Другое · 11 мин
Как в 1С отразить ученический договор
Как оформить ученический договор в 1С:ЗУП: прием ученика, начисление стипендии, налоги и взносы, отражение в отчетности. Пошаговая инструкция с проверкой ошибок.
Ученический договор — особый вид договора между работодателем и лицом, ищущим работу, или сотрудником организации на профессиональное обучение или переобучение. Он регулируется главой 32 Трудового кодекса РФ и отличается от трудового договора: ученику выплачивается стипендия, а не зарплата, применяются особые правила налогообложения и отражения в учете.
В программах 1С (прежде всего в «1С:Зарплата и управление персоналом») ученический договор не имеет отдельного штатного документа «из коробки» во всех версиях, поэтому бухгалтеры и кадровики часто сталкиваются с вопросом: принимать ученика как сотрудника, оформлять через договор ГПХ или использовать специализированные механизмы. Правильный выбор зависит от того, кто обучается — внешний кандидат или действующий работник, и от того, нужна ли автоматическая отчетность.
Ниже разобраны рабочие способы отражения ученического договора в 1С:ЗУП 3.1: настройка вида начисления «Стипендия», прием ученика в программу, расчет НДФЛ и взносов, а также типичные ошибки, которые приводят к налоговым рискам.
Чем ученический договор отличается от трудового и почему это важно для 1С
Ученический договор заключается на срок, необходимый для получения конкретной квалификации, но не более шести месяцев (для отдельных категорий — до года). В период обучения ученик получает стипендию, размер которой определяется договором и зависит от квалификации, но не может быть ниже МРОТ для лиц, проходящих обучение по программам профессиональной подготовки.
Для учета в 1С принципиальны три отличия. Первое: стипендия — это не оплата труда, поэтому она не включается в расчет среднего заработка и не участвует в расчете отпускных и больничных. Второе: стипендия облагается НДФЛ по коду дохода 2001, а страховыми взносами не облагается, если ученик не состоит с организацией в трудовых отношениях по этому договору (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Третье: ученик может одновременно быть штатным сотрудником — тогда ученический договор оформляется в дополнение к трудовому.
Настройка 1С:ЗУП перед отражением ученического договора
Перед тем как принимать ученика, проверьте настройки программы. В разделе «Настройка» — «Реквизиты организации» убедитесь, что корректно заполнены регистрационные данные и параметры учета. Если в вашей версии ЗУП включен функционал ученических договоров (в свежих релизах он доступен через настройку состава начислений), активируйте его: «Настройка» — «Расчет зарплаты» — «Настройка состава начислений и удержаний» — вкладка «Прочие начисления».
Создайте отдельный вид начисления «Стипендия по ученическому договору»: «Настройка» — «Начисления» — «Создать». Укажите назначение «Прочие начисления», способ выполнения — «По отдельному документу» или «Ежемесячно», формулу — фиксированной суммой. На закладке «Налоги, взносы, учет» задайте код дохода НДФЛ 2001, а для страховых взносов выберите «Не облагается» (доходы, не являющиеся объектом обложения).
Начисление стипендии и расчет налогов
Начисление стипендии выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» (если стипендия назначена планово) или «Разовое начисление» (для разовых выплат). При расчете программа удержит НДФЛ по ставке, применяемой к налоговой базе ученика, — обычно 13% для резидентов. Страховые взносы при корректной настройке вида начисления начисляться не должны.
Проверьте результат в документе начисления: на вкладке «НДФЛ» должна появиться строка с кодом дохода 2001, на вкладке «Взносы» по стипендии строк быть не должно. Если взносы рассчитались — значит, в виде начисления неверно указан порядок обложения взносами, вернитесь к настройке.
Как проверить результат расчета
Строка с кодом дохода 2001 и удержанным налогом
Код 2000 (оплата труда) или отсутствие строки
По стипендии взносы не рассчитаны
На сумму стипендии начислены взносы ПФР/ОМС/ФСС
Только стипендия, без оклада и среднего заработка
Присутствует оклад или лишние начисления
Отражение в отчетности и бухучете
Стипендия попадает в 6-НДФЛ в общеустановленном порядке: дата получения дохода — день выплаты, срок перечисления налога — следующий рабочий день. В Расчете по страховым взносам (РСВ) необлагаемая стипендия отражается в составе базы как необлагаемая сумма либо не включается вовсе — в зависимости от того, оформлен ученик как застрахованное лицо. Если ученик принят в штат, он включается в персонифицированные сведения о физлицах.
В бухгалтерском учете стипендия по ученическому договору относится на затраты, связанные с подготовкой кадров: обычно счет 26, 44 или 20 в зависимости от подразделения и назначения обучения. Способ отражения задается в настройках начисления; при синхронизации с «1С:Бухгалтерией» проверьте, что проводки сформировались корректно и сумма НДФЛ попала на счет 68.01.
Завершение ученического договора
По окончании срока обучения (или при досрочном расторжении) ученика, принятого в программу как сотрудника, нужно уволить документом «Увольнение» с основанием, соответствующим ситуации: окончание срока договора или соглашение сторон. Одновременно проверьте, что плановое начисление «Стипендия» прекращено — иначе в следующем месяце программа продолжит его рассчитывать.
Если после обучения ученик принимается в штат, оформляется новый трудовой договор. В 1С это можно сделать новым приемом на работу (предварительно уволив по ученическому договору) или кадровым переводом, если программа позволяет сменить вид договора. Первый вариант чище с точки зрения кадрового учета и отчетности.
Проверка и контроль: что сверить после оформления
После первого расчета по ученическому договору сверьте несколько контрольных точек. Сформируйте расчетный листок ученика: там должна быть только стипендия и удержанный НДФЛ. Откройте отчет «Анализ НДФЛ» и убедитесь, что доход отражен с кодом 2001. Проверьте отчет по взносам: сумма стипендии не должна попадать в облагаемую базу.
Дополнительно сверьте кадровые отчеты: штатную расстановку и списочную численность. Если ученик не должен влиять на среднесписочную численность, убедитесь, что вид занятости и график настроены соответствующим образом, либо что ученик оформлен без приема на работу.
Что важно запомнить
Ученический договор в 1С:ЗУП отражают через прием ученика и отдельное начисление «Стипендия» с кодом НДФЛ 2001 и без страховых взносов. Действующему сотруднику стипендию назначают дополнительно, без нового приема. После окончания обучения ученика увольняют и прекращают начисление. Ключевой контроль — расчетный листок, код дохода и отсутствие взносов.
Частые вопросы
Облагается ли стипендия по ученическому договору НДФЛ?
Да, стипендия, выплачиваемая организацией по ученическому договору, является доходом физического лица и облагается НДФЛ. В 1С для нее используется код дохода 2001. Налог удерживается при каждой выплате и перечисляется в бюджет не позднее следующего рабочего дня.
Нужно ли начислять страховые взносы на стипендию ученика?
Как правило, нет: выплаты по ученическим договорам не являются объектом обложения страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Исключения возможны, если ученик фактически выполняет трудовые функции в рамках производственной практики с оплатой труда — такие суммы уже облагаются взносами. В 1С это разграничивается настройкой вида начисления.
Можно ли оформить ученический договор на сотрудника, который уже работает в компании?
Да, Трудовой кодекс допускает заключение ученического договора как с лицом, ищущим работу, так и с работником организации для переобучения. В 1С:ЗУП новый прием оформлять не нужно — достаточно назначить сотруднику начисление «Стипендия» на период обучения, сохранив действующий трудовой договор.
В какой версии 1С есть штатный документ «Ученический договор»?
Поддержка ученических договоров появляется в актуальных релизах 1С:ЗУП 3.1 и постепенно расширяется. Если в вашей версии отдельного документа нет, используйте прием на работу с начислением только стипендии или оформление через прочие доходы. Проверьте наличие функционала в настройке состава начислений и в журнале кадровых документов.
Как отразить оплату за работу ученика в период производственной практики?
Если ученик выполняет конкретную работу на практических занятиях, ему может выплачиваться оплата труда по расценкам или в зависимости от выработки. Такая оплата уже облагается страховыми взносами и НДФЛ как обычный доход от труда. В 1С для этого заводят отдельный вид начисления со стандартным обложением взносами и кодом НДФЛ 2000, чтобы не смешивать его со стипендией.
Что делать, если стипендия ошибочно обложена взносами за прошлые периоды?
Нужно исправить настройку вида начисления, выполнить перерасчет взносов за затронутые периоды и сдать уточненный Расчет по страховым взносам. Перед перерасчетом сделайте резервную копию базы и проверьте корректировку на копии, чтобы оценить влияние на уже сданную отчетность и взаиморасчеты с бюджетом.