Другое · 11 мин
Как заполнить график работы в 1С
Как создать и заполнить график работы сотрудников в 1С:ЗУП: настройка шаблона, виды времени, проверка нормы часов, типичные ошибки и способы их исправления.
График работы в 1С — это не просто календарь смен, а основа для расчёта зарплаты: по нему программа определяет норму времени, учитывает отклонения (больничные, отпуска, прогулы) и начисляет оплату за фактически отработанные часы. Если график заполнен с ошибками, расчёт зарплаты будет неверным, даже если все остальные настройки корректны.
Чаще всего с графиками работают в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), где есть справочник «Графики работы сотрудников» с гибким механизмом шаблонов. В 1С:Бухгалтерии возможности ограничены — там обычно используются типовые календари (пятидневка, шестидневка), а индивидуальные сменные графики ведутся в ЗУП. Ниже разобран полный цикл: от создания графика до проверки результата и исправления типовых ошибок.
Где в 1С находится настройка графиков и что нужно подготовить
В 1С:ЗУП 3.1 графики работы хранятся в справочнике, который открывается через меню «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Если пункт не виден, проверьте, что в настройках функциональности («Настройка» → «Реквизиты и настройки» → раздел «Зарплата») включён учёт рабочего времени и, при необходимости, сменные графики.
Перед созданием графика подготовьте три вещи. Во-первых, точный режим работы из трудового договора или правил внутреннего распорядка: количество рабочих часов в день, выходные, перерывы. Во-вторых, производственный календарь должен быть заполнен и актуален — многие графики строятся на его основе. В-третьих, определите, какие виды времени понадобятся: «Явка», «Ночные часы», «Вечерние часы», «Выходные» и другие.
Создание нового графика: выбор способа заполнения
В форме нового элемента справочника «Графики работы сотрудников» первым делом укажите наименование — понятное, чтобы потом не перепутать: например, «Пятидневка 8 часов» или «Сутки через трое». Затем откройте ссылку «Изменить свойства графика» — именно там задаётся вся логика заполнения.
Программа предлагает несколько способов заполнения. «По дням недели» подходит для стандартных режимов: пятидневка, шестидневка с фиксированными выходными. «По циклам произвольной длины» — для сменных графиков типа «два через два», «сутки через трое», где расписание повторяется с заданным периодом. «По видам времени» и «По производственному календарю» используются реже — для нестандартных ситуаций и суммированного учёта.
Также в свойствах указываются: дата отсчёта (с какого дня начинает действовать цикл), учитывать ли праздничные дни, и порядок расчёта нормы времени — по данному графику или по другому (например, при суммированном учёте норму часто считают по пятидневке, а работают по сменному графику).
Сменные графики: циклы и дата отсчёта
Для графика «два через два» создайте цикл длиной 4 дня: два рабочих дня с нужным количеством часов, затем два выходных. Для «сутки через трое» — цикл из 4 дней, где первый день содержит 24 часа (или 22 рабочих с перерывами), остальные — выходные. Дата отсчёта критична: именно от неё программа начнёт раскладывать цикл. Если у двух бригад смены сдвинуты, создайте два графика с разными датами отсчёта.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать»
- 2Введите понятное наименование графика
- 3Откройте «Изменить свойства графика» и выберите способ заполнения
- 4Заполните таблицу: дни, виды времени, количество часов
- 5Укажите дату отсчёта и порядок расчёта нормы времени
- 6Нажмите «ОК», затем «Записать и закрыть»
- 7Проверьте заполнение по месяцам в форме графика
Заполнение таблицы видов времени и часов
В таблице свойств графика каждая строка — это день (недели или цикла) с указанием вида времени и количества часов. Вид времени выбирается из классификатора: «Явка» для дневной работы, «Ночные часы» для работы с 22:00 до 6:00, «Вечерние часы» — по локальным правилам организации. Один день может содержать несколько строк: например, 8 часов явки и 2 часа ночных.
Ночные часы важно выделять отдельно, потому что они оплачиваются в повышенном размере — программа возьмёт их из графика автоматически при расчёте. Если сотрудник работает смену с 20:00 до 8:00, типичное заполнение: 2 часа явки (20:00–22:00), 8 часов ночных (22:00–6:00), 2 часа явки (6:00–8:00), минус перерывы, если они не оплачиваются.
Неоплачиваемые перерывы (обед) в графике не указываются — просто уменьшайте количество рабочих часов. Если смена 12 часов с часовым обедом, в график попадает 11 часов. Оплачиваемые перерывы (например, для кормящих матерей) оформляются отдельными видами времени и документами, а не графиком.
Если в организации несколько подразделений работают по одному режиму, создайте один график и назначайте его всем — не плодите дубли с разными названиями. Чем меньше графиков в справочнике, тем проще их поддерживать при изменении режимов.
Назначение графика сотруднику
Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно назначить сотруднику. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда. Если график меняется у действующего сотрудника, используйте документ «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы списком сотрудников» (в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы»).
Документ «Изменение графика работы» удобен для массовых переводов: например, когда всё подразделение переходит на новый режим. В нём можно указать список сотрудников и дату, с которой действует новый график. Учтите, что в трудовых отношениях смена режима работы — это изменение условий трудового договора, которое оформляется дополнительным соглашением; 1С фиксирует только учётную сторону.
Проверить, какой график назначен сотруднику, можно в карточке сотрудника по ссылке «Оформить документ» → «Отсутствия и график» либо через отчёт «График работы сотрудников» (раздел «Кадры» → «Отчёты»). Там же видно, не осталось ли «дыр» — периодов без назначенного графика, при которых норма времени не считается.
Проверка заполнения и нормы времени
После записи графика откройте его форму: в нижней части отображается заполненный календарь по месяцам с количеством рабочих дней и часов. Сверьте норму с ожидаемой: для пятидневки она должна совпадать с производственным календарём, для сменных графиков — с вашим расчётом по циклу.
Если месяц в форме графика не заполнен (пусто или нули), чаще всего причина в том, что график создан до обновления производственного календаря или цикл не замкнулся на границе периода. Нажмите «Заполнить» в форме графика — программа пересчитает календарь по свойствам. В некоторых версиях график нужно заполнять вручную на каждый год, поэтому в начале года проверяйте все действующие графики.
Как проверить результат
Совпадает с ожидаемой (для пятидневки — с производственным календарём)
Пустые месяцы, нулевая или явно завышенная норма
Явки, ночные и выходные стоят в правильные дни
Смены смещены на день — ошибка в дате отсчёта
Норма и факт в расчётном листке соответствуют графику
Норма нулевая или от другого графика — проверьте назначение
Типичные ошибки и способы их устранения
Самая частая ошибка — смены, смещённые на один день. Причина почти всегда в неверной дате отсчёта: цикл начинается не с того дня. Исправляется в свойствах графика изменением даты отсчёта с последующим перезаполнением. Вторая распространённая проблема — забытые ночные часы: сотрудник работает в ночь, а доплаты нет, потому что в графике всё время проведено как «Явка».
Третья группа ошибок связана с суммированным учётом: когда норма считается по графику работника, а не по нормальному календарю, переработки и недоработки определяются неверно. Для суммированного учёта в свойствах графика укажите «норма считается по другому графику» и выберите пятидневку.
Особые сценарии: неполное время, индивидуальные графики, отклонения
Для сотрудника на неполной ставке (0,5 ставки) есть два подхода: создать отдельный график с сокращёнными часами (например, 4 часа в день) или оставить общий график, а оплату привязать к доле ставки. Первый вариант корректнее для учёта: норма времени будет соответствовать реальному режиму, и отклонения посчитаются правильно.
Индивидуальные отклонения от графика — разовые переносы смен, работа в выходной — не требуют правки основного графика. В ЗУП для этого есть документы «Индивидуальный график», «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники». Править сам график нужно только при постоянном изменении режима.
Отсутствия (отпуск, больничный, командировка) оформляются отдельными документами и автоматически вытесняют рабочее время по графику. Если в табеле отпуск «не съел» рабочие дни, проверьте, что отпуск проведён и что у сотрудника на этот период назначен именно тот график, который вы смотрите.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы о графиках в 1С
Можно ли заполнить график вручную, по конкретным датам, без цикла?
В ЗУП 3.1 штатного режима ручного ввода произвольных дат в самом графике нет — он строится по шаблону. Для нерегулярных расписаний обычно создают базовый график, а разовые корректировки вносят документом «Индивидуальный график» для конкретного сотрудника на конкретный месяц.
Почему в новом году норма времени стала нулевой?
График заполняется на определённый период, и при наступлении нового года его нужно перезаполнить. Откройте график, нажмите «Заполнить» — календарь пересчитается по заданным свойствам. Заодно убедитесь, что производственный календарь на новый год уже загружен в программу.
Как настроить график для работы только в ночные смены?
Создайте график по циклу или по дням недели, где всё рабочее время разбито на виды времени: часы до 22:00 — «Явка», с 22:00 до 6:00 — «Ночные часы», после 6:00 — снова «Явка». Тогда доплата за ночную работу рассчитается автоматически.
Что делать, если у сотрудника график менялся в середине месяца?
Оформите «Кадровый перевод» с датой смены графика. Программа посчитает норму за месяц по частям: до даты перевода — по старому графику, после — по новому. Вручную складывать нормы не нужно.
Влияет ли график на расчёт отпускных и больничных?
Косвенно — да. Средний заработок для отпускных считается по фактически начисленным суммам и отработанному времени, которые зависят от графика. Для пособий важна корректность учёта рабочих дней. Поэтому ошибки в графике могут исказить и эти расчёты.
Можно ли скопировать график, чтобы не создавать похожий с нуля?
Да, в списке графиков работает стандартная команда копирования (F9 или «Скопировать» в меню). Скопируйте подходящий график, измените наименование, дату отсчёта или часы — это быстрее, чем настраивать цикл заново.
Что важно запомнить
График в 1С:ЗУП создаётся через свойства с выбором способа заполнения, назначается сотруднику кадровым документом и требует проверки нормы времени по месяцам. Ключевые точки контроля: дата отсчёта цикла, выделение ночных часов, перезаполнение на новый год и запрет на правку графика после расчёта зарплаты без резервной копии.