержденному основному виду экономической деятельности: если организация подтвердила ОКВЭД и тариф снизился, но в программе осталось старое значение, взносы будут начисляться неверно весь период.

Также проверьте, что у всех сотрудников корректно заполнены данные, влияющие на обложение взносами: вид договора (выплаты по ГПХ облагаются взносами на травматизм только если это предусмотрено договором), статус инвалида (влияет на пониженный тариф) и периоды работы.

1. 1
   Проведите все документы начисления зарплаты и взносов за отчетный период
2. 2
   Проверьте тариф взносов на травматизм в карточке организации
3. 3
   Сверьте регистрационный номер и код подчиненности в СФР
4. 4
   Проверьте договоры ГПХ: облагаются ли выплаты взносами на травматизм
5. 5
   Сформируйте отчет и выполните встроенную проверку перед отправкой

Как заполнить отчет: пошаговый порядок

Откройте форму отчета, укажите организацию и отчетный период. Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически рассчитает показатели всех таблиц на основании данных учета. Ручное редактирование ячеек возможно (включается кнопкой «Разрешить редактирование»), но прибегать к нему стоит только осознанно: вручную измененные значения затем не обновляются автоматически.

Титульный лист подтягивается из карточки организации: ИНН, КПП, регистрационный номер, код подчиненности, среднесписочная численность, число работающих инвалидов. Если на титульном листе пустые поля — значит, данные не заполнены в справочнике организации, и править нужно именно там, а не в отчете.

После заполнения нажмите «Проверка» → «Проверить отчет». Программа выполнит контрольные соотношения: сходимость базы и начисленных взносов, соответствие данных по таблицам, корректность реквизитов. Все ошибки из протокола проверки нужно устранить до отправки — отчет с нарушенными контрольными соотношениями фонд не примет или запросит пояснения.

Какие таблицы формы заполняются и что в них проверять

Таблица 1 содержит расчет базы и сумм взносов: выплаты работникам по месяцам периода, суммы, не подлежащие обложению, превышение (для травматизма предельной базы нет), начисленные взносы. Сверьте итоговую базу с регистром учета взносов: в ЗУП удобно использовать отчет «Анализ взносов в фонды» или «Полный свод начислений».

Таблица 2 отражает расчеты с фондом: задолженность на начало периода, начисленные взносы, расходы, принятые к зачету (пособия по несчастным случаям), уплаченные суммы. Задолженность на начало года должна совпадать с данными прошлого отчета и с выпиской фонда; расхождение — повод свериться с СФР до сдачи, а не после.

Таблица 5 заполняется сведениями о подтверждении основного вида деятельности и результатах специальной оценки условий труда (СОУТ): количество рабочих мест, по которым проведена СОУТ, и число мест с вредными или опасными классами условий труда. Эти данные программа не рассчитывает из зарплаты — их нужно ввести вручную на основании карт СОУТ и отчета по спецоценке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма начисленных взносов в отчете

Норма

Совпадает с данными регистров учета взносов и оборотами по счету 69.11

Тревожный признак

Сумма меньше или нулевая — не проведены документы начисления взносов

Тариф взносов

Норма

Соответствует уведомлению СФР о подтверждении ОКВЭД

Тревожный признак

Применяется прошлогодний тариф после подтверждения нового

Протокол проверки отчета

Норма

Нет ошибок контрольных соотношений

Тревожный признак

Есть красные ошибки — отчет будет отклонен

Задолженность на начало периода

Норма

Совпадает с конечным сальдо прошлого отчета

Тревожный признак

Расхождение без объяснимой причины

Отправка отчета и сроки

Если подключен сервис 1С-Отчетность, отправка выполняется прямо из формы кнопкой «Отправить». Программа проследит этапы: подготовка, отправка, получение квитанции о приеме. До получения положительного протокола отчет не считается сданным — контролируйте статус в журнале 1С-Отчетности.

Без 1С-Отчетности отчет выгружается в файл (кнопка «Выгрузить») и загружается в личный кабинет страхователя на портале СФР или передается через другого оператора ЭДО. Организации со среднесписочной численностью выше установленного порога обязаны сдавать отчетность в электронном виде; малые работодатели вправе сдать бумажный вариант.

Сроки сдачи установлены законодательством и различаются для электронной и бумажной формы; актуальные даты проверяйте в календаре отчетности внутри 1С-Отчетности — он обновляется вместе с релизами. Просрочка влечет штраф, рассчитываемый от суммы взносов по расчету.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространенная ситуация — пустые суммы взносов при заполненной базе. Причина почти всегда в том, что зарплата начислена, а взносы не рассчитаны: в ЗУП проверьте, что в документах начисления заполнена вкладка «Взносы», в Бухгалтерии — что выполнена регламентная операция начисления взносов. После исправления перезаполните отчет кнопкой «Заполнить».

Вторая частая ошибка — неверный тариф или его применение не с начала года. Тариф на травматизм действует с начала календарного года, поэтому при его изменении взносы за весь год пересчитываются. В ЗУП для этого есть механизм перерасчета взносов; после него формируется уточненный расчет за затронутые периоды.

Третья группа проблем — выплаты, ошибочно включенные или исключенные из базы: например, пособия, материальная помощь в пределах необлагаемого лимита, выплаты по договорам ГПХ. Проверяйте настройку видов начислений: у каждого вида расчета есть параметр обложения взносами на травматизм, и именно он определяет, попадет ли сумма в отчет.

Частые вопросы о 4-ФСС в 1С

Форма 4-ФСС отменена — что сдавать вместо нее?

С момента объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд России сведения о взносах на травматизм подаются в составе раздела 2 формы ЕФС-1. В 1С отчет создается в том же журнале регламентированной отчетности, а порядок заполнения раздела 2 повторяет привычную логику 4-ФСС: база, тариф, начисленные взносы, расчеты с фондом.

Почему отчет заполняется нулевыми суммами?

Чаще всего не проведены документы начисления зарплаты и взносов за период или не выполнена регламентная операция расчета взносов. Реже причина в том, что в карточке организации не указан тариф взносов на травматизм или регистрация в СФР. Проверьте учет, исправьте и перезаполните отчет.

Как сдать уточненный расчет в 1С?

Создайте отчет за тот же период, в настройках формы укажите вид корректировки (номер уточнения: 1, 2 и так далее), исправьте данные в учете, перезаполните отчет и отправьте. Уточненка подается, если обнаружена ошибка, приводящая к занижению взносов, или если фонд вернул отчет с требованием исправлений.

Нужно ли сдавать нулевой отчет, если выплат не было?

Зарегистрированный страхователь обязан отчитываться, даже если деятельность не велась и выплаты работникам отсутствовали. В этом случае формируется расчет с нулевыми показателями: заполняются титульный лист и обязательные таблицы с прочерками. Непредставление нулевого расчета влечет штраф.

Где в 1С посмотреть, какие суммы попали в базу по взносам?

В ЗУП используйте отчеты «Анализ взносов в фонды» и «Полный свод начислений, удержаний и выплат» из раздела «Зарплата → Отчеты по зарплате». В Бухгалтерии — карточку и оборотно-сальдовую ведомость по счету 69.11, а также регистры учета взносов. Сверка этих данных с таблицей 1 отчета позволяет найти расхождение до отправки.

Облагаются ли взносами на травматизм выплаты по договорам ГПХ?

Только если в самом договоре предусмотрена уплата таких взносов. В 1С это контролируется настройкой договора и вида начисления: проверьте признак обложения взносами в карточке договора ГПХ. Ошибка в этом признаке напрямую искажает базу в отчете.