Другое · 9 мин
Как в 1С отразить донорские дни
Как оформить донорские дни в 1С:ЗУП: настройка вида расчета, документ «Отсутствие», оплата по среднему заработку, НДФЛ, взносы и типичные ошибки.
Донорские дни — особый вид отсутствия сотрудника: день сдачи крови и день отдыха после неё оплачиваются по среднему заработку, а в табеле отражаются особыми кодами. В 1С:ЗУП для этого предусмотрены штатные механизмы, но их нужно правильно настроить, чтобы оплата корректно попала в расчёт среднего заработка, НДФЛ и страховые взносы.
Ошибки при отражении донорских дней приводят к занижению среднего заработка сотрудника, неверным кодам в табеле и расхождениям в регламентированной отчётности. Ниже разобран полный цикл: от настройки вида расчёта до проверки результата в расчётном листке.
Материал ориентирован на 1С:Зарплату и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — наиболее распространённую конфигурацию для кадрового учёта и расчёта зарплаты. В 1С:Бухгалтерии 8 с расчётом зарплаты логика аналогична, но часть документов называется иначе.
Что положено сотруднику-донору по закону
По статье 186 ТК РФ в день сдачи крови сотрудник освобождается от работы с сохранением среднего заработка. После дня сдачи крови ему предоставляется ещё один день отдыха, который также оплачивается по среднему заработку. По желанию сотрудника этот день можно присоединить к ежегодному отпуску или использовать в течение года после дня сдачи крови.
Если сотрудник сдал кровь в свой выходной, праздничный день или во время отпуска, ему положен другой день отдыха. Основание для оформления — справка по форме № 402/у (о сдаче крови) или № 401/у (об освобождении от донорства по медицинским показаниям). Без справки отсутствие оформлять нельзя — иначе это будет выглядеть как прогул.
Проверка настроек видов расчёта
Перед первым начислением откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите предопределённый вид расчёта «Оплата дней сдачи крови» (в некоторых релизах — «Дни сдачи крови и её компонентов»). Убедитесь, что он активен и имеет корректные настройки: назначение — «Повременная оплата труда и надбавки», расчёт — по среднему заработку.
На закладке «Налоги, взносы, учет» проверьте: НДФЛ — облагается полностью (код дохода 2000), страховые взносы — облагаются в общем порядке. Это стандартная позиция: оплата донорских дней не входит в перечень необлагаемых выплат, поэтому и налог, и взносы начисляются.
Если предопределённого вида расчёта нет или он изменён, создайте начисление вручную: формула «Средний заработок × Количество дней», вид времени — «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)» или аналогичный, чтобы отсутствие не уменьшало норму времени и не считалось отработанным временем для оклада.
Оформление отсутствия документом
Основной способ — документ «Отсутствие» (раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» → «Отсутствия»). Создайте документ, выберите сотрудника, укажите период отсутствия и вид отсутствия «Отпуск по донорству» (в ряде релизов — «Дополнительный выходной (оплачиваемый)» с последующим уточнением вида начисления).
Если в вашей настройке отсутствия вводятся через документ «Простои, отсутствия» — используйте его. Принцип тот же: документ регистрирует отклонение от графика и при утверждении формирует начисление по среднему заработку при расчёте зарплаты.
День сдачи крови и дополнительный день отдыха оформляются одним документом, если идут подряд, либо двумя документами, если день отдыха сотрудник берёт позже по заявлению. В обоих случаях храните у себя справку 402/у — она подтверждает право на оба дня.
- 1Получите от сотрудника справку 402/у и заявление на день отдыха
- 2Проверьте настройку начисления «Оплата дней сдачи крови» (НДФЛ, взносы, вид времени)
- 3Создайте документ «Отсутствие» с видом «Отпуск по донорству» на нужные даты
- 4Проведите документ и проверьте, что отсутствие отразилось в графике сотрудника
- 5Рассчитайте зарплату за месяц — начисление по среднему заработку появится автоматически
- 6Проверьте расчётный листок и табель: код Г или ОВ, сумма по среднему
Расчёт оплаты по среднему заработку
Оплата донорских дней считается из среднего дневного заработка за расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отсутствия. Программа собирает базу автоматически: в неё входят оклад, премии, надбавки, учтённые по правилам положения о среднем заработке, и исключаются отпускные, больничные и другие периоды с сохранением среднего.
Посмотреть детализацию расчёта можно из документа «Начисление зарплаты и взносов»: выделите строку сотрудника, откройте начисление «Оплата дней сдачи крови» и нажмите «Подробнее» или сформируйте расчётный листок. Там видны среднедневной заработок, количество оплачиваемых дней и итоговая сумма.
Если сотрудник отработал меньше 12 месяцев, средний считается из фактически отработанного периода. Если в расчётном периоде нет начислений (например, сотрудник только принят), средний считается из оклада или тарифной ставки — программа делает это автоматически, но стоит проверить сумму вручную.
Отражение в табеле и кадровых документах
В табеле учёта рабочего времени (форма Т-13, отчёт «Табель» в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате») день сдачи крови отражается кодом «Г» (невыход по государственным обязанностям), а дополнительный день отдыха — кодом «ОВ» (дополнительный выходной с сохранением зарплаты). Коды подставляются автоматически из вида времени начисления.
Если в табеле вместо «Г» и «ОВ» стоят другие буквы или дни помечены как явка «Я», проверьте вид времени в настройке начисления и вид отсутствия в документе. Исправление делается перепроведением документа «Отсутствие» и пересчётом зарплаты за месяц.
Как проверить результат
Есть строка «Оплата дней сдачи крови» с суммой по среднему заработку
Строки нет или сумма равна дневному окладу, а не среднему
Коды «Г» и «ОВ» в нужные даты, норма времени не уменьшена ошибочно
Код «Я» или «НН», дни попали в отработанное время
Совпадает со средним в других расчётах того же месяца (командировка, отпуск)
Существенно отличается без объективной причины
НДФЛ, взносы и отчётность
Оплата донорских дней включается в базу по НДФЛ в месяце начисления с кодом дохода 2000 и попадает в расчёт 6-НДФЛ в составе общей суммы оплаты труда. Отдельной строкой она не выделяется — это обычная облагаемая выплата.
Страховые взносы начисляются в общем порядке, выплата попадает в РСВ и персонифицированные сведения в составе базы. В учётной политике по налогу на прибыль оплата донорских дней относится к расходам на оплату труда.
Типичные ошибки и особые ситуации
Самая частая ошибка — двойная оплата: сотруднику начислен оклад за день сдачи крови и одновременно оплата по среднему. Причина обычно в неверном виде времени начисления или в том, что отсутствие не зарегистрировано документом. Проверяйте, что дни донорства исключены из отработанного времени для оклада.
Вторая ситуация — сдача крови в выходной день. В этом случае оплате по среднему подлежит только предоставленный позже день отдыха: сам выходной не оплачивается, так как сотрудник и так не работал. Оформляйте один день отсутствия, а не два.
Третья ситуация — сотрудник вышел на работу в день сдачи крови по согласованию с работодателем. Тогда за этот день он получает обычную зарплату, а право на другой день отдыха сохраняется. В 1С в этом случае документ «Отсутствие» на день сдачи крови не создают — только на день отдыха.
FAQ
Можно ли оформить донорские дни в 1С:Бухгалтерии 8?
Да. В 1С:Бухгалтерии с расчётом зарплаты используется документ «Отсутствие с сохранением оплаты» (раздел «Зарплата и кадры») либо ручное начисление с видом расчёта по среднему заработку. Набор документов зависит от настроек функциональности, но принцип тот же: отклонение от графика плюс начисление по среднему.
Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ и взносами?
Да. Оплата по среднему заработку за дни сдачи крови и дни отдыха не входит в перечень необлагаемых выплат, поэтому облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В 6-НДФЛ она отражается в составе оплаты труда с кодом дохода 2000.
Сотрудник сдал кровь в отпуске. Как отразить?
Отпуск на день сдачи крови продлевается или переносится, а сотруднику предоставляется день отдыха в другое время. В 1С оформите документ «Отсутствие» только на день отдыха; сам день отпуска остаётся отпуском. При необходимости скорректируйте период отпуска кадровым документом.
Что делать, если средний заработок за донорский день посчитался неверно?
Откройте расчётный листок и детализацию среднего заработка: проверьте, какие начисления и периоды вошли в базу. Частая причина — неучтённая премия или неверно настроенный вид расчёта. После исправления настроек пересчитайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц.
Как отразить день отдыха, взятый через несколько месяцев после сдачи крови?
Оформите отдельный документ «Отсутствие» на дату фактического отдыха со ссылкой на справку 402/у. Средний заработок при этом считается на дату начала отсутствия, то есть из расчётного периода, предшествующего месяцу отдыха, а не месяцу сдачи крови.
Нужен ли приказ на донорские дни?
ТК РФ не требует издания приказа: достаточно заявления сотрудника и справки 402/у. В 1С документ «Отсутствие» выполняет роль учётного документа. Если локальными актами организации приказ предусмотрен, его можно оформить в произвольной форме и приложить к личному делу.
Что важно запомнить
Донорские дни оформляются документом «Отсутствие», оплачиваются по среднему заработку, облагаются НДФЛ и взносами, в табеле отражаются кодами «Г» и «ОВ». Основание — справка 402/у. Контролируйте вид времени начисления, чтобы избежать двойной оплаты и ошибок в табеле.