Как в 1С отразить отпуск по беременности и родам

Отпуск по беременности и родам в 1С оформляется на основании листка нетрудоспособности, который сотрудница получает в медицинской организации. В программах линейки 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предназначен документ «Больничный лист», который одновременно фиксирует отсутствие сотрудницы и рассчитывает пособие за счёт средств Социального фонда России (СФР).

Главная особенность пособия по беременности и родам — оно полностью выплачивается за счёт СФР, работодатель не оплачивает первые три дня, как при обычной болезни. Поэтому корректность настройки вида расчёта и обмена с фондом напрямую влияет на то, пройдёт ли выплата без отказов и запросов на доработку.

Ниже разобран полный цикл: от регистрации больничного до отправки сведений в СФР и проверки результата в отчётах. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8 ред. 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию для расчёта зарплаты.

Что подготовить перед оформлением больничного

До создания документа убедитесь, что у сотрудницы корректно заполнены кадровые данные: приём на работу, график работы, стаж. Пособие рассчитывается исходя из среднего заработка за два предшествующих календарных года, поэтому если сотрудница работает в организации недавно, потребуется справка о заработке с предыдущего места работы (форма 182н) либо сведения, полученные из СФР.

Проверьте, что в программе актуальны настройки учётной политики и стоит актуальная версия конфигурации: форматы обмена с СФР периодически меняются, и устаревший релиз может не принять или не отправить сведения. Если организация участвует в проекте «прямые выплаты» (сейчас это действует повсеместно), пособие полностью выплачивает фонд, а работодатель только передаёт данные.

Создание документа «Больничный лист»

Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» (в некоторых интерфейсах — «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников») и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудницу, месяц начисления и период нетрудоспособности по данным листка.

Ключевое поле — «Причина нетрудоспособности». Выберите значение «(05) Отпуск по беременности и родам». После этого программа автоматически переключит расчёт на пособие за счёт СФР и скроет настройки, неприменимые к этому виду больничного (например, оплату первых трёх дней за счёт работодателя).

Если настроен обмен ЭЛН, вместо ручного ввода загрузите больничный по номеру: на закладке «Главное» укажите номер листка нетрудоспособности и нажмите «Получить из ФСС/СФР» — период, причина и даты заполнятся сами.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» и создайте документ
2. 2
   Укажите сотрудницу, месяц начисления и даты периода по листку
3. 3
   Выберите причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам»
4. 4
   Проверьте и при необходимости дополните данные о среднем заработке
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму расчёта среднего заработка
6. 6
   Отправьте сведения в СФР через 1С-Отчётность или сервис обмена ЭЛН

Как программа рассчитывает пособие

Расчёт ведётся по общим правилам: средний дневной заработок за два предшествующих года умножается на количество дней отпуска. Стандартная продолжительность отпуска по беременности и родам — 140 календарных дней (70 до родов и 70 после), при осложнённых родах или многоплодной беременности срок больше — эти данные уже зашиты в листок нетрудоспособности.

На закладке «Оплата» можно посмотреть детализацию: учтённый заработок по годам, количество календарных дней расчётного периода, исключаемые периоды (прежние больничные, отпуска по беременности и по уходу за ребёнком). Если сотрудница в расчётных годах была в отпуске по беременности или по уходу за ребёнком, она вправе подать заявление о замене лет — в программе это делается кнопкой изменения расчётных лет на закладке «Оплата».

Для сотрудниц со страховым стажем менее шести месяцев или с заработком ниже минимального пособие рассчитывается исходя из МРОТ. Программа применяет ограничение автоматически, но проверить логику расчёта стоит — особенно при работе на условиях неполного рабочего времени, когда МРОТ берётся пропорционально ставке.

Отражение отсутствия в табеле и кадровом учёте

После проведения «Больничного листа» период отпуска по беременности и родам автоматически отражается в табеле учёта рабочего времени буквенным кодом «Р» (или цифровым 14). Дополнительных кадровых документов для самого отсутствия создавать не требуется — больничный сам вытесняет начисления по окладу за дни нетрудоспособности.

Обратите внимание: если отпуск начинается в середине месяца, программа рассчитает оклад пропорционально отработанным дням до начала больничного. Это видно в документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. Если больничный зарегистрирован после расчёта зарплаты, потребуется пересчёт — программа предложит исправить документ или создать сторно.

Передача сведений в СФР и выплата пособия

При прямых выплатах работодатель обязан передать в СФР сведения, необходимые для назначения пособия. В 1С:ЗУП это делается из документа «Больничный лист» по кнопке отправки либо через рабочее место «Пособия за счёт СФР». Реквизиты сотрудницы (СНИЛС, банковский счёт или карта «Мир») должны быть заполнены в её карточке — без этого фонд вернёт сведения с ошибкой.

Срок передачи сведений ограничен, поэтому не откладывайте отправку до конца месяца. Отслеживать статус можно в журнале обмена с СФР: там видно, принят ли реестр, есть ли ошибки форматно-логического контроля. При отказе программа покажет текст ошибки — чаще всего это неточности в персональных данных или реквизитах.

Проверка результата в отчётах

После проведения документов сформируйте «Расчётный листок» сотрудницы за месяц начала отпуска: там должна быть строка «Оплата больничного листа за счёт СФР» (пособие по беременности и родам) и отсутствие начислений по окладу за дни отпуска. Свод начислений покажет, что пособие не облагается НДФЛ и страховыми взносами — это норма для данного вида выплаты.

Дополнительно сверьте табель (отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13»): весь период должен быть закрыт кодом «Р». Если часть дней осталась с явкой или кодом «НН», значит, даты в больничном указаны неверно либо документ не проведён.

Особые сценарии

Переходящий больничный

Если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, документ вводится один раз с полным периодом. Программа сама распределит пособие по месяцам при формировании отчётности, дробить больничный не нужно.

Продолжение больничного

При осложнённых родах медорганизация выдаёт продолжение листка. В 1С оно оформляется новым документом «Больничный лист» с установленным флагом «Является продолжением листка нетрудоспособности» и ссылкой на первичный документ — тогда расчётный период сохранится прежним.

Совместительство

Внешнему совместителю пособие назначается по каждому месту работы при соблюдении условий о занятости в расчётных годах. В программе больничный вводится по соответствующему месту работы, средний заработок считается по доходам этого работодателя.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по беременности без электронного больничного?

Да, если листок выдан на бумаге (это допустимо для отдельных категорий граждан), документ «Больничный лист» заполняется вручную по данным бумажного бланка. Порядок расчёта и передачи сведений в СФР при этом не меняется.

Сотрудница принесла больничный поздно, зарплата уже рассчитана. Что делать?

Введите «Больничный лист» фактическим периодом. Программа предложит исправить ранее рассчитанные документы: пересчитает начисления по окладу и сторнирует лишнее. Не редактируйте старые документы вручную — используйте механизм исправлений, чтобы сохранить корректность отчётности.

Облагается ли пособие по беременности и родам НДФЛ?

Нет. Пособие по беременности и родам освобождено от НДФЛ и страховых взносов. В расчётном листке выплата отображается отдельной строкой без удержаний, а в отчёты 6-НДФЛ и РСВ в облагаемую базу не включается.

Как оформить отпуск, если сотрудница продолжает работать после начала больничного?

Отпуск по беременности и родам оформляется со дня, указанного в заявлении сотрудницы, — она вправе уйти позже даты открытия листка. Пособие назначается только за фактические дни отпуска, за дни работы начисляется зарплата. Одновременно получать и зарплату, и пособие за одни и те же дни нельзя.

Что делать, если СФР вернул сведения с ошибкой?

Откройте журнал обмена с СФР и прочитайте текст ошибки. Чаще всего требуется исправить персональные данные (СНИЛС, ФИО, документ) или банковские реквизиты в карточке сотрудницы, после чего отправить сведения повторно. Сам «Больничный лист» при этом пересоздавать не нужно.

Нужно ли после этого отпуска сразу оформлять отпуск по уходу за ребёнком?

Это отдельное кадровое событие. Отпуск по уходу за ребёнком оформляется документом «Отпуск по уходу за ребёнком» на основании заявления сотрудницы, как правило, со дня, следующего за окончанием отпуска по беременности и родам. Документы не заменяют друг друга — каждый вводится самостоятельно.