Другое · 9 мин
Как отменить прием сотрудника в 1С
Как отменить прием на работу в 1С:ЗУП и 1С:КА: удаление документа приема, пометка на удаление, отмена проведения, обработка связанных документов и типичные ошибки.
Ошибочно оформленный прием на работу — частая ситуация: неверная дата, дубль сотрудника, сотрудник не вышел на работу, документ создан в тестовых целях. В 1С:ЗУП и других конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8 отмена приема выполняется несколькими способами в зависимости от того, проведен ли документ и созданы ли на его основании другие документы.
Просто удалить строку из списка сотрудников нельзя — прием оформляется кадровым документом «Прием на работу» (или «Приемы на работу» в версиях с групповым оформлением), и именно с ним нужно работать. Порядок действий зависит от того, успели ли по сотруднику начислить зарплату, сдать отчетность и создать связанные кадровые документы.
Ниже разобраны все основные сценарии: от простой пометки на удаление до ситуаций, когда документ трогать нельзя и приходится оформлять увольнение.
Определите сценарий: что уже сделано по сотруднику
Прежде чем отменять прием, проверьте, какие данные уже заведены в базе. От этого зависит безопасный способ отмены. Самый простой случай — документ создан, но не проведен или проведен без каких-либо последующих операций.
Усложняющие факторы: начисленная зарплата, оформленные отпуска или больничные, сданная отчетность (СЗВ-ТД, ЕФС-1, персонифицированные сведения), выгрузка данных в другие системы. Каждый из этих факторов требует предварительной очистки связанных данных.
Как выбрать действие
Найдите документ приема
Документы приема находятся в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (в 1С:ЗУП 3.1) или в журнале «Приемы на работу». Можно также открыть карточку сотрудника и перейти по ссылке на документ приема из нее.
Если сотрудников много, используйте поиск по журналу документов: отфильтруйте по фамилии сотрудника или по дате. Убедитесь, что вы открываете именно тот документ — при групповом приеме в одном документе может быть несколько сотрудников, и удаление затронет всех.
Отмените проведение документа
Откройте документ приема и нажмите кнопку «Провести» повторно (или используйте команду «Отмена проведения» из меню «Еще»). Документ станет непроведенным: его движения по регистрам будут удалены, сотрудник перестанет отображаться как работающий.
Если кнопка отмены проведения недоступна, проверьте права пользователя — для отмены проведения кадровых документов нужны соответствующие права. Также документ может быть заблокирован датой запрета изменения данных: тогда сначала попросите администратора временно снять запрет.
Пометьте документ на удаление
После отмены проведения нажмите кнопку «Пометить на удаление» (или клавишу Delete в списке документов). Документ получит пометку удаления и перестанет участвовать в отчетах и расчетах.
Пометка на удаление — не окончательное удаление. Чтобы физически удалить документ из базы, администратор должен выполнить обработку «Удаление помеченных объектов» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). При этом система проверит, нет ли ссылок на документ из других объектов.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»
- 2Найдите нужный документ приема и откройте его
- 3Отмените проведение документа
- 4Установите пометку на удаление
- 5Проверьте, что сотрудник исчез из списка работающих
- 6При необходимости запустите «Удаление помеченных объектов»
Что делать, если есть связанные документы
Если по сотруднику уже созданы документы начисления зарплаты, отпуска, больничные, командировки или кадровые переводы, система может не дать удалить прием или оставить «висячие» ссылки. Сначала отмените проведение и пометьте на удаление все связанные документы.
Найти связанные документы помогает отчет по сотруднику или функция «Поиск ссылок на объект» (доступна администраторам через «Все функции» → «Поиск ссылок на объект»). Удаляйте документы в обратном порядке: сначала расчетные, затем кадровые, последним — прием.
Особый случай — начисление зарплаты в закрытом периоде. Если период закрыт и отчетность сдана, удалять документы нельзя: это приведет к расхождению с уже сданными формами. В такой ситуации корректное решение — оформить увольнение сотрудника, а при необходимости подать корректирующую отчетность.
Отмена приема при дубле сотрудника
Иногда прием оформляют ошибочно, потому что сотрудник уже есть в базе, и возникает дубль физического лица. В этом случае удаление документа приема не решает проблему — останется два элемента справочника «Физические лица» или «Сотрудники».
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»). Она объединит дублирующиеся элементы, заменив ссылки во всех документах на один правильный элемент. После объединения лишний прием можно отменить стандартным способом.
Проверка результата после отмены
После пометки на удаление убедитесь, что отмена прошла корректно. Откройте список сотрудников: сотрудник не должен отображаться как работающий. Сформируйте штатную расстановку или список работающих сотрудников — записи о приеме быть не должно.
Дополнительно проверьте регистры кадрового учета: откройте карточку физического лица и убедитесь, что в ней нет активной записи о приеме. Если сотрудник остался в списке работающих — вероятно, документ не был отменен, либо есть второй проведенный прием.
Как проверить результат
Сотрудник не отображается как работающий
Сотрудник виден в списке работающих
Документ помечен на удаление (перечеркнут)
Документ проведен без пометки
Позиция не занята этим сотрудником
Сотрудник числится на позиции
Начисления и кадровые документы удалены
Остались проведенные документы по сотруднику
Типичные ошибки при отмене приема
Самая распространенная ошибка — попытка удалить проведенный документ, минуя отмену проведения. Платформа этого не позволит, но при работе через обработки можно нарушить целостность данных. Всегда сначала отменяйте проведение.
Вторая ошибка — удаление приема при сданной отчетности. Даже если технически это возможно, в следующем отчетном периоде возникнут расхождения, а в ПФР (СФР) данные о стаже уже переданы. Третья ошибка — удаление всего группового документа вместо одной строки, из-за чего отменяются приемы других сотрудников.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отменить прием, если сотруднику уже начислили зарплату?
Да, но сначала нужно отменить проведение и пометить на удаление все документы начисления и выплаты по этому сотруднику. Если период закрыт и отчетность сдана, удалять нельзя — оформите увольнение и подайте корректирующие формы.
Что делать, если сотрудник оформлен, но не вышел на работу?
Если отчетность еще не сдана, отмените проведение и пометьте прием на удаление. Если сведения уже переданы в СФР, стандартная практика — оформить увольнение (в т.ч. по инициативе работодателя за прогул при отсутствии на рабочем месте) и подать корректирующие сведения.
Кнопка «Отмена проведения» неактивна — в чем причина?
Чаще всего не хватает прав пользователя или установлена дата запрета изменения данных. Обратитесь к администратору: он либо выдаст права на отмену проведения кадровых документов, либо временно сдвинет дату запрета редактирования.
Документ помечен на удаление, но физически не удаляется. Почему?
Пометка — это только подготовка к удалению. Физическое удаление выполняется через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Удаление помеченных объектов». Если обработка не удаляет документ, значит, на него есть ссылки из других объектов — система покажет их список.
Как отменить прием только одного сотрудника из группового документа?
Откройте документ «Приемы на работу», удалите строку с нужным сотрудником из табличной части и перепроведите документ. Помечать весь документ на удаление не нужно — иначе отменятся приемы всех остальных сотрудников.
Исчезнет ли физическое лицо из справочника после удаления приема?
Нет, элемент справочника «Физические лица» (и «Сотрудники») останется в базе, но без активного места работы. Если карточка создана ошибочно и нигде не используется, ее тоже можно пометить на удаление и удалить через обработку удаления помеченных объектов.
Что важно запомнить
Отмена приема в 1С — это отмена проведения документа «Прием на работу» с последующей пометкой на удаление. Предварительно очистите связанные документы, а при сданной отчетности вместо удаления оформляйте увольнение. Результат проверяйте по списку работающих сотрудников и штатной расстановке.