Другое · 10 мин
Как сделать доплату в 1С ЗУП
Как оформить доплату в 1С ЗУП: разовые и постоянные начисления, совмещение, премии, настройка видов расчёта, проверка результата и типичные ошибки.
Доплата в 1С ЗУП — это начисление сверх основного оклада: за совмещение должностей, расширение зоны обслуживания, работу в ночное время, наставничество, интенсивность труда и другие условия. В зависимости от характера выплаты её оформляют по-разному: постоянные доплаты назначают кадровым или зарплатным документом, разовые — документом «Разовое начисление» или «Премия». Ошибка на этапе выбора инструмента приводит к тому, что сумма не попадает в расчёт, считается не от той базы или «зависает» в плановых начислениях после увольнения сотрудника.
Ниже разобраны основные сценарии: как создать вид начисления, как назначить доплату сотруднику, как начислить разовую выплату и как проверить, что всё рассчиталось корректно. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — в ней работает большинство организаций.
Определите тип доплаты: постоянная или разовая
Первый шаг — понять, как часто выплачивается доплата. От этого зависит документ, которым её оформляют. Постоянные доплаты действуют каждый месяц на протяжении периода (например, доплата за наставничество на полгода или за совмещение на время отпуска основного работника). Их назначают в плановом порядке, и программа рассчитывает их автоматически при заполнении «Начисления зарплаты и взносов».
Разовые доплаты выплачиваются один раз по приказу руководителя: за выполнение конкретной задачи, за работу в выходной сверх нормы, единовременное поощрение. Их вводят отдельным документом в том месяце, когда выплата должна быть начислена. Автоматически в следующих месяцах они не повторяются.
Отдельная группа — доплаты, которые программа считает по данным табеля: за ночные, вечерние часы, сверхурочную работу. Их не назначают вручную, а включают в настройках графика и состава начислений, и ЗУП рассчитывает сумму сам по отработанному времени.
Как выбрать способ оформления
Создайте вид начисления для доплаты
Прежде чем назначать доплату, убедитесь, что в программе есть подходящий вид расчёта. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления». В типовой поставке уже есть «Доплата за совмещение должностей», «Доплата за ночные часы», «Доплата за вредные условия труда» и другие. Если подходящего нет, создайте новый кнопкой «Создать».
В карточке начисления ключевые поля: назначение начисления (обычно «Повременная оплата труда и надбавки» или «Прочие начисления и выплаты»), способ выполнения («Ежемесячно» для постоянных, «По отдельному документу» для разовых) и формула. Типовая формула доплаты в процентах от оклада выглядит как ПроцентДоплаты / 100 * РасчетнаяБаза, а фиксированной суммой — просто показатель «Сумма».
На вкладке «Зависимости» проверьте, что входит в расчётную базу: если доплата считается от оклада, в базу должны входить «Оплата по окладу» и смежные начисления. На вкладке «Средний заработок» укажите, включается ли доплата в расчёт среднего — для большинства производственных доплат это обязательно, иначе отпускные и командировочные сотрудника занизятся.
Назначьте постоянную доплату сотруднику
Плановые начисления изменяются только документами — вручную в карточке сотрудника их править нельзя. Стандартный путь: раздел «Зарплата» → «Изменение оплаты труда» (в некоторых конфигурациях — «Изменение плановых начислений»). Создайте документ, выберите сотрудника, укажите дату, с которой действует доплата, и добавьте начисление в табличную часть с размером (процентом или суммой).
Если доплата связана с переводом на другую должность или изменением условий труда, используйте «Кадровый перевод» — в нём на вкладке «Оплата труда» также добавляют начисления. Для совмещения должностей есть специализированный документ «Совмещение должностей» (раздел «Кадры»), который автоматически прекратит доплату по окончании срока.
Обязательно укажите дату окончания действия доплаты, если она временная. Если оставить начисление бессрочным, оно продолжит начисляться и после того, как основание отпало, — переплату придётся сторнировать и удерживать.
- 1Проверьте или создайте вид начисления в разделе «Настройка» → «Начисления»
- 2Откройте «Зарплата» → «Изменение оплаты труда» и создайте документ
- 3Выберите сотрудника и укажите дату начала действия доплаты
- 4Добавьте начисление в табличную часть, задайте размер (процент или сумму)
- 5Проведите документ и проверьте расчёт в «Начислении зарплаты и взносов» за текущий месяц
Оформите разовую доплату
Для единовременной выплаты откройте раздел «Зарплата» → «Разовые начисления». Создайте документ, укажите месяц начисления, вид начисления (должен иметь способ выполнения «По отдельному документу»), сотрудника и сумму. Документ попадёт в расчёт при заполнении «Начисления зарплаты и взносов» за этот месяц.
Если разовая доплата носит характер поощрения, уместнее документ «Премия» — он корректно отражается в отчётности и учитывается в среднем заработке по правилам для премий. Для выплаты в межрасчётный период (до конца месяца) премия и разовое начисление позволяют указать дату выплаты и сформировать ведомость отдельно от зарплаты.
Обратите внимание на поле «НДФЛ» и код дохода в документе: от него зависит дата фактического получения дохода и отражение в 6-НДФЛ. Для большинства доплат код дохода — 2000 (оплата труда), но для отдельных выплат он может отличаться — сверьтесь с методологией вашей организации.
Настройте доплаты, зависящие от отработанного времени
Доплаты за ночные и вечерние часы, работу в праздники и сверхурочно рассчитываются автоматически, если включены в настройках. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Расчёт зарплаты» и проверьте, что используются соответствующие начисления. Размер доплаты за ночные часы задаётся в учётной политике организации (раздел «Настройка» → «Организации», вкладка «Учётная политика»).
Чтобы программа видела ночные часы, в графике работы сотрудника должно быть включено заполнение видов времени по периодам суток, а в табеле — корректно отражены часы. Если доплата не рассчитывается, в первую очередь проверяйте график и данные табеля, а не вид начисления.
Как проверить результат
Доплата отображается отдельной строкой с верной суммой
Доплаты нет или сумма не совпадает с приказом
Начисление действует с нужной даты и с датой окончания, если она задана
Начисление бессрочное при временном характере доплаты
Доплата входит в базу среднего заработка
Доплата не учитывается — неверная настройка вида расчёта
Сумма доплаты вошла в облагаемую базу с корректным кодом дохода
Доплата выпала из отчётности или обложена неверно
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — доплата не появляется при расчёте зарплаты. Причины: документ назначения не проведён, дата начала действия позже расчётного месяца, у вида начисления способ выполнения «По отдельному документу» вместо «Ежемесячно», либо сотрудник не попадает под условие формулы. Проверяйте в указанном порядке.
Вторая группа ошибок — неверная сумма. Доплата в процентах считается не от той базы: в расчётную базу не включён нужный вид начисления, или включены лишние (например, сама доплата считается «сама от себя»). Откройте карточку начисления, вкладку «Зависимости», и сверьте состав базы с приказом.
Третья типичная ситуация — «хвосты» после увольнения или окончания периода: доплату продолжают начислять, потому что её не отменили документом. Отмена планового начисления делается документом «Прекращение плановых начислений» (раздел «Зарплата») или указанием даты окончания в документе назначения.
Частые вопросы
Можно ли назначить доплату сразу нескольким сотрудникам?
Да. Документ «Изменение оплаты труда» поддерживает список сотрудников: добавьте их кнопкой «Подбор» и задайте начисление общей строкой. Если размер доплаты у сотрудников разный, отредактируйте значение показателя по каждой строке индивидуально.
Как отменить доплату досрочно?
Используйте документ «Прекращение плановых начислений» из раздела «Зарплата»: укажите дату прекращения и отметьте нужное начисление. Вручную удалять строку из карточки сотрудника не нужно — история назначений должна сохраняться через документы.
Почему доплата не попала в расчёт за прошлый месяц?
Если документ назначения введён «задним числом» после расчёта зарплаты, программа зафиксирует доначисление в текущем месяце автоматически (механизм доначислений) либо потребуется пересчитать документ «Начисление зарплаты и взносов» за тот период. Проверьте, не закрыт ли период для редактирования.
Облагается ли доплата НДФЛ и взносами?
Да, доплаты за условия и результаты труда входят в состав оплаты труда и облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Вид дохода и категория взносов задаются в карточке вида начисления — проверьте эти поля при создании нового начисления.
Чем доплата отличается от надбавки в 1С ЗУП?
С точки зрения программы различия нет: и то и другое оформляется плановым начислением с нужной формулой. Различие методологическое — надбавки обычно связаны со стажем, квалификацией, званием, а доплаты — с условиями и режимом работы. Для учёта важно лишь корректно настроить вид расчёта.
Как посмотреть все действующие доплаты сотрудника?
Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» либо сформируйте отчёт «Изменения оплаты труда сотрудников» из раздела «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Там видны все плановые начисления с датами назначения и прекращения.
Что важно запомнить
Постоянные доплаты назначают документами изменения оплаты труда, разовые — документами «Разовое начисление» или «Премия». Корректность расчёта зависит от настройки вида начисления: формулы, расчётной базы и учёта в среднем заработке. Временные доплаты всегда закрывайте датой окончания или документом прекращения.