Сотрудник-донор: как оформить донорские дни в 1С

Донорство в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) оформляется через отдельные виды отсутствий: день сдачи крови и дополнительный день отдыха после него. Оба дня оплачиваются по среднему заработку, но регистрируются по-разному: день сдачи — по факту справки, а дополнительный день сотрудник может использовать в течение года по своему выбору.

Основание для оформления — справка по установленной форме, которую сотрудник приносит из станции переливания. Без неё отсутствие нельзя провести как донорское: программа не проверяет наличие справки автоматически, поэтому контроль документов остаётся на кадровике. Если справки нет, день оформляется как отпуск за свой счёт или прогул — в зависимости от ситуации.

Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 3.1: настройка видов расчёта, регистрация отсутствий, начисление оплаты, отражение в табеле и типичные ошибки. В 1С:Бухгалтерии 8 механика проще — там отсутствие вводится ручной строкой в начислении зарплаты, это тоже рассмотрим.

Что положено донору и какие документы требовать

По трудовому законодательству донору полагаются: освобождение от работы в день сдачи крови (и в день медицинского обследования) с сохранением среднего заработка, а также дополнительный день отдыха после каждого дня донации. Дополнительный день можно присоединить к отпуску или использовать отдельно в течение года со дня сдачи крови.

Если сотрудник сдал кровь в свой выходной, в день отпуска или праздничный день, ему предоставляется другой день отдыха. Если он вышел на работу в день донации по согласованию с работодателем — тоже получает другой день отдыха, а дополнительный день сохраняется в любом случае.

От сотрудника нужно получить справку из медицинской организации: о прохождении обследования или о сдаче крови (её компонентов). Справка подтверждает и сам факт отсутствия, и право на дополнительный день. Храните справки в личном деле — при проверке именно они подтверждают правомерность оплаты.

Настройка видов расчёта в 1С:ЗУП

В типовой конфигурации ЗУП 3.1 виды начислений для донорских дней уже созданы: «Оплата дней сдачи крови» и «Оплата дополнительных дней отдыха донорам». Проверьте их в разделе «Настройка — Начисления». Если их нет, вероятно, отключена функциональность: откройте «Настройка — Реквизиты и дополнительные сведения» (или «Настройка состава начислений и удержаний») и включите учёт донорских отсутствий.

Убедитесь, что начисление рассчитывается по среднему заработку, облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Оплата донорских дней налоговыми льготами не освобождается — это частая причина ошибок при ручной настройке.

Соответствующие виды отсутствий («День сдачи крови», «Дополнительный день отдыха донору») должны присутствовать в справочнике видов отсутствий. Они определяют буквенные обозначения в табеле и корректное уменьшение нормы рабочего времени.

Как зарегистрировать день сдачи крови

День сдачи крови регистрируется документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» из раздела «Кадры — Все отсутствия сотрудников» (или «Зарплата — Все начисления», если используется совмещённый журнал). Создайте документ, выберите сотрудника, вид отсутствия — «День сдачи крови», укажите дату.

Если сотрудник в этот день фактически работал (сдал кровь и вышел на смену по согласованию), отсутствие не регистрируйте — день оплачивается как обычный рабочий, а право на два дня отдыха (другой день за донацию + дополнительный) фиксируйте кадровым приказом и учитывайте при последующем предоставлении.

После проведения документа отсутствие попадёт в табель с обозначением «Г» или «ОВ» (дополнительные выходные с сохранением оплаты — точное обозначение зависит от настройки формы табеля) и будет учтено при расчёте зарплаты за месяц.

1. 1
   Получите от сотрудника справку о сдаче крови
2. 2
   Откройте «Кадры — Все отсутствия сотрудников»
3. 3
   Создайте «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)»
4. 4
   Выберите вид отсутствия «День сдачи крови», укажите дату
5. 5
   Проведите документ и проверьте табель за месяц
6. 6
   Убедитесь, что при расчёте зарплаты добавилась строка оплаты по среднему

Как оформить дополнительный день отдыха донору

Дополнительный день отдыха предоставляется по заявлению сотрудника в любой день в течение года после донации. Оформляется тем же документом «Отсутствие», но с видом «Дополнительный день отдыха донору». Если дней несколько (например, сотрудник копил их по нескольким донациям), укажите период.

День сдачи крови и дополнительный день можно зарегистрировать одним документом, если они идут подряд: в документе «Отсутствие» есть возможность указать несколько видов отсутствий с разными интервалами дат. Это удобно, когда сотрудник сдал кровь и сразу взял дополнительный день.

Контролируйте годовой срок: программа не блокирует оформление дополнительного дня после истечения года со дня донации. Сверяйте дату справки с датой отдыха вручную или ведите учёт остатков донорских дней в примечаниях к личной карточке.

Расчёт оплаты и отражение в табеле

Начисление по донорским дням рассчитывается автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов» — при условии, что отсутствие зарегистрировано до расчёта. Оплата идёт по среднему заработку за расчётный период (12 месяцев, предшествующих месяцу отсутствия) по общим правилам исчисления среднего.

Если зарплата уже рассчитана, а документ об отсутствии введён позже, пересчитайте месяц: отмените проведение начисления или используйте документ «Перерасчёт». Иначе сотрудник получит оплату за фактически отработанные дни без учёта донорского отсутствия, и сумма будет занижена.

Проверьте результат в расчётном листке сотрудника: там должна быть отдельная строка «Оплата дней сдачи крови» (или дополнительных дней отдыха) с суммой по среднему. В табеле день отмечается соответствующим кодом и не включается в отработанное время.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка в расчётном листке

Норма

Отдельное начисление по среднему заработку

Тревожный признак

День оплачен как обычный рабочий или не оплачен

Табель

Норма

День отмечен кодом донорского отсутствия

Тревожный признак

День стоит как рабочий или как прогул

Норма времени

Норма

Норма уменьшена на дни отсутствия

Тревожный признак

Норма полная — зарплата будет занижена

НДФЛ и взносы

Норма

Начисление входит в облагаемую базу

Тревожный признак

Вид расчёта настроен как необлагаемый

Особые сценарии и оформление в 1С:Бухгалтерии

Донация в выходной день

Если кровь сдана в выходной, день донации в программе не регистрируется — в табеле это и так выходной. Сотрудник получает право на два дня отдыха: другой день за день сдачи и дополнительный. Оба оформляются по заявлению документом «Отсутствие» с соответствующими видами и оплачиваются по среднему.

Совмещение с отпуском

Дополнительный день отдыха можно присоединить к ежегодному отпуску. В этом случае оформите отпуск стандартным документом «Отпуск», а донорский день — отдельным документом «Отсутствие» с датой, примыкающей к отпуску. Смешивать их в одном документе нельзя: у отпуска и донорского дня разный порядок расчёта среднего заработка.

Если у вас 1С:Бухгалтерия, а не ЗУП

В 1С:Бухгалтерии 8 (без модуля ЗУП) отдельного документа для донорских дней нет. Отсутствие отражается в документе «Начисление зарплаты»: вручную добавьте строку с видом начисления «Оплата дней сдачи крови» (создайте его, если отсутствует, с расчётом по среднему заработку) и скорректируйте количество отработанных дней. Табель ведите вне программы или в Excel.

Часто задаваемые вопросы

Оплачивается ли день медицинского обследования перед донацией?

Да, день обследования — это отдельный оплачиваемый день с сохранением среднего заработка. В 1С:ЗУП его регистрируют документом «Отсутствие» с соответствующим видом. Если обследование и сдача крови прошли в один день, оформляется один день.

Что делать, если сотрудник принёс справку через несколько месяцев?

Зарегистрируйте отсутствие тем месяцем, к которому оно относится, и сделайте перерасчёт зарплаты за тот период. В ЗУП для этого используется механизм перерасчётов — сумма доначислится в текущем месяце.

Можно ли заменить дополнительный день отдыха денежной компенсацией?

Законодательство такой замены при продолжающихся трудовых отношениях не предусматривает — день нужно именно предоставить. Компенсация возможна при увольнении за неиспользованные дни, если это предусмотрено локальными актами и позицией работодателя.

Сотрудник сдал кровь в отпуске — как оформить?

Отпуск на день донации не прерывается, но сотрудник получает право на другой день отдыха за день сдачи плюс дополнительный день. Оба оформляются позже по заявлению документом «Отсутствие» с оплатой по среднему.

Входит ли оплата донорских дней в расчёт среднего заработка в дальнейшем?

Нет. Периоды сохранения среднего заработка и сами суммы исключаются из расчётного периода при последующих расчётах среднего. Типовая настройка видов расчёта в ЗУП это учитывает автоматически.

Нужен ли приказ на дополнительный день отдыха донору?

Формально достаточно заявления сотрудника и справки, но на практике издают приказ или отметку в графике отпусков. В 1С:ЗУП документ «Отсутствие» сам служит учётным документом, печатная форма приказа для него не предусмотрена.